Шпаргалка по "Документооборот"

11.Перечень систематиз. Список видов и разновил док с указ нормативн. Срока хран. Обязательны к исполнению. Сроки хранения сокра. нельзя. А увел можно Виды: перечень типо управлеческих арх док образ в процессе деятельно гор органов, местного сапоупр. Внешн и орг с указ сроков хр. Он испол при форм лео, при состав номенк, в работе эк комп при определение сроков хр. Ведомст перечени их составл крупные минист и ведомства, там указ конкрет. Наименования, отраж спицифику данного ведом. Состав на основе типовых перечней и от туда берутся срок хран. Примерный переч док образ в деятель.кредитных орг с указ срок охран. Это перечень предназ для рацион орган лок в делопроиз финансовые и банковсие учр. А так же для защиты законных интересов, кредиторов.Перечень построено по функ прдеметно принципу содержит систем перечисления видов док соотв направл деятельности кред орг. Примерный образ в деятель негосуд орг с указ сроков хран. Данный перечень разраб для определения разработ докум.перечень указ сроки хран только управл документ. Все перечни имееют 4 граф номер статьи, вид док, срок хр, примеча.

12. Эти док необх  для учета листов в деле, для  контроля испол самого дела, и  для провед справочно раб по  док в дело. Все эти док не  нумер и не включ в общее  кол листов в деле. Нумера может только внутр опись, но у ней самост нумер, количество лист указ. только в листе зав. Карточка-зам она замещ дела выданное во времен пользов.состо из 2 ч: верх часть указ сведения о данном деле: назав фонда. За какой год дело, по какой описи оно числится, номер папки в которую оно положена на хран и номер самого дела. А также заголовок дела.Лист использов. Он предназ для контроля использ отдель доку в этом деле. 2ч: в верхней части указ назван депрат, и сведения о данном деле, в ниж какие депар из этого дела были использов и с какой целью. Если снимались копии, то сколько экз. Лист завер подшивается послед лицом к обложке. С зеркал полями, в ниж указ сколько всего листов док + листы внутре описи, а так же кол листов использов. Указы состояние дела. Указ наличие конвертов с фото.

19. Архив опись –архив справочник, содерж системат перечень единиц хран архив фонда, предназ для их учета и раскрыт их содерж. Функции: информа раскрываю и содержание док, учетная, учитываю коли дел внутри фонда классифи закрепление дел внутри фонда. Составляют: на деле постоян хр, дела времени хран, дела личного состава, док на специал нос, входящие в архив ведом. При состав описи первчи док явл делопроиз номен дел. Перед состав описи необход проверить соотв. Заголовка дела по номен привильность оформле, Правила: система единиц хран в описи должна соотв ситематиз дел в номен. Описательные статьи описи заполя в точном соответ с заголо вкл в нее деле. Графа описи примечани исполь для отметки о выбытии дела, опись в ведост арх составл на основе сводной годов опис. В 4 экз. каждая законченая опись получает свой номер по фонду и реестру описи все опии состав в 3 экз кроме содной она в 4 .

14. Обложка МИД- состоит из архивного шифра и заголовка дела c необход элементами. Арх шифр содержит след сведения : название архива АВПРФ название фнда это название депратамента, которое подготовлено дело в арх номер описи(куда это делоа вписано) порядко номер дела (под этим номером оно вписывается в арх опись) номер папки, которое дело будет положено для хранения а также обложка содержит заголовок и след элементы к нему: название департа.(верхний лев угол) шифр несекретно уаз для всех несекр дел крайнее даты (начато дата самого раннего док) количество листов нижняя правая часть арх шифр выполняется размером 9 на 6

18. Загранучреж –пересылают свои док почтой, и оформляют архивную опись в 3 экз, сопроводительные письма, акт.

