Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания……………………………………..4
2. Особенности регистрации документов в организации………………6
3. Информационно-справочная работа по документам организации……………………………………………………………13

Заключение………………………………………………………………..16

Список используемой литературы………………………………………17

 

Введение

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение  управления. Его появление связано  с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и  применяются для обозначения  одной и той же деятельности.

На сегодняшний день в  управленческой практике преобразующим  способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд  документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются  обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон  об информации, информации и защите информации (ст.5) указывает: «Документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

 

1. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Регистрация документов является важной составляющей организации работы с документами. Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. ⁴

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.⁵

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет документов, контроль за их исполнением и справочную работу по документам.⁵ При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации  документов заключается также в  том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его  создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые  и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц (обращения граждан).⁵ Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория  нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить  перечень таких документов и приложить  его к инструкции по делопроизводству и обновлять по мере необходимости.⁵

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые  из них вообще не регистрируются к которым обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой "лично";
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.⁵

Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская  документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и  т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

2. Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип  регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.⁶

При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. ⁶

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно  дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого  вида документа.

В крупных организациях регистрация  документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе.⁷ В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости  от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности  регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение  о структурных подразделениях, должностные  инструкции, инструкции, правила, создаваемые  внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые  документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется  регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого  документа включает порядковый регистрационный  номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может  дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам  корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

• порядковый регистрационный номер;
• индекс по номенклатуре дел;
• индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса  его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.

Косой чертой разделяются  также регистрационные номера разных организаций в регистрационном  номере документа, составленного совместно  двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии  заявителя в регистрационный  номер.

Типовой инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.⁸

Состав вышеуказанных  реквизитов в случае необходимости  может быть дополнен. При этом порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах определяется самой организацией.

Формы регистрации  документов. В настоящее время используют существует три формы регистрации:

• журнальная,
• карточная,
• автоматизированная.

Журнальная  регистрация. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она  используется только в том случае, когда на первое место выступает  надежность учета документов, что  предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением  документов и справочную работу по ним.⁹

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой  разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.