Состав реквизитов организационно-распорядительной документации

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ………………………………………………………………..	3
1. Юридическая сила документа……………..……………..………..	4
2.  Реквизиты,сущность реквизитов……………………………….	7
3. Состав реквизитов организационно-распорядительной документации…………………………………………………………….       Заключение ……………………………………………………………..	8   11
Список использованной литературы …………………………………	12

 

ВВЕДЕНИЕ

    Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности",обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" ,т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. 
    Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято),уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу".     Латинское documentum - доказательство, свидетельство .Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.  
    Актуальность изучения делопроизводства на сегодняшний день неоспорима.  

 

 

 

1. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

 
     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

    Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

    1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

    2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

    Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и  установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

    Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

    Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

    Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

    Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

    Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

    Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются:

    Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

     Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

    Юридическая сила копий:

    1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

    2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
2. РЕКВИЗИТЫ,СУЩНОСТЬ РЕКВИЗИТА

 

    Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

    В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

    Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

    Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

    Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

    Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

 

    В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно

     ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный герб  РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об  организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер  документа;

11- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12- место составления или  издания документа;

13- гриф ограничения доступа  к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии  приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении  копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28- отметка о поступлении  документа в организацию;

29- отметка для автоматического  поиска документа.

     Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:

01,02,03,04,05,06,07,08, а также  отметки для расположения реквизитов

09,10,11,12,14,17,18,19.

     При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты:

09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

 

 

 

    

 

      Перечень документов, подлежащих утверждению.           

      Утверждению подлежат:

- акты

- договоры

- задания

- инструкции, правила

- нормативы

- отчеты

- перечни

- планы

- положения

- расценки на производство  работ

- сметы

- стандарты

- структура и штатная  численность

- тарифные ставки

- уставы

- формы

- штатные расписания и  изменения к ним.

     

     Перечень документов на которых ставится гербовая печать.    

      Гербовая печать ставится на следующих документах:

- акты

- доверенности

- договоры

- заявления

- заключения и отзывы  организаций на десиртации и  авторефераты, направляемые

в высшую аттестационную комиссию

- исполнительные листы

- командировочные удостоверения

- нормы расхода на драгоценные  металлы

- образцы оттисков, печатей  и подписей работников, имеющих  право совершения

финансово-хозяйственных  операций

- представления и ходатайство

- письма гарантийные

- поручения

- протоколы

- реестры

- смета расходов

- спецификации

- титульные списки

- уставы

- штатные расписания.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении хотелось бы сказать  что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую  силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Делопроизводство. Кузнецова Т.В
2. Документоведение . Кушнаренко Н.Н
3. Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение» Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.
4. Современное делопроизводство Кирсанова М.В