Редактирование служебных документов

Кроме того, процессы редактирования художественных или публицистических текстов, с одной стороны, и официально-деловых, с другой, имеют различия в технологии: для текстов – представителей первых двух стилей, исходный вид рукописи не имеет значения (лишь бы она была вообще читаема). Прохождение такой рукописи через «строй» редакторов: издательского, младшего, технического, художественного, а также корректора – обеспечивает должный редакторский контроль. По самим условиям создания и функционирования большей части деловых документов подобная цепь процедур не всегда возможна и необходима. Часто функции редактора выполняет не лицо в этой  должности, а ответственный работник той функциональной сферы, в которой происходит коммуникация. Для документов с высокой степенью значимости (прежде всего, в социально-политической и правовой сферах) многоуровневое редактирование является совершенно необходимым и понятным, чаще документы проходят один уровень редактирования, совмещаемый с обсуждением.

Редактирование текстов официально-делового стиля является сложной документационно-технологической процедурой, включающей четкую последовательность операций. Необходимо заметить, что в большинстве случаев процессы составления и редактирования являются одновременными и неразрывными.

3. Основные этапы редактирования служебных документов

  Одним из этапов редактирования является работа с подбором и оценкой фактических данных, используемых в документе или являющихся основой, на которой составляется документ. Эти данные могут представлять собой системы цифровых, вербальных, табличных или иных данных, подлежащих оценке на предмет целесообразности их включения в документ, степени и формы представления.

Еще один этап редакционно-издательской работы – типологизация документа, то есть соотнесение содержательных, формальных и статусных характеристик. В ряде случаев это является непростой задачей, определяющей прохождение документа и последствия его функционирования в профессиональной коммуникативной среде. Скажем, определенная ситуация может породить два документа с очень близким содержанием основной части: документ, именуемый «служебной запиской», и документ с названием «объяснительная записка». Очевидно, различия между документами объясняются различным видением ситуации, различны и процессуальные стороны рассмотрения документов и реакции на них.

Очередной этап – формирование текста документа с использованием параллельных, альтернативных конструкций и композиционно-реквизитного членения текста. В результате может получиться два и более варианта документа на отдельных носителях соответствующих формальным и коммуникативным условиям функционирования.

Еще один этап – нахождение окончательных речевых решений, здесь уточняются лексико-фразеологические единицы терминологического и нетерминологического характера, корректируются предложения с точки зрения их грамматической правильности, однозначности и логической определенности.

Следующий этап включает пунктуационно-орфографический контроль. Поскольку в результате предыдущего этапа высказывания приобрели законченный вид, необходимо обратить внимание на расстановку знаков препинания и орфографическое оформление текста.

Заключительный этап – композиционно-реквизитный контроль, при котором уточняется позиция каждого элемента текста на стандартном носителе, уточняется оформление документа с точки зрения вспомогательно-декоративных элементов. Этот этап включает печать документа, его вычитку и оформление подписей.

Существует специальная система корректурных знаков, используемых при поправке текста (ГОСТ 16.347 – 76. Знаки корректурные). Эти знаки имеют устойчивую стандартизированную форму, при правке текста они размещаются обычно на правом рабочем столе документа.

Рассмотрим лингвистические составляющие каждого этапа в редактировании деловых документов.

Этап подбора и оценки фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Здесь могут возникнуть проблемы при использовании топонимических и ономастических данных (топонимика – раздел лингвистической науки о географических наименованиях; ономастика – область языкознания, занимающаяся именами собственными); при цитировании фрагментов, включаемых в текст документа; при определении достаточности, доказательности и логичности контекста; при определении объема справочно-библиографических данных; при анализе полноты текста с точки зрения тех фактических данных, которые делают документ эффективным в конкретных коммуникативных обстоятельствах.

Этап типологизации документа. Этот этап связан с определением характера заголовочного реквизита документа. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость документов не всегда дают возможность сразу определить необходимый тип, по различным оценкам количество только управленческих документов составляет более полусотни. В этой ситуации необходимо выбрать тот тип, который в наибольшей мере соответствует ситуации, уровню и порядку рассмотрения ее, предполагаемым действиям, как реакции на документ. Все это определяет и заголовочную часть, и тональность документа, а отсюда выбор обращений, глагольных форм, степень категоричности в ее лингвистическом выражении. Очевидна зависимость композиции от типа документа. Все эти довольно тонкие и лингвистически сложные нюансы должны быть учтены профессиональным редактором-составителем деловых документов.

Этап выбора оптимальных средств документа. Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями. Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности языковых средств является одной из наиболее актуальных проблем стилистики и документоведения. При высокой степени стандартизации ряда лингвистических объектов возможности внутренних языковых вариаций способствуют индивидуализации документов на лингвистическом уровне, позволяют говорить о проявлениях языкового вкуса, меры, мастерства, даже в рамках стиля, жестко регулируемого стандартом и унифицирующими ограничениями.

Этап окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, выбора форм обращений, форм завершения документа. Терминологическое редактирование предполагает определение предпочтительных речевых форм терминов, предлагаемых терминологическими стандартами предметных областей. Кроме сказанного, на этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и порядка элементов предложения. Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, способствующий большей эффективности коммуникации.

