Цели, задачи и направления развития архивного дела

Цели, задачи и направления развития архивного  дела

Цели и задачи развития отечественного архивного дела определяются Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г., Стратегией развития информационного  общества в Российской Федерации, Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 г., Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства, государственными программами Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» и «Развитие культуры и туризма (2013–2020 годы)», федеральными целевыми программами «Электронная Россия (2002–2010 годы» и «Культура России (2012–2018 годы)», а также программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.

Целью развития архивного дела в  долгосрочной перспективе является достижение российскими архивами уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества.

В соответствии с названной целью  необходимо решить следующие задачи развития архивного дела.

1. Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение  управления служит важнейшим средством  и инструментом эффективного управления, обеспечивающим связь государственных органов с подведомственными организациями, населением, бизнес-сообществом, общественными организациями и т.д. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах. В этой связи государство должно вернуть себе роль активного регулятора процессов документирования.

В условиях перехода на электронный  документооборот необходимо создание полноценного механизма управления делопроизводством, являющимся базой архивного дела, для чего потребуется:

установление на общегосударственном  уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб  и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование;

наделение Росархива полномочиями по реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота, а также полномочиями государственного заказчика единой системы электронного документооборота, охватывающей все уровни государственного (а в перспективе и муниципального) управления, что позволит существенно уменьшить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию систем электронного документооборота в каждом государственном органе, а также обеспечить практическое внедрение единых стандартов делопроизводства и передачу электронных документов на архивное хранение.

2. Интеграция архивов, как одного из элементов государственного механизма, в систему электронного правительства.

На протяжении предыдущей истории основная задача архивов заключалась в обеспечении сохранности прежде всего бумажных документов, однако повсеместное и массовое распространение информационно-коммуникационный технологий, внедрение электронного правительства предопределили коренные изменения в природе самих документов и, соответственно, в области документирования и документооборота. Уже в настоящее время все большая часть документации создается в электронной форме и с течением времени объем электронных документов будет только возрастать. Способность их принять, сохранить и использовать становится жизненно важной для эффективного государственного управления. В связи с этим архивам необходимо искать пути организации работы с электронными документами.

Для этого должны быть:

сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве, в архивах органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также разработан порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации, созданных в форме электронных документов;

разработаны единые технологии и форматы  архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а  также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий;

организовано научно-методического  и практическое взаимодействие и  партнерство с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами;

создан на базе одного из федеральных  архивов Центр хранения электронных  документов с соответствующей инфраструктурой, способный осуществлять централизованные прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. В субъектах Российской Федерации целесообразна либо организация аналогичных центров, либо использование в этих целях возможностей создаваемых в настоящее время центров обработки данных (ЦОД).

3. Обеспечение полноценного развития Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях.

В настоящее время ежегодно объем  Архивного фонда Российской Федерации  увеличивается в среднем на 1,3 млн. дел, подавляющее большинство  из которых поступают в архивы на бумажном носителе. Вместе с тем, развитие электронного документооборота и увеличение объема электронных документов объективно должны привести к постепенному видовому изменению состава Архивного фонда Российской Федерации и в конечном итоге – к уменьшению объемов приема такой документации на постоянное хранение. Это, с одной стороны, предполагает определенное сокращение дефицита площадей архивохранилищ, с другой – необходимость создания условий для приема значительных массивов электронных документов.

Для обеспечения качественного  пополнения Архивного фонда Российской Федерации представляется нужным:

сохранение научно обоснованного  территориального принципа комплектования отечественных архивов, для чего должна быть решена проблема приема на хранение в государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и иных федеральных органов и организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации

проведение работы по оптимизации состава документов, отбираемых на постоянное хранение, с учетом совершенствования критериев отбора документов, экспертизы их ценности, в том числе осуществление разработки перечней документов с указанием сроков их хранения по всем основным отраслям деятельности государства и общества, предусматривающих сокращение сроков ведомственного хранения архивных документов с учетом уменьшения периода их «жизни» до сдачи на архивное хранение из-за происходящих изменений в делопроизводстве;

проработка вопроса о создании (в том числе с использованием возможностей аутсорсинга) специализированного  архивно-логистического центра с автоматизированной системой складирования, обеспечивающей высокую скорость выполнения операций по приему, поиску и выдаче документов с целью концентрации текущих ведомственных архивов федеральных органов исполнительной власти;

уточнение с учетом современных  реалий правовых основ работы архивов  организаций и закрепление этих изменений в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

расширение оказания государственными и муниципальными архивами организационно-методической помощи и осуществление контроля за постановкой делопроизводства, работой  ведомственных архивов органов  государственной власти и органов местного самоуправления, организаций;

решение проблемы сохранения архивов  организаций, признанных в установленном  порядке банкротами;

завершение приема на постоянное хранение и упорядочение архивных документов советского периода, хранящихся до настоящего времени в ряде федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им органах и организациях, в том числе периода Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., а также в негосударственных организациях.

