Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

Ответы на обращения граждан, направленные в  государственные органы Российской Федерации ведётся на русском  языке, даются на языке обращения  и только в случае невозможности  дать ответ на языке обращения  – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов  гражданского состояния, документы  об образовании, по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов  Российской Федерации, установивших свой национальный язык в качестве второго  государственного языка, оформляются  наряду с русским языком на государственном  языке субъекта Российской Федерации.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне».

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную  тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных  лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство  Российской Федерации регулирует и  другие сферы деятельности тесно  связанные с документным обеспечением.

II. Указы и распоряжения Президента  РФ, постановления правительства  РФ

Правовые  акты, принимаемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные  в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством  РФ было принято постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

К указам Президента РФ, направленным на обеспечение защиты информации, относятся:

1. Указ Президента  РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне»;

2. Указ Президента  РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

3. Постановление  Правительства РФ от 4 сентября  1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства  РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации  и введения в действие нормативных  правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации  утверждены Правительством РФ от 13 августа  1997 г. № 1009.

Основные  положения об организации архивного  хранения документов об организации  архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта  1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» и в Положении о Федеральном архивном агентстве, утверждённом постановлением Правительства РФ от 17 июня 2044 г. № 290.

Эти документы  регулируют вопросы формирования, учёта, использования архивов и архивных фондов и управления ими, отделяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

ІІІ. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

1. Нормативные  правовые акты

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и, в зависимости от сферы действия, подразделяются на правовые акты общего характера, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных  ими случаях. Акты отраслевого характера  действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного  дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное  архивное агентство РФ.

Деятельность  в сфере издания нормативных  правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. Изданные Федеральным архивным агентством РФ и Министерством культуры и  массовых коммуникаций РФ нормативные  акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.

2. Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ)

Главархивом СССР в 1988 году разработан и внедрён  важный для грамотной организации  документ «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ)».

ГСДОУ представляет собой совокупность правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях.

Основной  целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных  условий для применения технических  средств и современных технологий сбора, обработки, использования и  хранения информации, совершенствование  работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая  документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратура, арбитража и всех прочих организаций.

Положения ГСДОУ  конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.

 

3. Стандартизация и унификация системы ДОУ

Государственные стандарты на документы

Стандартизация  означает возведение в юридическую  норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается  по одним и тем же правилам, быстрее  и легче воспринимается получателями.

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой  нормативный документ, разработанный  заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области.

Все государственные  стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную  систему стандартизации (ГСС), представляющую собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 ГСС  содержит комплекс стандартов, в которых  закреплены положения о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении в действие, внесении в них изменений.

Серия 6 ГСС  содержит комплекс стандартов на унифицированные  системы документации и Единую систему  классификации и кодирования  технико-экономической информации.

К серии 6 принадлежат:

1. ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
2. ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;
4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники.
5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.
7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланков документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, терминология, используемая в документационном обеспечении, требования к техническим средствам обработки информации и др.

Унифицированные системы документации

Под унификацией  понимается в широком смысле оптимальное  сокращение числа элементов в  объектах, составляющий какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический  эффект, достигаемый за счёт снижения затрат на составление, изготовление и  оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов – это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание  документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением  реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определённой сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке. В настоящее время на территории России действуют унифицированные системы следующих видов документации:

• организационно-распорядительной;
• банковской;
• учётной и отчётной;
• отчётно-статистической;
• внешнеторговой;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда РФ.

Разработка  УСД ведётся соответствующими министерствами и ведомствами, которым Правительством РФ поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным  документом, регламентирующим функционирование данной системы, является Государственный  стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно  с формированием УСД разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  УСД.

 

4. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Классификаторы  технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и  их свойства, информация о которых  используется в деятельности органов  власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность  классификаторов технико-экономической  и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости  от области применения классификаторы подразделяют на общероссийские, отраслевые и классификаторы организаций.

Все классификаторы, в зависимости от содержания, подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕЙ) и т.д.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.