Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

 

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может  быть синонимично другому только в отдельном отношении. Например, характерное для деловых текстов  слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. В  то же время оно не имеет присущего  слову «требование» значения: норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать (требования к  качеству продукции, требования к поступающим  на работу). Нельзя сказать: запрос к  качеству продукции. Слово запрос не синонимично слову требование, хотя некоторые компоненты их смысла совпадают. Например, в сопроводительном письме пишут: Высылаем ответ на Ваш запрос от..., а не на Ваше требование ....

 

Сокращенные слова

 

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может  затруднить процесс изучения документа. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура недопустима  в деловом письменном общении.

 

По происхождению аббревиатуры могут быть лексическими (кожимит  — имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто  аббревиатуры настолько прочно входят в язык, что употребляются как  самостоятельные слова, например: комсомол.

 

Остановимся на правилах аббревиации, которые не встречают возражения ни со стороны лингвистов, ни со стороны  практических работников из сферы делопроизводства:

 

1. Сокращение не должно  совпадать по форме с существующим  словом, перекрещиваться с известной  моделью словосочетания или совпадать  с другим сокращением. Например: «Рим» — рентгеновский иллюминационный  материал.

 

2. Сокращение должно быть  обратимым, т. е. таким, чтобы  его можно было всегда развернуть  в полное наименование, эквивалентом  которого оно является. Однако  это правило не распространяется  на сокращения, которые уже стали  самостоятельными словами, типа  лавсан, прораб, загс.

 

3. Сокращения должны соответствовать  нормам русского произношения  и правописания.

 

В современной орфографии действуют в основном три способа  образования аббревиатур:

 

ü   по первым буквам слов, входящих в сокращение (ВИНИТИ —  Всесоюзный институт научной и технической  информации);

 

ü   по начальным слогам слов, входящих в сокращение (главбух);

 

ü   соединением одного или двух начальных слогов первого  слова с полным вторым словом (жилплощадь, хозрасчет).

 

Стремление к чрезмерному  сокращению слов также может вести  к языковым помехам. Например, кому не известны такие резолюции на служебных  документах: доведения д/исполнения, где д — сокращение предлога для, дающее экономию всего в один знак.

 

Типы аббревиатур:

 

ü   инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных  букв слов, обозначающих понятие; они, в свою очередь, подразделяются на:

 

~ буквенные (при чтении  произносятся буквы): МЧС, ЖСК,  АКБ, СП, МП, КБ;

 

~ звуковые (при чтении  произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО,  РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС  ОТИС, ВОСВОД, вуз;

 

~ буквенно-звуковые (при чтении  часть слова произносится по  буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО,  ЦТСА, НИОПИК;

 

ü   слоговые сокращения — образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосин-тур, техред, главбух, завгар;

 

ü   частично сокращенные  слова - образованные из части или  частей слов и полного слова: Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

 

усечения: зам., зав., спец., пред.;

 

ü   телескопические  сокращения - образованные из начала и  конца составляющих слов: рация (ра[ди-остан]ция), бионика (био[логия и электро]ника);

 

смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

 

Типы графических сокращений:

 

ü   точечные: стр.- страница, др. - другие, т. п. - тому подобные, см. —  смотри, эт. - этаж, ул. — улица и  др.;

 

ü   дефисные: г-н - господин, гр-н — гражданин;

 

ü   косолинейные: п/о  — почтовое отделение, б/г — без  года и др.;

 

ü   нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);

 

ü   комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др.

 

Слоговые и частично сокращенные  аббревиатуры пишутся с большой  буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Минздравмедпром, Моспроект, Мос-трансагентство и др.

 

Родовые наименования пишутся  со строчной буквы: госархив, вуз и  др.

 

Инициальные аббревиатуры независимо оттого, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.

 

Звуковые аббревиатуры пишутся  прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.

 

Первая часть аббревиатур  смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных  слов, пишется заглавными буквами, вторая часть — строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а аббревиатуры, образованные из усеченных  слов (или полного слова) и из начальных  букв, пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя  собственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное  слово, все буквы первой части  строчные, а буквы второй части  — заглавные: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

 

При употреблении графических  сокращений следует помнить, что  они не должны оканчиваться на гласную.

 

Допускается употреблять  только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных  стандартах и словарях.

 

Графические сокращения во множественном  числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

 

Не допускается перегружать  текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько  графических сокращений в коротком тексте.

