Специфика конфиденциального делопроизводства

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНЯ И ЭКОНОМИКИ

ИНСТИТУТ ГУМАНИТАРНЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ НАУК

КАФЕДРА ФИЛОСОФИИ, СОЦИОЛОГИИ И ПСИХОЛОГИИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА  
по дисциплине: Конфиденциальное делопроизводство

на тему: « Специфика конфиденциального делопроизводства»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка группы № 9731/4-3  
Аксарина Полина Юрьевна

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2015г.

 

Содержание

 

 

Список используемой литературы

 

Введение

 

Конфиденциальный (от латинского confidential - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствие с законодательством РФ1.

В достаточном бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, все чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленным как правило, в большинстве случаев, организации и предприятии используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют ни каких специальных степеней безопасности, как электронный и другие виды носителей, поэтому вся ответственности за сохранности бумажных документов ложиться на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности. В наше время происходят разглашение информации содержащийся в таких документах созданных во времена СССР, которые получили большую популярность у исследователей. Проблема поставленной темы заключается в том, что зачастую сотрудники халатно относятся к документам, которые несут важную информацию.

Проводя исследования по данной теме необходимо выяснить предмет и объект исследования. Предметом исследования будет являться непосредственно специфика работы с конфиденциальными документами и объектом изучения - сами документы, называемыми документами ограниченного доступа.

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, создаваемые для фиксации фактов, событий, распоряжений. Документы по степени доступности делятся на открытый и конфиденциальный. Оба вида документов имеют существенные отличия и вместе в системе делопроизводства находиться не могут. Движение документов или документооборот также подразделяется на открытый и конфиденциальный. Конфиденциальный документооборот не должен пересекаться с открытым, в целях сохранности конфиденциальной информации.

Система делопроизводства постоянно усложняется и современное делопроизводство представляет собой организацию, состоящею из множества структурных подразделений и их сотрудников. Обязанности каждого сотрудника четко регламентированы и находятся в рамках подразделения, в котором он задействован. В связи с этим усложняется задача защиты конфиденциальной информации, конфиденциальное делопроизводство имеет ни менее сложную организацию по сравнению с открытым делопроизводством.

Наиболее существенным, что отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов от документов открытых и что лежит в основе процесса защиты этих документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.

Цель данной работы: выявить особенности конфиденциального делопроизводства с использованием прикладных компьютерных программ.

Задачи:

1. Изучить правовой аспект работы с конфиденциальными документами.
2. Проанализировать применение прикладных компьютерных программ к конфиденциальному делопроизводству.

Практическая ценность применительно к документированию означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей. В работе использовались нормативные акты и литература по конфиденциальному делопроизводству.

 

Раздел 1. Правовой аспект работы с конфиденциальными документами

1.1 Организация  конфиденциального делопроизводства

 

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам2.

Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделений служебных помещений, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами3.

В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирование сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственников информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

 

1.2 Документирование  конфиденциальных сведений

 

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

- получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

- установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

- оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

- составление вариантов и черновика текстов документа;

- получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

- учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

- изготовление проекта конфиденциального документа;

-издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Перед решением вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

 

 

 

 

1.3 Гриф  конфиденциальности документа

 

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению будущих документов, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющих обеспечить относительно надежную безопасность секретов фирмы.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требование партнеров, условий контрактов, а также перечень ценный и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляют собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе или сопроводительном письме к нему. Грифы ставятся на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержаться хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый уровень - грифы "Конфиденциально", "Конфиденциальная информация".

Второй уровень, достаточно редкий - грифы "Строго конфиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Конфиденциально. Особый контроль". Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставиться гриф "Для служебного пользования", "Служебная информация" или "Не для печати".

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: "Собственная информация фирмы", "Информация особого внимания", "Копии не снимать", "Хранить в сейфе" и др.

Изменения или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем ценностей. Основаниями для этих действий являются: соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; и стечением установленного срока действия грифа; наличия события, при котором гриф должен быть изменен или снят; установления факта неправильности присвоения грифа к документу.

Процедуры изменения и снятия грифа конфиденциальности с документов фирмы должны быть четко регламентированы.

При изменении или снятия грифа руководитель делает отметку на самом документе и в сопроводительном письме путем зачеркивания грифа или написания нового указания основания для выполнения этого действия и проставления подписи и даты. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства фирмы.

 

1.4 Носители  конфиденциальной информации

 

Следующим принципиально важным вопросом, решаемым за благовременное руководство фирмы до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительного учета носителя, на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение этапа учета носителя конфиденциальной информации состоит в том, что бы обеспечить безопасность информации, контроль за её сохранностью не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалов, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалов. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:

1. Для традиционных текстовых документов - блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющие функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; Рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографические формы и бланки документов;
2. Для чертежно-графических документов - пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;
3. Для машиночитаемых документов - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.;
4. Для аудио- и видеодокументов - маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;
5. Для фотодокументов - маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.

Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации можно назвать следующие:

           1.Закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа.

           2.Присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия.