Сравнительная характеристика приказного, коллежского и исполнительского этапов развития делопроизводства в России

Период

Название

этапа

Авторство документов

Нормативно-правовая база

Виды документов и материалы для документирования

Система делопроизводства

Системность

XVI-XVII в.

Приказное делопроизводство

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с  документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших)

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что  его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.

Первый документ, регламентирующий порядок системы приписи, это Судебник 1550 г

1. От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы.
2. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам.
3. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки».
4. В приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги.
5. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

«Столбцовая» (иногда текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец».) узаконена Судебником 1550г. позднее появилась «книжная» форма делопроизводства

1. РЕГИСТРАЦИЯ

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные  документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати

2. КОНТРОЛЬ

отсутствовал

3. ХРАНЕНИЕ

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

XIII в.

Коллежское Делопроизводства

На смену приказов приходят коллеги, функционирующие по принципу коллегиальности.

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного секретаря. Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра.

Конторы создавались для ведения  «счетных дел».

Возглавлял контору камерир, в  его подчинении находились камор-шрейберы.

В коллегиях также предусматривались  должности вахмистра, фискала.

Законодательными актами закреплялся  как факт создания учреждений, занимающихся делопроизводством, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности  чиновников, организация делопроизводства.

Основной документ – Генеральный регламент, в котором помимо всего прочего была прописана организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения.

1. От царя и Сената в коллегии и из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы в форме указов.
2. Подчиненные учреждения и должностные лица посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат, местные учреждения, коллегии) рапорты и доношения.
3. 3. В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол
4. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, затем их стали называть «прошения челобитчиковы». В последней четверти XVTII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование «прошение».
5. Для переписки между военными в XVIII в. характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. 6.Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.
7. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах.
8. Для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.
9. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
10. Для бухгалтерского чета вели баланс —особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату, главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции.
11. Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.
12. В XVIII в. складывается система документации по личному составу. Введены формулярные (послужные) списки — документ, дающий полное представление о находящемся на государственной службе.

листовая.

Из текста выделяются реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), дата получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий). Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе.

1. РЕГИСТРАЦИЯ

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Была введена обязательная регистрация  документов, которые регистрировались в журналах, названных: «повседневная  записка», «росписи», «регистратура» —  книги А.В.С.Д.

2. КОНТРОЛЬ

Генеральный регламент частично прописывал систему контроля, но  она только начинала складываться

3. ХРАНЕНИЕ

Генеральный регламент ввел понятие  об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории:

• текущие, создаваемые при канцеляриях;
• ведомственные (архивы коллегий);
• государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.

Документы хранились в текущем  архиве три года и помещались в  обложку, на которой указывалось  краткое содержание дела, даты его  начала и окончания. На все документы  дела составлялась внутренняя опись.

XIX-начало XX в

Исполнительное  делопроизводство

Спектр субъектов делопроизводства был очень широк.

Организация работы с документами осуществлялась директором департамента, министром и начальниками отделов, и была названа в «Общем учреждении» «образ производства дел», и включала пять составных частей:

В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов.

Вопросы бухгалтерского учета закреплены в 1848 г. в «Общем счетном уставе», документирование прохождения государственной службы в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, гектографов, вывело на новый уровень культуру документирования, наиболее четко направления и способы совершенствования делопроизводства отражены в «Положении и письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

1. Министр получал:

• от императора указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления;

• от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял — представления;
• от Сената — сенатские указы, а в Сенат направлял — представления, рапорты, доношения;
• от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял — записки и представления.

2. Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.

3. Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.
4. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.
5. Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания.
6. Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств — в форме отношения.
7. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

управленческая

1. РЕГИСТРАЦИЯ

К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. 

Документы в XIX в. обязательно имеют  подпись и скрепу, в которых  указывают наименование должностей. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов XIX в. их стали изготовлять  типографским способом.

2. КОНТРОЛЬ

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств  заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах» отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались  копии ("отпуски»), которые сдавались  в архив министерства, где на них  составлялись описи.

«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы организации  деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла  отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).

3. ХРАНЕНИЕ

Со всех исходящих документов снимались  копии ("отпуски»), которые сдавались  в архив министерства, где на них  составлялись описи.