Табель форм документов —
это перечень документов, необходимых
для управленческой деятельности конкретной
организации, содержащий характеристику
каждого документа, его юридического
статуса и этапов документирования.
В табель включаются только документы,
создание которых необходимо, правомерно
и периодически повторяется.
В текущей деятельности
организации табель форм документов
выполняет функцию справочника,
позволяющего осуществлять оперативный
поиск необходимых форм документов
с указанием всех или основных
этапов подготовки и оформления документа.
Применение табеля
позволяет: исключить возможность
неоправданного создания новых
форм; установить единую классификацию
документов организации в соответствии
с управленческими функциями
и задачами; учесть количество видов
и форм документов.
Наряду с разработкой
табеля форм документов организации
целесообразно разработать Альбом
форм документов, содержащий формы
документов, включенные в табель,
и закрепляющий результаты проведенной
унификации состава и форм документов
организации.
Поддержание табеля
и альбома форм в рабочем
состоянии осуществляет делопроизводственная
служба. Приведем примерную форму табеля
(рис. 8.1).
Документы могут быть
систематизированы в табеле по
структурным подразделениям организации
или по функциям и задачам
управления (система управления, руководство,
планирование, учет и т. п.).
В графе «Примечание»
табеля может помещаться дополнительная
информация о форме документа,
например, о порядке подписания,
согласования или утверждения
документа
Должность секретаря на уровне
руководителя предприятия появилось
в России в 1840 г. С самого начала работа
секретаря наряду с рутинными
обязанностями носила характер личного
помощника первых руководителей.
В период административно-хозяйственного
управления народным хозяйством
работа секретаря во многом
стала сводиться к выполнению
технических функций: прием и
регистрация корреспонденции, отправка
исполненной документации, сдача
в архив документов, контроль
исполнения указаний руководителя.
В новых социально-экономических
условиях роль секретаря резко
возросла, его функции кардинально
изменились.
Кроме традиционного
знания делопроизводства и общей
грамотности, потребовались знания
иностранного языка (желательно
двух), умение работать на компьютере,
хорошо ориентироваться в основах
законодательства об организации
делопроизводства, трудового законодательства,
управления бизнесом. В состав
функций секретаря вошли не
только обязанности по качественному
документному обслуживанию руководителя,
но и оказание ему помощи
в выполнении административных
задач при проведении таких
мероприятий, как переговоры, совещания,
подготовка текста докладов, презентации,
прием посетителей и т. п.
Учитывая новый статус, должность
секретаря получила название
— секретарь-референт.
Особым спросом на
рынке труда профессия секретаря-референта
стала пользоваться в условиях
становления разнообразных форм
малого и среднего бизнеса.
Сердцевиной управления малым
предприятием, как известно, является
не жесткая регламентация обязанностей
сотрудников, а работа на взаимном
доверии, инициативе, взаимопомощи
и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствии
формальных структур в условиях малого
бизнеса предельно упрощается система
принятия управленческих решений, возрастает
степень личного участия каждого работника
в деятельности фирмы. Глава небольшой
организации нередко сам занимается бухгалтерским
учетом, анализом коммерческой деятельности,
финансами, кадрами и т. д. Именно в такой
ситуации секретарь-референт стал незаменимым
помощником своего руководителя.
Должностные обязанности
секретаря-референта конкретизированы
в должностной инструкции.