Этап пунктуационно-орфографического контроля. Сложность лингвистических параметров деловых документов проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах официально-делового стиля большого количества редко используемых терминологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления, а следовательно – со слабо закрепленной в сознании носителей языка орфографической структурой. К орфографическим ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. Последняя не только затрудняет понимание текста, но и снижает его стилистический статус, создает коммуникативную неопределенность. В русском языке существует нормируемость сокращений, отступления от допустимых норм аббревиации рассматриваются как заметный недостаток, требующий редакторского вмешательства.

Уже упоминавшееся усложнение синтаксической структуры деловых документов влечет за собой увеличение количества пунктуационных ошибок. Сложная логика предложений, рубрикация бессоюзных предложений, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких, как тире, двоеточие, точка с запятой. Актуальной задачей исследования стиля становится выяснение частотности знаков препинания в различных текстах в их сопоставлении с аналогичными данными для других стилей.

Этап композиционно-реквизитного контроля. Этап охватывает большой комплекс лингвистических параметров документа.

1. Если взаиморасположение и взаимосвязь частей документа рассматривать как композиционную лингвистическую характеристику, то внимание редактора должно привлекать распределение описательной, повествовательной частей и части, содержащей выводы и рассуждения.
2. Редакторского внимания требует определение соразмерности частей документа и общий размер текста. Здесь основной принцип – необходимая достаточность и ни одного лишнего слова. Краткость и одноаспектность документа делают его быстрочитаемым, запоминающимся и не утомляющим словесным балластом.
3. Рубрикация в документах может иметь различный характер. Контроль за разумно необходимой, не чрезмерной рубрикацией (ее обилие ложно принимается за отражение логичности документа) исключает трудности при восприятии дробного текста. Наиболее частый способ рубрикации – построение сверхфразовых единств и выделение их с помощью абзацев. Более сложной и требующей серьезной проработки является рубрикация с помощью нумерации, сложной нумерации, введения подзаголовков, разбиения на отдельные параграфы и главы, разнесение на различные носители (листы бумаги, разные папки, различные тома, например). Для этих действий уже сложились определенные правила. Кроме того, используются такие приемы, как особая пунктуация, имеющая скорее, логический, чем грамматический характер; иерархия и неоднородность средств рубрикации; использование вспомогательных средств рубрикации. Правда, для рубрикации количество однородных фрагментов, подлежащих рубрикации, должно быть два и более.

Очень важным и эффективным инструментом редактирования является словарь. Различные словари, содержащие энциклопедические и лингвистические данные, являются постоянными помощниками редактора с любым стажем и опытом работы.

Заключение

         Подводя  итоги, необходимо сказать, что редактирование представляет собой всесторонний критический анализ содержания и формы документа с целью его правильной оценки и усовершенствования. Важнейшей составной частью работы над текстом документа является его редактирование. Оно начинается с прочтения текста, в ходе которого отмечаются его достоинства и недостатки, могут быть сделаны карандашные пометки на полях, попутные замечания на отдельном листе бумаги. Проверяется также фактический материал с точки зрения его достаточности, достоверности, точности цитат, ссылок, библиографических данных и т.п. Затем следует правка текста. Под правкой понимают изменение в тексте, сделанные в ходе его подготовки и касающиеся как содержания, так и формы (литературной, графической, технической). В зависимости от характера вносимых изменений различают следующие виды правок, обусловленные разной степенью вмешательства в редактируемый текст: 1) Правка-вычитка – осуществляется на заключительном этапе подготовки документа. В ходе ее устраняются опечатки, вписываются пропущенные буквы, исправляются ошибки, неверные написания, уточняется написание имен и фамилий, проверяется правильность оформления документа и т.п., т.е. устраняются главным образом технические погрешности; 2) Правка-сокращение. Основная ее задача – сокращение текста без ущерба для его содержания. Используется с целью устранения из текста длиннот, повторов, малосущественного материала, а также в тех случаях, когда необходимо уложиться в определенный объем, при издании сборников, хрестоматий, куда входят не целые произведения, а лишь те их части, которые представляются необходимыми для данного издания; 3) Правка-обработка затрагивает как содержание, так и организацию текста, язык документа. Включает: отбор и анализ фактического материала, определение обоснованности сделанных выводов, улучшение композиции рукописи, языковую, стилистическую правку текста; 4) Правка-переделка – используется в тех случаях, когда авторы текстов, не будучи профессиональными филологами, писателями, журналистами, плохо владеют литературной речью и неумело выражают свои мысли. Правка-переделка применяется и при составлении служебных, деловых документов, если возникает необходимость оказания помощи гражданам со стороны сотрудников служб документационного обеспечения управления с целью правильного составления документов. Для правки текста используются корректурные знаки, т.е. система специальных графических знаков, условных обозначений, которые служат для указания места и характера исправления ошибок в текст

         Синхронность  процессов создания и редактирования  делового документа предъявляют высокие требования к документоведу. Мастерство и ответственность автора деловой бумаги формируются знаниями и постепенно приобретаемым практическим опытом. И только труд, основанный на знании, способен дать обществу Мастера-документоведа, исследователя того функционального стиля, который стал одним из важнейших объектов лингвистического изучения в нынешнем столетии.