Служба делопроизводства в учреждениях дореволюционной России

Такой способ подписания обеспечивал  охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550г.

Удостоверение документа  было своеобразным. Ни царь, ни бояре  свои подписи на низ не ставили. Официальные  документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись  две государственные печати –  большая и малая. В  XVIIв. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода  приказного делопроизводства представлял  сплошной текст, реквизиты из него практически  не выделялись, однако в зависимости  от вида документа они располагались  в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные  формулировки служили критерием  определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид: «Как сия грамота к  вам придет…»,  «Царь государь указал, а бояре приговорили…».

Сложившиеся привила составления  и оформления документов, придававшие  им устойчивую форму, привели к появлению  «образцовых книг», включавших образцы  некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались  в столбцы, в  которых отражалось последовательное «производство» по конкретному  вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.). В то же время  сохранились столбцы, представлявшие собой комплекты документов, подклеенных  без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как  в процессе документировании, применялась  «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В  делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

В этот период управление не составляло стройной системы и строилось  на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение  определенного лица по степени близости доверия к нему великого князя.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что  его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение  приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства. В 1550г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права – Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным  и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

 

3. Система коллежского делопроизводства

 

Взамен устаревшей системы  приказов в 1717-1718гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и  подчинялась Сенату.

Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны прежде всего с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.

Кроме того, указом 1700г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.

В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным  – Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.

По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVII в. стало называться коллежским.

Основной деятельностью  системы государственных учреждений России XVIIв. стало законодательство.

Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

28 февраля 1720 г. был  издан Генеральный регламент,  по которому в законодательном  порядке была определена внутренняя  организация коллегий, из структура,  штатный состав, должностные обязанности  чиновников, правила внутреннего  распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» - присутственных  мест. Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения.

В соответствии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору (рис.1.1)

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Структура  и штатный состав коллегий

 

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех  советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного  секретаря. Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра. Конторы создавались для ведения «счетных дел». Возглавлял контору камерир, в его подчинении находились камор-шрейберы.

В коллегиях также предусматривались  должности вахмистра, фискала.

Порядок рассмотрения дел  в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис.1.2.  

 

 

 

Рис. 1.2. Порядок  рассмотрения дел в коллегиях  и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и  контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Была введена обязательная регистрация документов, которые  регистрировались в журналах, названных : «повседневная записка», «росписи», «регистратура» - книги А, В, С, Д.

Появилось понятие «гербовая  бумага», на которой изготовлялись  документы для высших органов  управления. В Генеральном регламенте были подробно описаны правила удостоверения  отдельных документов, например было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии.

Генеральный регламент ввел понятие об архивах. В 44-й главе  установлено, что архивы делятся  на три категории:

• Текущие, создаваемые при канцеляриях;
• Ведомственные (архивы коллегий);
• Государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужные для справок.

Документы хранились в  текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось  краткое содержание дела, даты его  начала и окончания. На все документы  дела составлялась внутренняя опись.

В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в  специальном ведении коллегии иностранных  дел и финансовый.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала  большое влияние на состав официальных  документов и их формуляр.

Возникло много новых  видов документов, некоторые получили новые наименования. Их определения  даны в Генеральном регламенте.

Виды документов, служившие  для обмена информацией между  учреждениями, определялись их соподчиненностью.

От царя и Сената в коллегии и из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы  в форме указов. Подчиненные учреждении должностные лица посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат,  местные учреждения в коллегии) рапорты и доношения.

В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены  в специальное статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждении в форме челобитных, затем их стали называть «прошения челобитчиковы». В последней четверти XVII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование «прошение».

Продолжают развиваться  другие системы документации.

Для переписки между военными в XVIII в. характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Для бухгалтерского учета вели баланс – особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату, главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизионных сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.

В XVIII в. складывается система документации по личному составу.

Введены формулярные (послужные) списки – документ, дающий полное представление  о находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Коренным образом изменился  формуляр документа в связи с  переходом на листовую форму ведения  делопроизводства.

Из текста выделяются реквизиты: адресат, автор, вид документа, дата составления (подписания), дата получения  документа, скрепы, регистрационные  номера (исходящий и входящий). Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе.

Документ начинали с обозначения  адресата, который писали вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий сенат», «В Государственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «Из Тульского уездного суда».

Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с этого  времени при письменном обращении  к должностному лицу стали употреблять  титулы: высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие. Писали также частные титулы, присвоенные  по должности (господин генерал, господин тайный советник и т.д.). Третий вид  титулов был связан с происхождением. Такими титулами были: «светлость» (для  князей), «сиятельство» (для князя  и графа), «благородие» (для дворян, включая баронов).

В XVIII в. на документе перед текстом стали указывать наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами.

В левом нижнем углу документа  проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный  номер писали вдоль поля документа.

При получении документа  в левом верхнем углу проставляли  входящий регистрационный номер  и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев  скреплялись печатью. В Генеральном  регламенте в 13-й главе определен  порядок пользования печатями.

В 1755г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате которой был издан закон, названный  «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи».

Губернская реформа 1755г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи. В  ее основу было положено разделение функций  управления: административных, финансовых, судебных. Были созданы: губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды.

В результате реформы в 1755г. были ликвидированы все коллегии (за исключением Военной, Морской  и Иностранных дел), а их функции  переданы местным учреждениям. В  созданных учреждениях сохранилась  структура коллегий, состав чиновников, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Сохранился коллегиальный принцип принятия решений.

Закон 1755г. особенно четко  установил определенный порядок  «для сообщения властей и мест», т.е. порядок переписки между государственными учреждениями различных уровней. От вышестоящих подчиненным направлялись указы; подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

 

4. Система министерского делопроизводства XIX- начала XXвв.

 

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.