Терминология документирования управленческой информацией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_________________________________

См.: 4.Ершова Т.В. Российский опыт интеграции в информационное общество//Вестник РОИВТ, 2004 г.;

5.Зотова Е.Г. основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - М.: РГОТУПС, 2006. - 168 с.

3. Нормирование  терминосистемы документационного обеспечения управления

                В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем новые стороны или грани, такая многозначность (полисемия) термина допустима; если же, напротив, она вызвана не развитием представлений о предмете, а связана с незнанием значения употребляемого термина и непониманием сути понятия, такая полисемия воспринимается как крайне нежелательная, так как приводит к размыванию понятия и искажению значения обозначающего его термина. Наряду с многозначностью термина может возникать и синонимия терминов - обозначение одного и того же понятия несколькими терминами. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно-ориентирующих, - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. Все эти недостатки обычно приводят к тому, что одни и те же термины, специалисты понимают по-разному. В результате искажается сущность понятий, создаются ложные представления, возникают сложности в обмене знаниями, навыками, опытом и - в конечном счете - практические ошибки. Вот почему для любой области знаний и профессиональной деятельности одна из важнейших задач - стабильность терминоупотребления. 
Эта важная функция нормализации терминологии на практике решается с помощью терминологических словарей и стандартов, устанавливающих строго однозначную систему понятий и терминов и способствующих упорядочению терминологии, обеспечению ее стабильности. 
Нормирование терминосистемы направлено на достижение единства терминоупотребления в каждой конкретной области. При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту. 
               В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Новая редакция этого стандарта, подготовленная для утверждения Госстандартом России, содержит около 150 терминов из области делопроизводства и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности. 
Представленные в стандарте термины в соответствии со спецификой терминосистемы распределены по нескольким разделам, первым из них является раздел «Общие понятия», затем следуют разделы «Делопроизводство» и «Архивное дело», внутри которых термины распределены по подразделам, соответствующим отдельным направлениям деятельности документационного обеспечения управления и архивного дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________________________

См.: 6. Система государственного и муниципального управления: Уч./ под ред. Г.В. Атаманчука. - М.: Издательство РАГС 2005 - 488с.

 

Заключение

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ). Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) - управлением делами, для исполнительных органов власти - общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта и 2-3 делопроизводителей.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами. Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе (канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.

Документооборот - это движение документов в организации и за ее пределами с момента подписания до уничтожения или помещения в архив, где документ находится в состоянии покоя и не участвует справочно-информационной системе. Основными принципами организации документооборота являются следующие:

- прохождение документов должно  быть оперативным. Чтобы сократить  время их пребывания в сфере  делопроизводства, следует различные  операции по обработке документов  выполнять параллельно;

- каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота - прямоточное направление в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами), каждой группе документов присущи свои делопроизводственные операции. Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется  количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая  разновидностью документов, авторством  и другими классификационными  признаками;

- режим потока, который определяется  периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Для оптимизации маршрутов движения различных катего-рий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________________________

См.: 2. www.document-ved.ru

 

Список использованной литературы.

1. В.Ф. Янковая, журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №9, 2011;
2. www.document-ved.ru
3. А. Атоян Информационная культура в условиях информатизации общества. - М.: ИЦ Владос, 2001. - 390 с.;
4. Ершова Т.В. Российский опыт интеграции в информационное общество//Вестник РОИВТ, 2004 г.;
5. Зотова Е.Г. основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - М.: РГОТУПС, 2006. - 168 с.;
6. Система государственного и муниципального управления: Уч./ под ред. Г.В. Атаманчука. - М.: Издательство РАГС 2005 - 488с.