Система учета архивных документов

В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик – фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет – на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов – представляет перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения – фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование.

Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, и его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда – включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличие описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытия документов:

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях;
2. сведения о местонахождения фонда и его номере;
3. сведения о движении документов фонда.

Сведения о движение документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов.

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет, путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда.

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

О дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета составляется на основе суммирования данных, извлеченных из документов «Внутреннего учета». Основным документом, в котором зафиксированы правила его ведения, является Регламент государственного учета документов АФ РФ.3 Основным документом централизованного учета является паспорт архива. Паспорт государственного архива составляется на 1 января каждого года и состоит из разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы, страховой фонд копий, НСА, условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации Центрального фондового каталога, Федеральной Архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях – источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

- всего по профилю архива;

- негосударственных организаций;

- государственных организаций;

- а также о наличии  в ведомственных архивах номенклатуры  дел, инструкции по делопроизводству, помещений и штатов.

Для того чтобы механизм централизованного учета четко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учетных документов в вышестоящие органы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Проверка наличия и состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления:

- фактического наличия  единиц хранения и соответствия  их количеству, числящемуся по  описям (книга учета и описания).

- выявление документов, подлежащих  различным видам реставрационной и технической обработки.

Таким образом, в ходе проверки наличия комплексно решается ряд важных задач по сохранности и учету документов.

К ее целевому назначению относятся:

1. определение фактического количества дел, находящихся на хранении;
2. выявление и устранение недостатков в учете документов;
3. выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;
4. выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.

Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).

Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.

В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) – один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове – один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).

В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.

Методически и практически проверка наличия – это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами – описью или книгой учета и описания.

Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты  учетных документов на проверяемые  архивные фонды;

- сверку и сопоставимых  показателей;

- уточнение порядка нумерации  единиц хранения по описи;

- проверку правильности  составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента  описи.

Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.

Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои  места, обнаруженные во время  проверки, неправильно подложенные  единицы хранения данного фонда;

-изымать из проверяемого  фонда и передавать хранителю  неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать  их в конец фонда (комплекса  документов) для последующей обработки  и описания.

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.

Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.

Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.

Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ – акт проверки наличия и состояния документов.

Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при  необходимости составлять и другие акты – о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.

Одна из задач проверки наличия – выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.

В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.

Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.

На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.

Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.