Учет и хранеие документов в архиве

СОДЕРЖАНИЕ 
 
Введение  
 
1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах 
 
2. Особо ценные документы Аф Рф. Создание страхового фонда  
 
3. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах 
 
3.1. Размещение документов в хранилищах. Топографирование 
 
3.2. Порядок выдачи дел из хранилища  
 
4. Проверка наличия и состояния документов в архивах Аф Рф 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы являются информационной основой  деятельности организации, поскольку  именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При  архивном хранении документов они в  той или иной мере подвергаются воздействию  различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств  материалов – старение. Массовым разрушением  документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности  и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная  ситуация наблюдается в других библиотеках  России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных  факторов и увеличить долговечность  документов. В различных странах  мира ведется интенсивный поиск  современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах  нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о  многогранной деятельности народа. Обеспечение  их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят  и соответствующие постановления  нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие  задачи:

1.  Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности 

документов архива

2.  Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3.  Показать различные режимы хранения документов

4.  Проанализировать топографирование и учет движения документов

5.  Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности

документов архива

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты  данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть  на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

А. Д. Тельчаров в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.  Статьи Алексеевой Е.В.«Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1.А.Д. Тельчаров

АРХИВОВЕДЕНИЕ

2. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.

3. Алексеева Е.В. Архивоведческие  аспекты в делопроизводстве: обеспечение  сохранности документов архива  и организация их хранения. Секретарское  дело. – 2003.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – С. 325

5. Архивное хранение электронных  документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

6. Е. М. Бурова, Е. В.  Алексеева, Л. П. Афанасьева  «Архивоведение(теория и методика)»

7.Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе. Отечественные архивы. – 1997. - № 4

8.Никанорова В.В. Организация  работы читального зала ЦАОДМ.  Отечественные архивы. – 1998. - №  3, 4.

9.Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития 1994 г., М., 2000

 10.  Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16