Заграуч сдают в АВП РФ док: подлинники с  переводом и утверж вторые экз  исход нот. Обзоры прессы, хроники (1экз), приказы по учреж, журналы регистрации, подлиннки договорных актов, переписка с росс и иностра учреж. В ЕКД не сдаются в архив справки по узким специаль вопросам, сопровод, письма к лркументам, имеющиии собственные номера.

17.К сдаче регистра форм в МИД все регистр формы имеют длительные сроки хр, и потому должны обя сдаватся в арх. В обычных учреж регистр формы, не сдают, но если она использ для справо-поиск целей, то могут быть приняты в арх. Перед сдачей в архив должны быть обработ. Занимается заф канц.Если регист велась в электор виде то в арх сдают сам носитель либо распечатку.Если диск он упаковы в конверт на нем указ док зарегистр. А если распечатка в отдельную папку. В кнце указ зарегистр окументов, указ необход поисковые сведения и в таком виде сдается в арх.Если регистр на карточках то они подбира по номер по хранолог и для удобства подшив в папку. В МИДЕ и загрнуч. Регистраци осуществ в журнале и они должны быть обработ .В журнале на против каждого документа делает 1 из 5 отметок: на против каждого док сдаваемых в архив, указ №описи дел, подлежащих уничтожению делается отметка об уничтожении с 2 подписями, документы времен срока хр (до 5л) отметка вр.с.х. если док утерян в строке №дата об утере. После записи послед док в каждом журнале подводят черту и итоговая запись. Журналы подшив в 2 прокола, концы нити прикалывают к печати к итоговой записи.

28.Сроки исполнения запроса-срок пересылки запроса заявления в другие арх учреж с информир об этом заявителя или предоствления ему письменных рекоменд, о метсе хранения док состав 5 дней. Со дня регистрации. Срок исполнения запросов на соновании научно-справоч аппарата арх составл 15 дней со дня регистрации. Срок исолн запроса, требуют обращения к док не должен превышать 30 дней. Особое внимание след уделять социально-правовые запросам, срок исполнения которых не должны превышать 30 дней. В приоритетном порядке исполняются запросы органов гос.власти,управления, суда и прокуратуры, о получении информ,необходи для их деят.

20.Состав арх МИД ежегодно заф канц сдает док в арх и соста арх опись.В эту опись вкл документы посто срок хр, долговр и регитсраци формы.Опись составл на сонове номенкл, а номен создается на основе ЕКД. Опись дел это арх справочник представл собой система спиок заголовков дел и регистр форм, предназнач для раскрытия состава и содерж дел, закпрепл их система и учета. Арх опись явл осн учетным док на осн видом научно-справо апарата к док архива, обеспечиваю оперативный поиск  дела. Дела и регистр форм (журналы) вносятся в опись в порядке возраст идексов ЕКД.МИд ежегодно переж сдачей док в арх составл архив опись. Состав ее зав утрверж руковод депрат.Опись отсылается в Историко-док депратамент для передачи в архив Внеш полит РФ. В архив отсавляют 2 экз описи (рабочий и контр) и один экз возвращ в канц депра и подшивается в дело.

21.Учет док в арх учет-это установление количества и состава арх док, в единеце учета и фиксации этих жанных в специальных учетных формах. Закреплены в федераль законе «Об архивном деле РФ» в зак говорится что все док постпуающи в архив независимо от их форм подлежат обязат го учету Кол док подсчит в след единицах: отдельный док, дело, фонд и его разновид. Количество дел записываются в специальн учетные формы. Учетный формы-это док установленые образца в которых фиксир сведения о количестве док архива.Различ основные и вспомогательные учетные формы введение основных форм явл обязатель а вспомога по усмотр архива. Принципы уч: 1)централиз. Осущест один раз в одно месте. Занимается целый отдел.2)унификация-для каж вида арх они стандарты и обязательны к использованию.3)диномичность своевременно вносится изменения в учетные формы о поступление и выбытие док. 4)достоверность-сведения вносимые в учдолжны быть точными и достоверными от этого зависит комплектования .