Система руководства и контроля в ведомственных архивах

При экспертизе ценности изучения документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (учреждения), затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и учреждений, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях и на обложках дел не допускается.

При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами оставленными на хранение.

По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и учреждениях составляются описи в соответствии с требованиями ст. 57-72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 17)9.

Акты на уничтожение  дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (учреждения) с присвоением им грифа «секретно». Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (учреждения) без грифа секретности.

Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вносится в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и учреждений в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т. п.), а номера и наименования воинских частей и учреждений помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.

 

 

Использование документов в архивах. 

 

Документы, хранящиеся в  архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Архивы Вооруженных  Сил Российской Федерации информируют  заинтересованные воинские части и  учреждения, государственные органы и общественные организации о документах по актуальным военным проблемам, выполняют их запросы в установленном порядке, а гражданам Российской Федерации и государств - участников Содружества Независимых Государств выдают справки социально-правового характера, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.

Командиры воинских частей (начальники учреждений), руководители организаций и предприятий других министерств и ведомств, а также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

Центральным архивам  наряду с предоставлением бесплатных услуг разрешается заключать соглашения и лицензионные договоры на использование архивной информации, оказывать юридическим и физическим лицам платные услуги.

Право заключения соглашений и лицензионных договоров на использование  архивной информации и оказание других услуг предоставляются органами военного управления при условии обеспечения услугами архивов потребностей Министерства обороны Российской Федерации в полном объеме.

Договоры на выполнение платных услуг заключаются в  соответствии с правилами и нормами, определенными Гражданским кодексом Российской Федерации.

Бесплатно осуществляются:

• социально-правовые запросы граждан о подтверждении прохождения военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размером заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим вопросам;
• обслуживание в читальном зале архива. Исключение составляет обслуживание по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала и др.);
• предоставление документов во временное пользование воинским частям и учреждениям (без права копирования и тиражирования);
• предоставление информации о документах, копии документов воинским частям (учреждениям), находящимся на сметно-бюджетном финансировании.

Срок хранения документов (дел, книг, журналов и т. п.) исчисляется  с 1 января года, следующего за годом  окончания их ведения.

Срок хранения уголовных  дел, а также надзорных, кассационных и наблюдательных производств по уголовным делам и жалобам исчисляется:

• с момента окончания срока наказания, определенного вступившим в законную силу приговором, или с момента истечения испытательного срока для условно осужденных;
• с момента вступления в законную силу оправдательного приговора;
• с момента вынесения постановления (определения) о прекращении дела или производства по жалобам.

Срок хранения гражданских  дел исчисляется с момента  вступления в законную силу решения  или определения суда.

Срок хранения приостановленных уголовных дел и наблюдательных производств по ним исчисляется  с момента истечения срока  давности привлечения к уголовной  ответственности. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и учреждениях 3 года, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

В воинских частях и учреждениях, находящихся за границей, а также  на кораблях и в штабах отдельных  соединений кораблей, не имеющих береговых  и плавучих баз, дела со сроками хранения до 3 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Дела со сроками хранения 5 лет и более хранятся в этих воинских частях и учреждениях один год, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

Архив и военный суд  группы войск, а также воинские части (учреждения), находящиеся за границей и не входящие в состав группы войск, все дела со сроками хранения 5 лет  и более ежегодно сдают в ЦАМО.

Дела управлений (отделов) торговли округов, флотов и флотилий, предприятий и учреждений, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без передачи в центральные архивы.

Документы в архивах  Министерства обороны Российской Федерации  хранятся в течении 75 лет со времени  их образования.

Документы, хранящиеся в  архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, предоставляются для  использования, кроме тех, использование  которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации или отдельных граждан.

Характер и объем  использования документов устанавливаются  должностными лицами, которым предоставлено  право допуска к документам, и  определяются в зависимости от цели и темы работы.

В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся законченные делопроизводством документы органов военного управления видов Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, рядов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, соединений и воинских частей, учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО РФ) — ведомственный архив Российской Федерации, в котором хранятся документы различных штабов и управлений, объединений и соединений, частей, учреждений и военно-учебных заведений Министерства обороны.

Ведомственные архивы оказались  представленными текущими архивами собственно федеральных органов  государственной власти, текущими архивами их территориальных органов и  подведомственных организаций, а также  специализированными отраслевыми  ведомственными фондами с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Наконец, негосударственные  архивы включили разнообразные архивы частных коммерческих и финансовых структур, различных официально зарегистрированных фондов, политических партий, профсоюзных организаций, общественных движений и творческих объединений, религиозных конфессий и частных лиц.

В целях совершенствования  нормативно-правовой базы отрасли "Основы законодательства Российской Федерации  об архивном деле в Российской Федерации и архивах" Росархив разработал "Положение об Архивном фонде Российской Федерации", куда были включены принципиально важные технологические нормы, имеющие законодательный характер.

Противоречия и пробелы, имевшиеся в законодательстве об архивном деле, привели к необходимости разработки проекта федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации". Закон позволил "встроить" архивное дело в правовые взаимоотношения всех юридических лиц с государством, достаточно четко очерчивая их права и обязанности в этой области с учетом уже действующих федеральных законов, где в той или иной степени имеются сюжеты, касающиеся архивных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы.

 

Источники.

 

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
2. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – М., 2002.

 

Литература

 

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е. М.: Академия, 2007. – 272 с.
2. Козлов В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ, 2006.
3. Павлова У.В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах  2009. – с.106-111.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

² ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

³ Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – М., 2002.

⁴ Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – М., 2002.

⁵ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». С.6.

⁶ Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176

⁷  Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2

⁸ Рамазашвили Г.Р. Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации: проблема доступа к документам.// «Отечественные архивы», №2, 2004. С.15.

⁹ Приказ, Министр обороны Российской Федерации, «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации», от 31.08.2006 г., № 200 С.30