Хранение документов на предприятии

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами,  состав которых предусмотрен  положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности  документов;

3) создание научно-справочного  аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в  архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду  Российской Федерации, на постоянное  хранение в соответствии со  сроками и требованиями, установленными  Федеральной архивной службой  России и органами управления  архивным делом субъектов Российской  Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных  подразделений организации, являющихся  источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно  номенклатуре дел, архивных дел  от структурных подразделений  организации;

3) учет и обеспечение сохранности  принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального  состояния научно-справочного аппарата  к документам архива;

5) организация информационного  обслуживания руководителей и  структурных подразделений организации  в отношении содержания архивных  документов;

6) организация использования документов  по запросам структурных подразделений  организации и частных лиц,  ведение учета и анализа использования  таковых;

7) участие в проведении экспертизы  ценности документов, а также  обеспечение комплекса организационных  и методических мероприятий по  передаче документов на постоянное  хранение;

8) проверка правильности формирования  и оформления дел в структурных  подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры  дел организации и ее структурных  подразделений;

10) оказание методической и практической  помощи структурным подразделениям  организации по вопросам работы  с документами;

11) участие в разработке нормативных  и методических документов по  архивному делу и документационному  обеспечению управления внутри  организации;

12) участие в проведении мероприятий  по повышению квалификации работников  архива. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ  И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации  осуществляется по графику, который  составляется архивом, согласовывается  с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и  утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив  производится в присутствии работника  — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации  подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать  и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников  организации.

Например, правилами работы архивов  установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется  требованиями на выдачу дел сотрудникам  организации, актами о выдаче дел  во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное  пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного  хранения документов в организации  необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить  соответствующие проверки. 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации  осуществляют федеральные органы государственной  власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный  орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов  Российской Федерации, в том числе  уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации  в области архивного дела, в  пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации  и законодательством субъектов  Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в  ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации  могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и  граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Илюшенко, М.П.  Документоведение. Документ и системы документации [Текст] : учеб. пособие / Т.В. Кузнецова, Я.З. Лившиц, М.П. Илюшенко  - М. : МГИАИ, 2003. - 84 с.
2. Корнеев, И.К.  Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы [Текст] / И.К. Корнеев – М.: Проспект,  2005. – 197 с.
3. Кузнецов, С.Л.  Делопроизводство на компьютере [Текст] /  С.Л. Кузнецов – М.: ЗАО Бизнес-школа 'Интел-синтез', 2005. – 208 с.
4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство и техническая документация [Текст] / Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов - М.: Высшая школа, 2008. – 175 с.
5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии [Текст] /  М.В. Ларин – М.: Научная книга, 2004. – 137 с.