Средства хранения и транспортирования документов

10

 

 

 

 

 

 

 

 

СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ И

 ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2008

Введение

   Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных  процессов имеют операции по хранению документов. Это  связано  с  тем,  что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем  либо  остаются  на длительное  архивное  хранение,  либо  хранятся  краткие   сроки   а   затем выделяются к уничтожению.

   Вообще, полный  цикл взаимодействия  человека  с  документарной  средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое в  настоящее  время  как  особыми  способами удостоверения;
• фиксация информации на различных носителях;
• оперативное  исполнение  документов  в  текущей  деятельности  граждан  и организаций;
• хранение документов и сведений о  них  с  целью  последующего,  возможно, неоднократного использования.

   Значение и   ценность  образующихся  в   деятельности  организаций  документов  различны. Некоторые документы необходимы  только  для  оперативной  работы  с ними в течение ограниченного времени,  другие,  отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную  жизнь страны,  имеют историческое значение  и как памятники истории и культуры  должны  быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

   Таким образом,  моей целью  является  изучение  средств хранения документов.

   Цель работы  предопределяет ее задачи:

1. Изучить способы  и традиционные средства оперативного  хранения документов;

2. Рассмотреть современные  средства оперативного хранения  документов.

Глава 1. Средства хранения документов

  При наличии  больших объемов документов вопрос  о рациональном способе их  хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе  хранения документов являются:

• удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
• удобство и простота поиска документов;
• минимальный размер занимаемой площади;
• невысокая стоимость.

   Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.

   Документы нуждаются  в оперативном или  долговременном  хранении  информации.

   Средства  для   долговременного  хранения   документов   имеют   определенное сходство со средствами архивного  хранения  документов  (если  речь  идет  о техническом оснащении архива организации как  самостоятельного  структурного подразделения).

   Для  средств   оперативного  хранения  документов   характерны   такие особенности,  как  обеспечение  максимального  удобства   пользования   ими, оптимальных режимов  хранения  размещенных  в  них  документов  относительно небольшого габарита и массы.

   Большая  часть  документов,  находящихся  на  оперативном   хранении, выполнена на бумажной основе. В  основном  они  хранятся  на  рабочем  месте работников управленческого труда или в  непосредственной  близости  от  них.

   Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в  определенном порядке применяется несколько видов технических средств:  лотки,  кассеты, картотеки настольные и другие. Лотки и  кассеты  позволяют  хранить  на  поверхности  рабочих  столов отдельные документы и их  комплексы  (дела).  Наиболее  эффектны  поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на  общей стойке,  прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной  плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200  листов  бумаги  формата  А4.  Применяются также коробки для хранения документов  из  ударопрочных  пластмасс,  которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих  местах предусматривается реконструкция тумб  письменных  столов,  ящики  в  которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального  хранения  папок с документами.

   Наиболее    эффективны    для     делопроизводственных     операций механизированные  (автоматизированные)  картотеки.  Они  представляют  собой хранилища  карточек  (документов)  с  механической  (автоматической)  подачей документов  к  рабочей  зоне  или  на  стол  оператора  по  его   запросу.

   Целесообразность применения таких картотек определяется объемами  хранящихся документов и частотой обращения к ним.

 

   Хранение  документов  на   ВЦ   осуществляется   в   соответствии   с методическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных  носителях (РД 50-524-84). Речь  идет  о  хранении  перфокарт,  перфолент, магнитных  материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов  на ВЦ  в  оперативном  режиме  реализует  специальная  служба   хранения.   Она принимает, учитывает  и  хранит  машинограммы:  создает  поисковые  системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает  ее  пользователям,  передает на архивное хранение.

   На каждый носитель заводится учетная карточка,  куда  вносится  данные по  его  эксплуатации  и  следующие  основные  показатели:  код   по   ОХДХ; регистрационный номер; краткое содержание;  дата  создания  документа;  срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие. Информативно-поисковый   аппарат   составляют   журналы,   картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

   Выдача машиночитаемых документов для использования  осуществляется  по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Средства транспортирования документов.

 

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации  может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая  почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

   Таким образом, в заключении  данной  работы  можно  сделать  следующие выводы:

   Во-первых, экспертиза ценности документов является  тем  инструментом, который определяет как  срок,  так  и  средства  хранения  документов.  Если документы нуждаются  в  длительном  хранении,  то  используют  средства  для долговременного хранения документов, а  при  небольшом  сроке  целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

   Во-вторых,  целесообразность   использования   традиционных   средств оперативного хранения документов  должны  определяться  объемами  хранящихся документов и частотой обращения к  ним на  основе  заключений  экспертизы ценности документов.

   В качестве  предложения  по  рационализации  документооборота  следует отметить  как  необходимость,  повсеместное  внедрение  ЭВМ  для   повышения эффективности  работы  документационной  службы предприятия   в   целом   и оперативности средств оперативного хранения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Источники и  литература:

 

   1. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы  на основе ГОСТов РФ).- М.: Бизнес-школа «Интел-синтез», 1994. –192с.

2. Саямов Э.А. Средства воспроизведения отображения информации: Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1990. – 206 с.

   3. Документы и делопроизводство:  Справ. пособие/ Г.В.Кузнецова,           М.Т. Лихачев и др. – М.: Экономика, 1991. – 271с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление:

 

Введение                                                                                                       3

 

Глава 1. Средства хранения документов                                                   4

 

Глава 2. Средства транспортирования документов                                  7                                      

 

Заключение                                                                                                   9

 

Источники и литература                                                                              10