Розпорядчі документи

При оформленні тексту необхідно  враховувати такі моменти:

– текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських – починають з червоного рядка (як у вітчизняних);

– короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;

– для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші, або бланки, зазначаючи на них номер сторінки;

– не можна допускати  в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний непрофесійною мовою  лист створює враження про низький  професіоналізм виконавця (установи, фірми);

– підпис – справа на аркуші, нижче від заключної форми  ввічливості і включає в себе повне ім’я автора листа із зазначенням  його посади. 

Службові телеграми

Телеграма – це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Використовуються у  разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми  бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові.

Характерна риса телеграм – особлива стислість. З тексту вилучають  сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається.

Оформляються на спеціальних  бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали  між рядками.

Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва  виду документа; категорія; адресат  і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

Телефонограми

Телефонограма – це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.

Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва  виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.

Крім цього, на телефонограмі  зазначається прізвище особи – передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.

Складена вихідна телефонограма  підписується, реєструється в журналі  вихідної кореспонденції і передається  адресатові телефоном. Вхідна телефонограма  записується працівником організації – одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.

На підприємствах з  невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від  руки у спеціальних журналах.

Довідки 

Довідка – це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.

Довідка службового характеру  складається на запит чи вказівку вищих органів або службових  осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі ОДПС, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації – автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник ОДПС і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Доповідні записки

Доповідна записка –  це документ, адресований керівникові  даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.

Зовнішні доповідні  записки складаються на бланках  і повинні мати підпис керівника  ОДПС або його заступника.

Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації  – автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Пояснювальні записки

Пояснювальна записка  – це документ, яким пояснюється  зміст окремих положень основного  документа (плану, звіту тощо.) або  розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.

За своїм змістом  і призначенням пояснювальні записки  поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.

Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

Доповіді і звіти

Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції.

Готуються доповіді для  публічного повідомлення з конкретно  визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін.

У тексті доповіді обов’язково  повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.

У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді. 

Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які  підтверджуються інформацією про  перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.

У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.

Підготовка доповіді – кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній  галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним).

До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані  фахівці ОДПС, науковці, практичні  працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна  виступати з такою доповіддю  на відповідному зібранні. Це, як правило, заступники керівника ОДПС, керівники структурних підрозділів.

Звіт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.

Він може бути табличної  або текстової форми (залежно  від тематики звіту).

Звіти можуть бути зовнішніми (для ОДПС вищого рівня) і внутрішніми.

Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних  аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний  період; назва органу, що звітує; підпис; дата.

Протоколи зборів, засідань, нарад

Протокол – один з  найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст  заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.

Проведення засідання  колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається  група документів, що супроводжує  протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки  з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання. 

Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або  записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування.

Якість протоколу великою  мірою залежить від кваліфікації, уміння особи, яка складає протокол, розібратися у суті обговорюваних питань.

За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими й повними. У стислих протоколах зазначають лише питання порядку  денного, прізвища доповідачів і тих, хто виступив, та прийняті рішення.

Протоколи оформляються на загальних бланках і мають  такі реквізити: назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють  на дві частини: вступну й основну.

У вступній частині зазначають кількість присутніх (10–12 чоловік  – персонально, якщо більше присутніх – зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається  із розділів, які відповідають кожному  пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й  ініціали доповідача зазначаються з  нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді (якщо були).

Підрозділ “ВИСТУПИЛИ”  оформляється аналогічно.

У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення  з обговореного пункту порядку денного.

3. Планові документи

Важливим засобом ефективного  управління в системі державної  податкової служби України є планування роботи. План – це документ, яким встановлюється конкретний перелік заходів, термінів їх виконання, відповідальних осіб за організацію виконання.

Основою для планування роботи є чинне законодавство, рішення  вищих органів з питань податкової політики, реалізація функціональних завдань, покладених на ОДПС у цілому та на їх структурні підрозділи.

Плани можуть бути перспективними (на кілька років), річними, квартальними, місячними, а також щодо підготовки та проведення конкретних тематичних заходів (контролю роботи, проведенню семінарів, нарад, конференцій і т.п.).

Обов’язковому плануванню підлягає робота колегій ОДПС, їх структурних підрозділів, спеціалістів. При цьому всі види планів повинні становити єдину систему планування діяльності ОДПС, бути взаємопов’язаними, що дозволить комплексно реалізувати поставлені перед податковими органами завдання.

Схема побудови плану залежить від змісту заходів та організації їх виконання. У практиці здебільшого використовується таблична форма.

Реквізити планів: гриф затвердження; назва виду документа (План) із зазначенням  виду плану чи заходу, періоду планування; текст; підпис.

При табличній побудові тексту в таблиці прийнято виділяти такі основні графи: “найменування заходів”; “термін виконання”; “відповідальні виконавці” (в індивідуальних планах не вказується); “позначка про виконання”.

Плани підписуються посадовими особами, відповідальними за їх складання та організацію виконання – секретарями колегій ОДПС, керівниками структурних підрозділів, спеціалістами (індивідуальні плани).

Затверджуються плани після  їх погодження (при необхідності) керівниками  ОДПС або структурних підрозділів залежно від виду плану та запланованого заходу. Так, план роботи колегії обов’язково повинен затверджувати керівник ОДПС, плани роботи структурних підрозділів – керівник ОДПС або його заступники згідно з розподілом повноважень, індивідуальні плани роботи спеціалістів затверджують керівники структурних підрозділів.

 

Список літератури:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
2. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 1989.
3. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997.
4. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. – М.: Изд. стандартов, 1990.
5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.
6. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992.
7. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 1992.
8. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО, 1991.
9. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.
10. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К., 1999.
11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997.