Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Ноября 2014 в 10:57, курсовая работа
Краткое описание
Документ – это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Из определения следует, что документ не существует в готовом виде. Его нужно создать, т.е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием.
Содержание
Введение……………………………………………………………………..…….2 1.Способы и средства документирования ……………………………………....4 1.1Способы документирования ………………………………………………...6 1.2Компьютерные средства документирования……………………………….12 1.3Типы и виды документов …..……………………………………………….15 1.4Разновидности носителей документов………………………………..........19 2.Современные технотронные способы и средства создания и обработки документов.………………………..……………………………………………....24 2.1Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов …………………………………………………....…….27 2.2Средства телекоммуникаций……………….…………………..………..….29 2.3Мобильная связь……………….……………………………………..........…31 2.4Факсимильная связь……………………………………………………....….33 2.5Модемная связь………………………………………………………….…...25 Заключение………………………………………………………………...….…..38 Список источников и использованной литературы….………………….…..…38
Все эти виды документов могут
создаваться в формате электронного документа.
1.4Разновидности
носителей документов
В современном мире информация
является ценнейшим ресурсом, сопоставим
разве что со временем. Информация выполняет
множество задач в жизни общества, обеспечивая
коммуникационное воздействие всех его
составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая
полученные и накопленные знания. И все
же ключевую роль информация играет именно
в управлении. Управленческая информация
фиксируется в документах. Документ как
носитель информации, является информационным
ресурсом управление которым возложено
на специалистов-документоведов. Приведём
несколько определений понятия Информация:
ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах,
фактах, событиях, явлениях и процессах
независимо от формы их представления
(Данное понятие чаще всего используется
в настоящее время).
ИНФОРМАЦИЯ - зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную часть
речевой информации документа.
На сегодняшний день в Российской
Федерации накоплены огромные запасы
информации, сосредоточенной в разнообразных
базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM,
на других носителях информации. Эта информация
применяется повсеместно - в библиотеках,
информационных центрах, музеях, архивах,
образовательных учреждениях и других
организациях.
Сама информация не выступает
достаточным признаком документа. Материальная
составляющая - одно из двух необходимых
и обязательных слагаемых документа, без
которого он существовать не может. Материальную
составляющую документа определяет носитель
информации (материальный носитель) - материальный
объект, специально созданный человеком
и предназначенный для записи, хранения
и передачи информации. Существование
документа вне материального носителя
невозможно.
Носитель информации (информационный
носитель) это - любой материальный объект
или среда, содержащий (несущий) информацию
и могущий достаточно длительное время
сохранять её в своей структуре.
Носители информации применяются
для записи, хранения, чтения, передачи
и распространения информации.
Рассмотрим классификацию носителей
информации:
Ø по основному назначению
1. Общего широкого назначения
(такие как бумага);
2. Специализированные (только
для цифровой записи);
Ø по количеству циклов записи
1. Для однократной записи
2. Для многократной записи
Ø По долговечности
1. Для кратковременного
хранения (накопления)
2. Для долговременного
хранения
Наиболее массовым типом являются
носители на бумажной основе. Большинство
современных документов, функционирующих
в обществе, выполнены на бумажной основе
или заменителях бумаги. Их называют бумажными,
т. е. имеющими бумажный носитель.
В этих носителях информация
отображается в виде символов и образов.
Такая информация отнесена к разряду документированной
информации и представляет собой различные
виды документов.
К бумажным относятся деловые
документы, научно-техническая документация,
книги, журналы, газеты, рукописи, карты,
ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты
и др.
Бумага соответствует многим
требованиям: относительно проста в изготовлении,
доступна, в меру прочна, достаточно долго
хранится и позволяет легко фиксировать
информацию. Самое ценное качество бумаги
— она позволяет тиражировать информацию.
Массовое распространение информации
с помощью книгопечатания стало возможным
лишь в результате промышленного изготовления
бумаги.
Появление искусственных носителей
на полимерной основе (шеллак, полихромвинил,
полупроводник, биомасса) пополнило видовое
разнообразие документов, способных нести
звуковую речь, музыку, движущееся и объемное
изображение. Были созданы грампластинки,
магнитные пленки, фото- и кинопленки,
магнитные и оптические диски — материальные
носители такой информации, которая не
может быть зафиксирована на бумаге.