 

При включении в текст  документа сокращения следует тщательно  проанализировать: удобно ли такое  сокращение для произнесения, запоминания;

 

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением  для обозначения другого понятия  в той же области или с названием  фирмы, организации, торговым наименованием  и др.

 

Устаревшая лексика.

 

Стилистические помехи возникают  часто при злоупотреблении так  называемым канцелярским языком. Деловые  письма нередко содержат «осколки»  языковых штампов, почерпнутых из пыльных  бумаг столетней давности. Среди  устаревшей лексики выделяются две  категории слов: архаизмы и историзмы.

 

Историзмы - это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением  обозначавшихся ими понятий.

 

Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами  и оборотами:

 

 

 

Архаизмы - это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные  из употребления синонимичными словами.

 

При сем препровождаю —  так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных расписаниях», то можно было бы предположить, что  письмо взято из канцелярии Петра I.

 

В старину официальные  бумаги начинались так: Сим письмом  извещаем... . Затем последовала смена  местоимений и писать стали: Этим письмом... . Развитие падежных конструкций  привело к многообразию начал  делового письма: В этом письме... ; При  этом направляю Вам....

 

Указание на данное письмо с течением времени приняло формы  не совсем понятных и совершенно излишних идиом: В настоящем подтверждаем, что... .

 

Такое начало письма затрудняет процесс его изучения.

 

К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение  в деловой переписке, следует  отнести: каковой вместо который; вышепоименованный  вместо указанный выше; на предмет  вместо для; настоящим предлагается вместо для; отношение вместо письмо; приобщить к делу вместо в дело; при сем вместо при этом.

 

Как избежать стилистических ошибок? Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию  — предложение или несколько  предложений в едином целом, если он будет располагать набором  готовых, уже проверенных долголетней  практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с  которыми можно было бы сформулировать свою мысль.

 

Сложились устойчивые модели для выражения стандартных аспектов содержания.

 

Так начинаются письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извещения  и другие одноаспектные письма информационного  характера. Такое начало писем можно  Назвать глагольным. Ключевым словом в этих письмах являются глаголы  от первого лица единственного или  множественного числа.

 

Устоялись модели выражений, объясняющих мотивы совершения того или иного действия:

 

В порядке оказания технической  помощи... В связи с тяжелым  положением... Ввиду срочности заказа...

 

В связи с проведением  совместных работ по... В соответствии с предварительной договоренностью  и решением...

 

Например:

 

 

 

Однако любая модель выражения  не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые  шаги, уместно начать деловое письмо с выражения В соответствии с... . Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение: В связи с… .

 

Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом  стандартного делового письма.

 

Среди начинающих сотрудников  аппарата управления бытует мнение, что  якобы стиль служебных документов — столь специфичный стиль  литературного языка, что требуются  исключительные усилия для овладения  им.

 

В действительности же для  этого вполне достаточно той подготовки в знании русского языка, которую  дает наша средняя школа. И не следует  изощряться в стиле изложения, искать какие-то особые языковые приемы при  интерпретации стандартных данных. Пишите просто, лаконично, объективно, и тогда наши служебные документы  будут истинно деловыми. Именно эти  цели преследует унификация языка служебных  документов, проводимая в государственном  масштабе.

 

Ограниченная сочетаемость слов.

 

Специфическая особенность  деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, т. е. ограничение возможностей слова вступать в смысловые связи  с другими словами. В зависимости  от стиля речи различаются возможности  слова сочетаться с другими словами: самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или  разговорной речи, но в деловом  стиле они, как правило, ограничены, например:

 

 

 

 

Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого  в тесте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

 

Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно  активно используются конструкции  из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного  глагола вместо простой глагольной формы, например:

 

 

«оказать содействие», а  не «посодействовать»

 

«оказать помощь», а не «помочь»

 

«произвести уборку», а не «убрать»

 

«провести учет», а не «учесть»

 

«оказать поддержку», а  не «поддержать»

 

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

 

Это явление специалисты  называют «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола  не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого  действия («ремонт»), в то время как  один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

 

Построение предложений.

 

Особенность делового стиля  — преимущественное употребление простых  распространенных предложений, односоставных  или двусоставных, имеющих обособленные обороты, например:

 

«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской  собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи  с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению мэрии»

 

или:

 

«Располагая достоверной  информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с  акционированием и резким сокращением  штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих  органов».

 

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные  обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей  схеме:

 

Мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.