Создание и внедрение единой государственной системы делопроизводства

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

История документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памятки. В делопроизводстве того времени возникло большое число новых управленческих документов. Управленческие документы стали заменяться указами, регламентами, инструкциями, резолюциями. Для министерской системы характерны такие документы, как реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки, выписки.

На современном этапе  к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

Что касается литературы того времени, можно отметить, что много материала по этой теме содержится в таких книгах, как «История делопроизводства и секретарского дела» В.К. Белова, «История развития нормативно-методической базы ДОУ» Н.Б. Варламова. Также много познавательного и нужного находятся и в произведеньях такого известного автора, как Кузнецовой Т.В. «Документоведения», Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. «Делопроизводство и техническая документация».

Нельзя обойтись и  без источников, ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», которые содержат много актуальной информации.

Целью данной курсовой работы является: произвести обзор отечественной литературы по вопросам делопроизводства в 1960-1970-х. гг., исследовать актуальность создания и внедрения в систему делопроизводства такой литературы, как инструкции, пособия по вопросам делопроизводства того времени. И конечно выделить их значимость на современном этапе развития делопроизводства.

В первой части работы «Теоретические основы» ставится задача рассмотреть, проанализировать науку документоведение, как дисциплину с моей точки зрения, и точки зрения ряда авторов.

Во второй части «Совершенствование документов методами унификации в 1960-1970-е. гг.» непосредственно раскрывается выбранная тема курсовой работы.

В заключении подведены основные итоги проведенного обзора отечественной литературы в 1960-1970-е. гг. по вопросам делопроизводства.

 

 

 

1. Теоритические основы

 

Документоведение относится  к циклу наук об обществе, со многими  из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым  тесным образом связано с исторической наукой. Как уже отмечалось, объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

С другой стороны, сама форма  документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в  этом своём качестве тесно примыкает  к источниковедению – одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии.

Делопроизводственные  документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документоведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И. Гуковский, С.М. Каштанов, Б.Г. Литвак, О.М. Медушевская, В.В. Фарсобин и др.) фактически размещают документоведение внутри дипломатики - вспомогательной исторической дисциплины, изучающей документы правового порядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Причём и те, и другие в большинстве своём фактически ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством.

Однако, несмотря на тесную связь документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые наблюдаются:

- в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме  письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);

- в целях исследования (источниковедение изучает документ  с целью выработки методов  извлечения необходимой информации);

- в хронологии (источниковедение  изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение – также в оперативной и в перспективной среде).

Последнее отличие вообще не позволяет, на наш взгляд, относить документоведение к числу исторических дисциплин, как это делают многие авторы, поскольку историческая наука ограничена изучением лишь прошлого человеческого общества.

Следует также заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно  исторической науки и рассматривать как интегрирующую дисциплину в системе гуманитарных наук, как элемент исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного знания. В результате такого подхода закономерно возникает комплексная проблема феномена документа и, как следствие, задача развития новой дисциплины – феноменологии документа.

По целям и объекту  изучения документоведение тесно связано  с архивоведением. Их объединяют общая  задача - формирование эффективной  информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение  – со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий, прежде всего, в современной социальной среде.

Документоведение оказывает  непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов  по хранению и использованию документных  богатств.

Немало общего можно  обнаружить также между документоведением  и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования – документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как  общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между документоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются, прежде всего, в том, что книга - объект книговедения - предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.

Документоведение взаимосвязано  с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, организации и технологии документационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приёмы, способы преднамеренного искажения документированной информации и т.п. с целью раскрытия и расследования служебных подлогов.

Нельзя не сказать  и о связи документоведения с  экономическими науками. Оптимизация  деятельности служб документационного  обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В.С. Мингалёвым даже сформулирован “наиболее общий закон документоведения”, суть которого заключается в “соответствии содержания документации функциям управления”. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой  научной дисциплины – информационного менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В. Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, прежде всего, с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками  об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых  своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук:

- системный метод; 

- метод моделирования; 

- функциональный метод; 

- анализ;

- синтез;

- сравнение; 

- классификация; 

- обобщение; 

- восхождение от абстрактного к конкретному и др.

Некоторые из перечисленных  методов, в свою очередь, также могут  классифицироваться. В частности, моделирование  подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физическое). Причём большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.