К полимерно-пленочным документам
относятся: кинодокументы (кино-, диа-,
видеофильм), фотодокументы (диапозитив,
микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы
(магнитные фонограммы для записи изображения
и звука), документы для использования
в ЭВМ (перфоленты).
Группу полимерно-пластиночных
документов составляют: гибкий магнитный
диск, магнитная карта, гибкая и жесткая
грампластинка, оптический диск — как
жесткий, так и мягкий.
Передача документированной
информации во времени и пространстве
непосредственно связана с физическими
характеристиками её материального носителя.
Документы, будучи массовым общественным
продуктом, отличаются сравнительно низкой
долговечностью. Во время своего функционирования
в оперативной среде и особенно при хранении
они подвергаются многочисленным негативным
воздействиям, вследствие перепадов температуры,
влажности, под влиянием света, биологических
процессов и т.д.
Поэтому не случайно проблема
долговечности материальных носителей
информации во все времена привлекала
внимание участников процесса документирования.
Уже в древности наблюдается стремление
зафиксировать наиболее важную информацию
на таких сравнительно долговечных материалах,
как камень, металл.
В процессе документирования
наблюдалось стремление использовать
качественные, стойкие краски, чернила.
Однако, решая проблему долговечности,
человек сразу же вынужден был заниматься
и другой проблемой, заключавшейся в том,
что долговечные носители информации
были, как правило, и более дорогостоящими.
Поэтому постоянно приходилось искать
оптимальное соотношение между долговечностью
материального носителя информации и
его стоимостью. Эта проблема до сих пор
остаётся весьма важной и актуальной.
Рассмотрим запоминающее устройство,
как вид носителя информации.
Запоминающее устройство (ЗУ)
— носитель информации, предназначенный
для записи и хранения данных. В основе
работы запоминающего устройства может
лежать любой физический эффект, обеспечивающий
приведение системы к двум или более устойчивым
состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости
записи на:
· Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание
которых не может быть изменено конечным
пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем
режиме допускает только считывание информации;
· Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые
конечный пользователь может записать
информацию только один раз (например,
CD-R);
· Многократно перезаписываемые
ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);
· Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает
режим записи, хранения и считывания информации
в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие
ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные,
но дешёвые разновидности ОЗУ — динамические
ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих
видах ЗУ информация исчезает после отключения
от источника тока.
По типу доступа ЗУ делятся на:
· Устройства с последовательным
доступом (например, магнитные ленты);
· Устройства с произвольным
доступом (RAM) (например, оперативная память);
· Устройства с прямым доступом
(например, жесткие магнитные диски);
· Устройства с ассоциативным
доступом (специальные устройства, для
повышения производительности БД).
6. Использующие эффекты
в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);
7. Звуковые и ультразвуковые
(линии задержки);
8. использующие сверхпроводимость
(криогенные элементы) и др.
По форме записанной информации
выделяют аналоговые и цифровые запоминающие
устройства.
Цифровые запоминающие устройства
— устройства, предназначенные для записи,
хранения и считывания информации, представленной
в цифровом коде.
Говоря об электронном документе
необходимо учитывать форматы этих документов.
Формат электронного документа – это
формат файла в котором содержится текстовая
и аудиовизуальная информация в закодированном
виде. Текстовые форматы используются
для создания текстов при помощи текстовых
процессоров.
- DOC для просмотра и
изменения текста документа
- PDF формат отображения
документа в идентичном виде
- RTF предназначен для просмотра
документов, их редактирования в
различных версиях программных
продуктов.
2. Современные
технотронные способы и средства создания
и обработки документов
Начиная с 19 века, наряду с текстовым
и техническим изобразительным документированием,
всё более широкое распространение стали
получать новые способы документирования,
явившиеся результатом технического прогресса,
научных открытий, технических изобретений.
Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.
Создаваемые таким путём документы
получили название аудиовизуальных, т.
е. содержащих изобразительную и звуковую
информацию, воспроизведение которой
требует соответствующего оборудования.
