Создание общего бланка и бланка для писем организации

Создание общего бланка и бланка для писем организации.

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Бланк документа – это стандартный  лист бумаги с нанесенными на нем  постоянными реквизитами, содержащими  необходимую информацию об организации – авторе документа и местом, отведенным для переменных реквизитов.

Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или на бумаге светлых  тонов достаточной плотности.

Вариант бланка с угловым расположением  постоянных реквизитов считается более  выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для  оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое  расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку  гриф утверждения тоже располагается  в правом верхнем углу.

Бланки  обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизводят с  помощью средств вычислительной техники непосредственно при  изготовлении конкретного документа за исключением гербовых бланков, которые изготавливаются типографским способом.

На  бланках кроме постоянных реквизитов при изготовлении их типографским способом могут наноситься ограничительные  отметки («уголки», отрезки прямой линии, «крестики») для обозначения мест расположения отдельных реквизитов.

Задачи  работы:

1. выявить перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа;
2. описать правильное оформление этих бланков.
1. Общие требования к бланкам

 

Существует  ряд требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;

б) по характеристикам отображения  текста, нанесенного на бумажную основу;

в) по размещению полей и ограничительных  отметок.

Рассмотрим  перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует  применять плотную бумагу светлых  тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а ее белизна не менее 90%.

Бумага  для бланков должна быть достаточной  прочности, малодеформирующейся при  случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности  мелких бумажных частичек, отдельных  волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).

Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь  поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером с  левого – 30 мм, верхнего и нижнего краев листа не менее 20 мм, а с правого – не менее 8 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие  виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки  структурного подразделения или  должностного лица проектируют в  том случае, если руководитель подразделения  или должностное лицо имеет право  подписи документов.

Разработка  особого бланка для писем связана  с тем, что в письмах, в отличие  от других документов, указываются  адресные данные организаций – авторов документа (реквизиты 8,9,13).

Бланки  конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение не менее 200 экземпляров в год документов данного вида.

Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает реквизиты  1,2,5,6,7,10,14.

Бланк письма включает реквизиты: 1,2,5,6,7,8,9.

 

 

 

 

 

2. Перечень реквизитов общего бланка, бланка письма и бланка конкретного вида документа 

 

Бланк письма должен содержать  следующие реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);
• наименование вышестоящей организации;
• наименование Организации;
• почтовый адрес Организации;
• коммуникационные данные Организации (номера телефакса, электронной почты, код автоматической междугородной  телефонной связи и т.д.).

Кроме этого на бланк письма должны быть нанесены ограничительные отметки  для следующих реквизитов:

• код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);
• дата;
• индекс документа;
• ссылка на индекс и дату входящего документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• предупредительный знак.

Общий бланк должен содержать  следующие реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• место составления или издания документа.

Кроме этого на общий бланк должны быть нанесены ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);
• дата;
• индекс документа;
• название вида документа;
• заголовок к тексту;
• предупредительный знак.

Бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Каждый  из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

 

1. Бондарева Т.Н. и др. «Документы и делопроизводство» Справ. Пособие, М.: Высш. Шк., 1989.
2. Лихачев М.Т. и др. «Документы и делороизводство» Справ. Пособие, М.: Экономика, 1991.
3. Михальченко А.М., Давыдова Э.М. «Пособие по делопроизводству» - МН.: «Полымя», 1993.