Совершенствование систем работы с входящей документацией в организации

                            министерство образования Иркутской области

Областное государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего  профессионального образования

«Братский педагогический колледж»

Кафедра (общегуманитарных и социально-экономических дисциплин) 
 
 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 
 

Тема: Совершенствование систем работы с входящей документацией в организации 
 
 
 

Допущена  к защите ________   _______________________  дата              (зав.каф. (название кафедры))  Допущена  к защите ________   _______________________  дата                    (зам. директора по НМР)	Выполнил(а):   Гулянская Эмилия  Сергеевна                                          (в  именительном падеже)                                                 (роспись) специальность код специальности «Название специальности» курс   5  группа  590 «А»                        31 Н
	Руководитель: Самылкина Наталья Владимировна                                                                (роспись)   Документационное  обеспечение управления  и архивоведение     нормоконтроль _______________(роспись)  Оценка                                                           .

 
 

2012

Братск

Введение

В настоящее  время для большинства российских государственных организаций и  коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Таким образом, совершенствование систем работы и автоматизирование процессов в организации является важнейшим звеном, которое непрерывно должно происходить на каждом предприятии.

Объект  исследования – Процесс совершенствования работы с входящей документацией на предприятии.

Предмет исследования – Система документооборота и автоматизированные системы в Министерстве социального развития.

Цель  исследования – определить пути совершенствования  систем работы с входящей документацией  в организации, раскрыть проблему и  предложить пути решения.

 Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости автоматизированных систем управления (АСУ).

Задачи исследования:

- Выявить понятия  документооборота как системы делопроизводства;

- Разработать  актуальный план автоматизации  делопроизводства на предприятии;

- Раскрыть общие  проблемы управления документооборотом;

- Определить методы совершенствования документооборота на предприятии;

В ходе исследовательской  работы были использованы следующие  методы:

- Анализ специальной литературы по проблеме исследования

- Изучение документации  в организации

- Опрос работников

- Наблюдение  за работой специалистов по  совершенствованию системы документооборота.

Теоретическая значимость работы заключается в  систематизировании материалов по правилам совершенствования документооборота.

Практическая  значимость работы определяется предложенным анализом работы с входящей документацией и способами совершенстования работы с ней в Мин.Соц. развития г. Братска. 
 
 
 
 

1. Проектирование рациональной системы документооборота.

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключал возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного  обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более  в компьютеризированном требуют  четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем  прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В схемы  должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения руководством схемы  движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать  и возможные варианты движения документов, например когда документ от руководителя поступает непосредственно к  исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату минуя все инстанции и этапы обработки [6].

Именно  на основе такого подхода проектировались  лучшие унифицированные системы  документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в  офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.

1.1 Автоматизация  работы с документами

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию  подготовки документов предприятия, регистрацию  и учет поступающих в организацию  документов, прохождением внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и  равномерной загрузкой подразделений  и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

1.2 Схема автоматизации работы с документами.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства.

Автоматизированные  технологии обработки документной  информации должны отвечать требованиям  Инструкции по делопроизводству учреждений.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного  обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный  цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадет  к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранении, принятыми в организации.

Для ускорения  подготовки часто покоряющихся видов  документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие  документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих  для сведения и рекламно-поздравительных  извещений). Все документы организации  регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный  поиск в базе документов организации  происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и  заводится в момент регистрации  документа. Заведение регистрационной  карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

К таким  реквизитам относится:

- Входящий  регистрационный номер и дата  документа (дата поступления регистрируемого  документа). Этот номер и дата  должны быть указаны в регистрационном  штампе документа;

- Номер  и дата поступающего в регистрацию  документа;

- Наименование  вида документа;

- Адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);

- Количество  листов и экземпляров;

- Срок  исполнения документа;

- Шифр  исполнителей (подразделения, на  которое возложено исполнение  документа);

- Содержание  документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации  документы делят на несколько  групп, каждая из которых регистрируются отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

- Входящие;

- Исходящие  (и внутренние);

- Письма  и обращения граждан.

Некоторыми  системами допускается разбиение каждой из групп по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбить на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирование регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.