4.Разграничение ответственности между государственными (муниципальными) архивами и негосударственными архивами.

Переход к гражданскому обществу и  рыночной экономике обусловили создание и функционирование в России архивов  частных организаций. Ответственность  организаций негосударственного сектора в отношении создаваемых ими в процессе деятельности документов, включая финансовую и кадровую документацию, заключается, прежде всего, в обеспечении их сохранности. В соответствии с действующим законодательством это может быть реализовано путем передачи документов на постоянное хранение по договору в государственные или муниципальные архивы, созданием собственных частных архивов, либо передачей архивных документов на хранение в другие частные архивы.

С учетом этого государство  не должно оставаться равнодушным к судьбе негосударственной части документального наследия страны, инициируя и поддерживая государственно-частное партнерство в архивном деле, поощряя создание и функционирование негосударственных архивов.

Для этого необходимо:

оказание со стороны государственных и муниципальных архивов профессиональной методической и практической помощи организациям негосударственного сектора. Эта помощь особенно важна в первоначальный период развития рыночной экономики, когда субъекты рынка далеко не всегда демонстрируют примеры самоорганизации с целью обеспечения сохранности собственных документов. Тем самым обеспечивается единая методика организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации независимо от их формы собственности и места их хранения;

разработка механизмов и правил добровольной сертификации архивов коммерческих организаций;

завершение создания саморегулируемой организации (СРО) в сфере архивного  дела с возложением на нее задач  по внедрению норм и требований по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в деятельность негосударственных организаций и архивов.

Создание и налаживание эффективной  системы взаимодействия и взаимовыгодного  сотрудничества между государственными (муниципальными) и негосударственными архивами позволит обеспечить как сохранение негосударственной части документального  наследия страны, так и законные права граждан, занятых в негосударственном секторе

5.Повышение качества и доступности государственных услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан.

Наиболее социально значимыми  государственными услугами архивов, которыми ежегодно пользуется более миллиона юридических и физических лиц, являются организация доступа к архивным фондам и информационное обслуживание органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан.

В демократическом государстве обеспечение возможности оперативного и свободного доступа всех категорий пользователей к открытой архивной информации – предмет особого внимания и залог духовного развития общества.

На сегодня основными формами  доступа к архивным документам и их использования является ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц.

Для расширения доступа необходимо последовательно выполнить ряд  мероприятий:

создать сайты всех государственных  архивов или уполномоченных органов  исполнительной власти в области  архивного дела с размещением  на них необходимой информации о  составе и содержании хранящихся архивных фондах и предоставляемых ими государственных услугах, оснащенных необходимыми электронными сервисами для взаимодействия с пользователями;

обеспечить в режиме онлайн доступ к основным справочникам о составе  и содержании архивных документов (путеводителям и описям дел) государственных и муниципальных архивов и описаниям всех архивных фондов с возможностью их автоматизированного поиска. Эта информация должна быть размещена в свободном круглосуточном доступе как на общеотраслевом Интернет-портале, так и на сайтах самих архивов;

осуществить постепенный переход  от создания традиционных поисково-справочных средств (описей и каталогов) к документам Архивного фонда Российской Федерации  на бумажном носителе к электронным  формам, обеспечить их нормативную комплектность, а также завершить создание путеводителей по фондам архивов, не имеющих до настоящего времени таковых (прежде всего бывших партийных архивов);

приступить в плановом порядке  к переводу в цифровой формат и  представлению в Интернете наиболее востребованных архивных фондов по актуальной исторической тематике, а также документальных комплексов, содержащих генеалогическую информацию (ревизские сказки, метрические книги, исповедные росписи и т.п.), к которым существует устойчивый и широкий общественный интерес, поскольку оцифровать в обозримый период времени весь накопленный столетиями массив архивных документов не представляется возможным по финансовым причинам;