Они обычно рассматриваются в едином комплексе,
так как весьма схожи по технике создания
и воспроизведения, по характеру информации,
по способу кодирования, по организации
хранения.
К аудиовизуальным относятся
фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы,
видеофонограммы, фонодокументы, а также
документы на микроформах.
С появлением в XX веке документов
на электронных носителях информации
эта группа документов получила общее
название технотронные документы.
Исходя из сказанного, технотронный
документ можно трактовать как документ
с постоянно изменяющимися носителями
информации, создаваемый на протяжении
всего периода развития цивилизации (а
в последние годы в особенности посредством
стремительного развития электронно-вычислительной
техники и связи) и способный создать представление
о развитии науки и техники, общественной
и культурной жизни различных народов.
В конечном счете, технотронные
документы - это по существу собирательное
понятие, включающее в себя все существующие
в природе виды и разновидности научно-технической,
электронной и аудиовизуальной документации,
в том числе созданные посредством новейших
информационных технологий (диджитальных,
мультимедиальных и др.).
Средства, используемые для
создания и обработки документов являются
в свою очередь средствами обработки информации,
их можно разделить на две большие группы.
Это основные и вспомогательные средства.
Вспомогательные средства –
это оборудование, обеспечивающее работоспособность
основных средств, а также оборудование,
облегчающее и делающее управленческий
труд комфортнее. К вспомогательным средствам
обработки информации относятся средства
оргтехники и ремонтно-профилактические
средства. Оргтехника представлена весьма
широкой номенклатурой средств, от канцелярских
товаров, до средств доставления, размножения,
хранения, поиска и уничтожения основных
данных, средств административно производственной
связи и так далее, что делает работу управленца
удобной и комфортной.
Основные средства – это орудия
труда по автоматизированной обработке
информации. Известно, что для управления
теми или иными процессами необходима
определенная управленческая информация,
характеризующая состояния и параметры
технологических процессов, количественные,
стоимостные и трудовые показатели производства,
снабжения, сбыта, финансовой деятельности
и т.п. К основным средствам технической
обработки относятся: средства регистрации
и сбора информации, средства приема и
передачи данных, средства подготовки
данных, средства ввода, средства обработки
информации и средства отображения информации.
Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.
· Получение первичной информации
и регистрация является одним из трудоемких
процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного
и автоматизированного измерения, сбора
и регистрации данных. Номенклатура
этих средств весьма обширна. К ним относят:
электронные весы, разнообразные счетчики,
табло, расходомеры, кассовые аппараты,
машинки для счета банкнот, банкоматы
и многое другое. Сюда же относят различные
регистраторы производства, предназначенные
для оформления и фиксации сведений о
хозяйственных операциях на машинных
носителях.
· Средства приема
и передачи информации. Под передачей
информации понимается процесс пересылки
данных (сообщений) от одного устройства
к другому. Взаимодействующая совокупность
объектов, образуемые устройства передачи
и обработки данных, называется сетью.
Объединяют устройства, предназначенные
для передачи и приема информации. Они
обеспечивают обмен информацией между
местом её возникновения и местом её обработки.
Структура средств и методов передачи
данных определяется расположением источников
информации и средств обработки данных,
объемами и временем на передачу данных,
типами линий связи и другими факторами.
Средства передачи данных представлены
абонентскими пунктами (АП), аппаратурой
передачи, модемами, мультиплексорами.
· Средства подготовки
данных представлены устройствами
подготовки информации на машинных носителях,
устройства для передачи информации с
документов на носители, включающие устройства
ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять
сортировку и корректирование.
· Средства ввода
служат для восприятия данных с машинных
носителей и ввода информации в компьютерные
системы
· Средства обработки
информации играют важнейшую роль
в комплексе технических средств обработки
информации. К средствам обработки можно
отнести компьютеры, которые в свою очередь
разделим на четыре класса: микро, малые
(мини); большие и суперЭВМ. Микро ЭВМ
бывают двух видов: универсальные и специализированные.
И универсальные и специализированные
могут быть как многопользовательскими
- мощные ЭВМ, оборудованные несколькими
терминалами и функционирующие в режиме
разделения времени (серверы), так и однопользовательскими
(рабочие станции), которые специализируются
на выполнении одного вида работ.