Управленческие документы и их общая характеристика

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный  профессионально-педагогический университет»

Институт экономики и  управления

 

 

 

Контрольная работа

 

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Тема: Управленческие документы  и их общая характеристика

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2013г.

Содержание 

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Общая характеристика управленческих документов……………………4
2. Управление и управленческая информация…………………………….7
3. Основные понятия управленческой документации…………………….8
4. Унификация и стандартизация управленческих документов…………13
5. Требование ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов…………14

Список используемой литературы……………………………………………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных  для использования в управлении) и справочной части, которая состоит  из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ это вид письменного (электронного) документа, в котором фиксируется  решение административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти.

Обобщая сказанное, можно определить «управленческий документ» следующим  образом.  
Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста и справочной части, которая состоит сведений и реквизита о заверке достоверности текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика  управленческих документов

Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ – материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки  зрения носителя информации, способа  фиксации и выполняемых документом функций.

Важнейшей функцией документа  является информационная. В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.

Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.

В управленческой деятельности различают следующие виды документов:

1) официальный документ;

2) подлинник;

3) копия;

4) личные документы;

5) документы личного происхождения.

Официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано  с размножением документов. Копии  можно разделить на выписки и  отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:

1) нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;

2) официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;

3) простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.

Особый вид копий –  дубликат. Дубликат – это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного  происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

В любой организации, в  процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют  ее управленческую деятельность следующие  документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.

 

 

 

 

 

2. Управление и управленческая информация

 

Информация является основой  управления. В системе управления все структуры и должностные  лица связаны между собой потоками информации, образуя единую коммуникационную сеть. В этой сети каждый орган управления представляет собой узел, в котором  пересекаются потоки информации от многих источников различающиеся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму.

В основе деятельности любого органа управления, будь то министерство, ведомство или небольшая контора, лежит процесс получения, обработки  информации, принятия решения, доведения  его до сведения исполнителей, организации  исполнения, контроля и подведения итогов. Таким образом, информация, зафиксированная на материальном носителе, является основным средством деятельности органов управления и в то же время  ее главным продуктом, выступая способом реализации связей между управляющей  и управляемой системами. От оперативности, устойчивости и оптимальности информационных потоков, питающих управленческий организм подобно кровеносной системе, во многом зависят каче­ство управления, эффективность всех его звеньев.

Усложнение и усиление взаимосвязанности проблем, стоящих  сегодня перед органами всех ветвей власти, ставят задачу повышения эффективности  деятельности организации на всех ее уровнях в прямую зависимость  от состояния информационного поля, информационного обеспечения управления. Дефицит объективной информации может привести к ошибочным решениям; особенно велика социальная опасность  принятых в таких условиях долговременных решений. Запаздывание или неполнота  информации могут стать причиной неверных или несвоевременных решений, которые могут вызвать даже социальные потрясения. Наоборот, излишняя информация порождает нерациональные перегрузки аппарата управления, приводя к увеличению трудовых и временных затрат, провоцируя усложнение структур, разрастание штатов, бюрократизацию процесса управления. Недостаточно обоснованные решения вызывают недоверие населения к властным структурам и власти в целом.

 

3. Основные понятия управленческой документации

 

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организационно-распорядительный документ — вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в  их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении  кадровой документации, фиксирующей  трудовые отношения работника с  предприятием и подтверждающей его  зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса  Российской Федерации.

Функции документа подразделяются на общие и специфические. К общим функциям относятся:

• информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве);

• социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);

• коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);

• культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).

Документирование управленческой информации — это создание служебных  документов, содержанием которых  является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами  о делопроизводстве.

Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.

Унифицированная система  документации — это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности. Унифицированные  системы документации необходимы для  сокращения объема документов, а также  снижения затрат на составление и  обработку документов.

Государственный классификатор  управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:

— организационно-распорядительной документации;

— первично-учетной документации;

— банковской документации;

— финансовой документации;

— отчетно-статистической документации;

— плановой документации;

— ресурсной документации;

— торговой документации;

— внешнеторговой документации;

— ценовой документации;

— документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

— документации по бытовому обслуживанию населения;

— бухгалтерско-учетной  документации;

— документации по Пенсионному  фонду;

— словарно-справочной документации.

Как видим из приведенного перечня, деятельность любого предприятия  отражается в различных системах документации. Наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.

Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п.