Распорядительные документы

3 - Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания

4 - Код организации

5 - Основной государственный регистрационный номер - ОГРН юридического лица

6 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИННКПП

7 - код формы документа 

8 - наименование организации 

9 - справочные данные об организации 

10 - наименование вида документа 

11 - дата документа 

12 - регистрационный номер документа  1

3 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа 

14 - место составления или издания  документа 

15 - адресат 

16 - гриф утверждения документа 

17 -резолюция 

18 - заголовок к тексту 

19 - отметка о контроле 

20 - текст документа 

21 - отметка о наличии приложения 

22 - подпись 

23 - гриф согласования документа 

24 - визы согласования документа 

25 - оттиск печати 

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе 

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело 

29 - отметка о поступлении документа  в организацию

30 - идентификатор электронной  копии документа. 

Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации  размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным  конституционным законом  «О Государственном гербе Российской Федерации»  

Герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания помещается на бланках организаций в соответствии с уставом, положением об организации.

ОКПО и ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

 Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации  при ее наличии. Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним.

Дата документа, это дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания принятия решения, для акта - дата события регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте ссылка на регистрационный номер и дату документа, это регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления адресата - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу, инициалы указывают перед фамилией.

Гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ». Гриф утверждения документа должен стоять в правом верхнем углу документа. Резолюция, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом Контроль

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, личная подпись, ее расшифровка и дата согласования согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись, печать заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое.

Все документы заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа, подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют надпись Верно должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Отметка об исполнителе содержит информацию об исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит в себя такие данные, как дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа в организацию включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа идентификатором электронной копии документа служит отметка колонтитул, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример распорядительного документа

Образец приказа:

Открытое акционерное  общество  «АБСОЛЮТ» П Р И К А З  20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической  службы В целях улучшения организационно-правового  обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального  директора фирмы по коммерческим  вопросам Борисову Е.И. образовать  юридическую службу к 01.06.2001 в  составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту  Степанову А.К. разработать и  представить на утверждение директору  фирмы проект Положения о юридической  службе к 10.07.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт

 

 

Заключение

Управление  организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования  распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии, проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в  правовых и нормативных актах, которые  издают федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций  и их объединений.

Требования  к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический  документ (образец, эталон, модель) устанавливает  комплекс норм, правил, требований к  объекту стандартизации.

Применение  стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и  как следствие более эффективной  деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

2)Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

3) Кузнецова Т.В., Кузнецов  С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

4)Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

5)Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов: Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

6)Панфилова Т.А., Кондратьева  Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.