Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Ноября 2012 в 21:37, курсовая работа
В наше время любая, даже самая небольшая организация не представляет своего существования без службы делопроизводства, которая может состоять как из одного человека, так и из десятков людей (в зависимости от объёма документов, создаваемых в процессе деятельности данной организации), так как каждый этап деятельности необходимо документировать.
I. Службы приказного делопроизводства.
II. Коллежское делопроизводство.
III. Система министерского делопроизводства.
Заключение.
Список использованной литературы.
Общий и частный журналы для входящих документов делились на три части: в первой записывались высочайшие именные указы и повеления, во второй - документы на имя министра, в третьей - секретные.
Точно так же все документы, поступавшие в департаменты, регистрировались в общем журнале, который также делился на три части. Кроме того, для записи срочных документов вёлся особый реестр, который находился у директора департамента.
После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.
Регистрации подвергались и все исходящие документы. В канцелярии министра и департаментах было по два журнала исходящих документов (общий и частный). В общий журнал вносились все документы с записью краткого их содержания, в частном журнале документы записывались с полным их содержанием. Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй - переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где находятся секретные документы. Кроме этого для записи секретных документов вёлся особый частный журнал.
После регистрации в общем журнале в отделениях документы отправлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий. Кроме этого, документы, которые отправлялись по почте или с рассыльным, записывались в рассыльную книгу, в которой указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ и его номер. Специальное место в книге отводилось под расписку за документ.
На отправляемых документах ставилась печать департамента или канцелярии министра, далее бумага с текстом складывалась в виде конверта (до появления в России почтовых конвертов и марок).
Особым этапом делопроизводства была «ревизия дел». Ревизию дел, то есть проверку исполнения документов в министерстве проводили начальники отделений и директора департаментов, в присутственном месте - губернатор. Начальники отделений проверяли исполненные и неисполненные документы по столам и давали сведения директору департамента, который был обязан каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На их основе в конце года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии.
При проведении ревизии дел проверялось следующее: в порядке ли дела содержатся; верно ли составляются им заглавия; нет ли медленности в делопроизводстве; не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.
Все исполненные документы формировались в дела. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы (представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета Министров, оформлялись раздельно по хронологии). Поэтому документы по одному вопросу были разрознены. И в то же время эти документы могли быть соединены в одном деле. К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вида, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска. Все входящие и исходящие документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. На последней чистой странице делалась заверительная надпись, в которой указывались количество пронумерованных листов, дата и подпись секретаря или столоначальника. Дела особой важности прошнуровывались. Название писалось на особом листе в начале дела и на обложке, оно передавало его краткое содержание. Кроме этого на обложке указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX веке обложки дел часто оформлялись типографским способом.
Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. В текущий архив помещались документы, которые были нужны для справок по текущему производству дел, а в окончательный архив - дела не нужные для текущей справочной работы. В окончательный архив предписывалось сдавать дела по истечении трёх лет.
Для сдачи дел в архив составлялась опись по всем делам за год, которая имела три графы, в которых указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, которые оставались в канцелярии. В учреждении составлялось два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив с надписью: «Припять в архив на законном основании», второй экземпляр оставался в канцелярии, на нем делалась надпись: «Сдать в архив на законном основании». В архиве составлялось два вида описей: общая (по алфавиту, всех дел) и частная (разделённая на столько частей, сколько было отделений в департаменте).
Порядок уничтожения дел был установлен в «Общем губернском учреждении». В нём перечислялись категории дел, подлежащих уничтожению через 10 лет, и указывалось, что уничтожение подобных, но не упомянутых в нём дел, допускается только с особого разрешения министра внутренних дел. Специально созданная комиссия рассматривала описи дел и представляла своё решение об их уничтожении на утверждение губернатору.
Архивом заведовал архивариус, у которого был помощник, также в штате архива были писцы. Обязанности архивариуса состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Архив не имел права выдавать дело или выписки из документов без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора.
Итак, смена коллегий министерствами и, соответственно, коллегиального принципа управления принципом единоначалия сопровождались детальной регламентацией процесса документирования законодательными нормами. В начале XIX века возникают новые виды документов, и для каждого из них устанавливались правила их составления.
