Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Мая 2013 в 14:35, курсовая работа
Составление текста делового письма – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Введение_________________________________________________________
История развития делового письма___________________________________
Основная часть:___________________________________________________
Классификация деловых писем______________________________________
Виды писем_______________________________________________________
Структура и состав реквизитов делового письма________________________
Стилистические особенности деловых писем__________________________
Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции____________
Этические аспекты письменных коммуникаций________________________
Современное деловое письмо________________________________________
Правила оформления делового письма________________________________
Правила рубрицирования___________________________________________
Общепринятые сокращения_________________________________________
Деловое письмо на английском языке________________________________
Заключение______________________________________________________
Изложение охраны труда
при работе на ПК__________________________________________________
Список использованной литературы__________________________________
Г.В. Сидорову
По делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А 4, а также тем, что, читая текст как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложения» никакая запись не производится.
Например:
Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. В 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
Приложение: на л. В экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К. Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института Подпись А.Н. Марченко
Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»
Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если
должностное лицо, подпись которого
заготовлена на проекте письма, отсутствует,
письмо подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель.
При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего
письмо (например, «и.о.», «зам.») и его
фамилия. Нельзя подписывать письма
с предлогом «за» или проставлением
косой черты перед
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Правила рубрицирования
Деловые
тексты, в том числе и письма,
часто содержат различные перечни,
которые раздвигают, усложняют структуру
предложения, иногда – словосочетания.
Четкость в членении рубрицированного
(разделенного на часть графически)
текстов достигается при
1) римскими
цифрами обычно нумеруется
2) арабские
цифры без скобок представляют
средний уровень членения, в конце
рубрик среднего уровня
1. …;
2. …;
3. ….
3) арабские
цифры со скобками и строчные
буквы со скобками
1) …; (1)…; (а)…;
2) …; (2)…; (б)…;
3) …. (3)…. (в)….
В рекламных
письмах, выполненных типографическим
способом или при помощи компьютера,
рубрики выделяются тире, звёздочками
и другими графическими значками.
Знаки препинания в этом случае могут
быть опущены в конце рубрики
и после рубриционного знака.
Однако деловые письма и официальные
бумаги оформляются строго в соответствии
с правилами нормативной
Общепринятые сокращения
Сокращения… способствуют ускоренным
темпам нашей нынешней речи и входят в
нее органически.
К. Чуковский
К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.
Принцип экономии – универсальный принцип делового общения – выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, ёмкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений.
Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов. Номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.
Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом?
На этот счёт существуют определённые правила, которые необходимо знать составителю.
При сокращении слов следует учитывать правила, приведённые в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ12-79).
Типов сокращений достаточно много:
В современных
деловых письмах все виды сокращений
используются очень широко. При этом
меняется состав сокращений. Уходит огромное
количество аббревиатур, порождённых
плановой социалистической экономикой.
Рыночная экономика и интеграция
нашей страны в мировую экономику
обусловили приток новых слов, среди
которых велик процент
Список общепринятых сокращений
Традиционные текстовые
и т.д. – и так далее
и т.п. – и тому подобное
с.г. – сего года
см. – смотри
напр. – например
пр. – прочее
янв., окт., - январь, октябрь
г. – год
гг. – временной промежуток
г., г-н – господин (индекс вежливости при пофамильном обращении)
км – километр
кг – килограмм
млн. – миллион
млрд. – миллиард
Наименования должностей, учёных званий, степеней
Зав., зам., и.о., пом., канд., техн., наук., ст. научн. сотрудник, проф., ген. директор.
Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий
АООТ – акционерное общество открытого типа
АОЗТ – акционерное общество закрытого типа
ОАО – открытое акционерное общество
ЗАО – закрытое акционерное общество
ООО – общество с ограниченной ответственностью
ТОО – товарищество с ограниченной ответственностью
ГП – государственное
ЧП – частное предприятие
ИЧП – индивидуальное частное предприятие
СП – совместное предприятие
НПО – научно-производственное объединение
ОО – общественное объединение
Другие общепринятые сокращения
КБ – коммерческий банк
ТНК – транснациональная компания
ФПГ – финансово-промышленная группа
ФПК – финансово-промышленная компания
МВФ – Международный валютный фонд
УЭС – Европейское экономическое сообщество
ЦБР – Центральный банк России
ГНИ – Государственная налоговая инспекция
МПС – Министерство путей сообщения
ММВБ – Московская межбанковская валюта
РТСБ – Российская товарно-сырьевая биржа
МТБ – Московская товарная биржа
ДНП – Департамент налоговой полиции
сиф – (междунар.) стоимость, страхование, фрахт
фоб – (междунар.) свободно на борту судна
фас – (междунар.) свободно вдоль борта судна
INTA – Международная ассоциация по товарным знакам
ETT – единый транзитный тариф
МТТ – международный транзитный тариф
НДС – налог на добавленную стоимость
ЧИФ – чековый инвестиционный фонд
НПФ – негосударственный пенсионный фонд
СКВ – свободно конвертируемая валюта
ОКВ – ограниченно конвертируемая валюта
Дм – дойчмарка
р/с – расчётный лист
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика
Деловое письмо на английском языке
Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:
В письмах
не допускается никаких
Формат
1. Шапка письма
2. Внутренний адрес
3. Строка: Внимание (не обязательно)
4. Дата
5. Приветствие
6. Ссылка
7. Комплементарная концовка
8. Подпись, должность, отдел
9. Посылочные инициалы ..
10. Вложения
11. Копии
1. Большинство
писем пишутся на бланках, где
уже есть название, адрес, номера
телефонов фирмы и прочие
2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.
3. Включается
в тех случаях, когда письмо
отправляется на фирму, но
4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 1995 или 7 March 1995.
5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.
6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.
7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.
8. Подпись,
расшифровка подписи,
рр Diana Price
David Bradly
Managing Director,
где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.
9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.