Составление письма

Письменная речь – это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с помощью письменного текста. Письменный текст в данном случае является представителем автора как участника общения.

К текстам служебных документов следует  предъявлять строгие требования – они должны быть четкими, точными, логичными и соответствовать нормам официально-делового стиля.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, текст  может быть простым или сложным  по содержанию. В простом тексте рассматривается один вопрос, в сложном – несколько. Простые тексты более удобны в обработке в процессе документооборота и очевиднее в исполнении. Сложные тексты (отчеты, обзоры, доклады и т. п.), как правило, имеют большой объем, поэтому их целесообразно приводить к простому варианту за счет членения на параграфы, пункты и подпункты.

Тексты  делового письма должны быть максимально унифицированы.

В общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых  текстов.

В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует располагать постоянную информацию перед переменной.

Типовой текст – это образец, на основе которого строится текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.

Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свободный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; «плетеную» – обычно публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, наличия творческой одаренности и мастерства.

Деловое письмо —  документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между  двумя корреспондентами, которые  могут быть как юридическими, так  и физическими лицами.

Руководителю или  специалисту управления по роду своей  деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам  относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания  и благодарности, письма — приглашения  на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п. Общие требованиянаписания деловых писем таковы:

• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

• желательно, чтобы  бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным  адресом, телефоном, факсом, электронным  адресом и банковскими реквизитами;

• служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме  первой, нумеруются арабскими цифрами;

• ширина поля с  левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

• текст печатается через полтора — два интервала;

• желательно избегать переноса слов;

• в правом верхнем  углу под адресом организации-отправителя  ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года);

• наименование организации  или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется  на левой стороне листа;

• ниже, с края строки или в центре листа пишется  вежливое обращение; например « Уважаемый  Иван Иванович»;

• после обращения  требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую  фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

• заканчивается  письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;