Революционное движение начала XX века, приведшее к буржуазно-демократической революции 1905 — 1907 годов, породило совершенно новый тип учреждений — Советы рабочих, солдатских и крестьянских депутатов.
Царизм пытался расправиться с революцией не только с помощью репрессий, но и путём лавирования и уступок, одной из которых был созыв представительного законосовещательного учреждения - Государственной думы, но реорганизация государственного аппарата не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства.
Радикальные изменения произошли в технике связи: появился механический транспорт, что способствовало новой организации почтового дела, новые средства связи – телеграф и телефон привели к новым способам передачи информации, созданию новых видов документов - телеграмм и телефонограмм. Телеграф отвечал потребности быстрой передачи документов, поэтому телеграммы получили широкое применение.
В письмовниках конца XIX - начала XX века появились особые разделы, посвящённые правилам переписки по телеграфу. В них подробно объяснялось то, как надо писать телеграммы, а именно: «с соблюдением экономии, коротко и ясно». Для большей наглядности приводились примеры телеграфных сообщений, исходя из конкретных ситуаций.17
Возникли такие способы документирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов документов - фотодокументов, фонограмм.
Произошли существенные изменения и в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась машинописная документация. Изобретение пишущих машин, множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использовать литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться чаше всего типографским способом, что значительно упростило всю циркулярную переписку. Появляются типографским способом воспроизведенные документы с элементами трафаретных текстов. Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчилось его прочтение.
Капиталистические предприятия, банки,
заводы, фабрики, железные дороги нуждались
в ускорении процессов
Заключение.
На основании изученного и вышеизложенного материала в данной курсовой работе можно сделать следующие выводы.
История развития системы российского делопроизводства всегда зависела от
действующей политической и
экономической системы
делопроизводство закрепляло систему управления и изменялось вместе с ней.
Многовековая история развития отечественного делопроизводства всегда опиралась на специальный аппарат, в разные периоды называемый по-разному.
В XV—XVII веках сложились навыки работы с документами: были созданы формы документов, появились законодательные указания о порядке документирования, выработана терминология делопроизводственных документов. В это время образовалась категория людей, занятых «приказной работой», которая выделялась из общей службы. Работа с документами сосредоточилась в руках особого аппарата — дьяков и подьячих. Главным принципом пригодности подьячего к приказной работе становится профессионализм. В период приказного делопроизводства задачи и функции учреждений, а так же права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.
Система коллежского делопроизводства отличалась от приказной тем, что были созданы новые учреждения – коллегии. Дьяки и подьячие были заменены новой службой делопроизводства – канцелярией, имевшей определённый штат служащих деятельность которых законодательно регламентировалась.
В период министерского делопроизводства коллегии были заменены министерствами в основу которых был положен принцип единоначалия. Службой делопроизводства также оставалась канцелярия. В это время произошли радикальные изменения в технике связи: появился механический транспорт, что способствовало новой организации почтового дела, новые средства связи – телеграф и телефон привели к новым способам передачи информации, созданию новых видов документов - телеграмм и телефонограмм. Возникли такие способы документирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов документов - фотодокументов, фонограмм.
Произошли существенные изменения и в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась машинописная документация.
Таким образом, делопроизводство в период своего развития до революции 1917 года прошло сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления – приказов, в которых делопроизводством занимались дьяки и подьячие, руководствуясь в своей деятельности традициями и обычаями, до специальных служб с определённым штатом сотрудников, деятельность которых была детально регламентирована и основана на законах Российской империи. На всех этапах службы делопроизводства играли большую роль в деятельности учреждений.
Делопроизводство постепенно превращалось из технического элемента в важную неотъемлемую часть государственного управления.
Список использованной литературы.
1 М.П. Илюшенко «История делопроизводства в дореволюционной России», РГГУ, Москва, 1993г.
2 М.П. Илюшенко «История делопроизводства в дореволюционной России», РГГУ, Москва, 1993г.
Информация о работе Службы делопроизводства в дореволюционной России