Экспертиза ценности документов в офисной работе

   При полистном просмотре дел изымаются  копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

   По  итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для  дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении  к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

   Отбор документов к уничтожению и составление  акта о выделении их к уничтожению  производится только после составления  описей дел постоянного или длительного хранения.

   Описи и акт рассматриваются на заседании  экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт⁴².

   Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

   И только после этого отобранные к  уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

   Отобранные  к уничтожению и включенные в  акт документы передаются в организации  для их утилизации. Передача дел  для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

   Погрузка  и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

   В необходимых случаях, например если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме⁴³.

   Научно-техническая  обработка предусматривает целый  комплекс работ по оформлению дела:

   Полистный просмотр документов дела;

   Формирование  дела в соответствии с правилами;

   Удаление  копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов;

   Вложение  чистого бланка листа-заверителя в  конец дела;

   Переплет  дела типографским способом или подшивка дела (формата А 4 – на 4 прокола);

   Дела  постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед  за обложкой, верхняя часть обложки  не подшивается. На первый лист накладывается  тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

   Нумерация листов в деле;

   В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме  листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым  карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный  лист, нумеруются на его оборотной  стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно⁴⁴.

   Составление листа-заверителя;

   В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных  листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются  несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном  номере; не пронумерован лист – допускается  употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер –  допускается зачеркнуть ошибочный  номер и рядом поставить правильный.

   Лист-заверитель подшивается в конце дела (в  случае, если дело уже прошито или  переплетено, лист-заверитель можно  наклеить на внутреннюю сторону обложки).

   Оформление  обложки дела.

   Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать  установленной форме:

   полное  название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

   индекс  дела – переносится из номенклатуры дел;

   заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;

   срок  хранения - переносится из номенклатуры дел;

   крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

   номера  документов в деле;

   номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

   количество  листов в деле – переносится с  листа-заверителя.

   Результаты  проведенной экспертизы ценности документов подлежат оформлению. Включенные в  акт документы, уничтожаются централизованно  в установленном порядке, под  контролем делопроизводителя или  специалиста, ответственного за архив⁴⁵.

   Управленческая  документация не может быть сдана  в макулатуру и должна быть обязательно  уничтожена. Использование таких  документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы  уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В  акте делается отметка о дате, месте  и способе уничтожения документов.

   По  результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к  уничтожению дел, не подлежащих хранению⁴⁶.

   В архиве организации в зависимости  от состава и объема электронных  документов (ЭД), отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи ЭД постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

   ЭПК архивного учреждения утверждает описи  дел постоянного хранения и согласовывает  описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

   Указанные описи и акты рассматриваются  на заседании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) либо экспертной комиссии организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

   Дела  включаются в акт, если предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с  трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут  быть включены в акт, который будет  составлен не ранее 1 января 1995 г⁴⁷.

   Акт о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения  указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе⁴⁸.

   Архивные  учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют  право потребовать включить в  опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

   Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел  оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес  бумажной макулатуры.

   Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

   Оперативное хранение дел – это хранение дел  в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

   Во  время оперативного хранения дела могут  выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так  и сторонним организациям.

   Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном  хранении дела. При выдаче дел сотрудникам  с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам  структурных подразделений на срок до одного месяца.

   На  дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту –  заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись  исполнителя, срок возврата, отметку  о возврате и примечание.

   Сторонним организациям дела выдаются по их письменному  запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

   За  сохранность документов несут ответственность  руководители структурных подразделений  и работники службы делопроизводства.

   Срок  оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками  хранения 5 и 10 лет. Эти документы  не передаются на архивное хранение, а  продолжают храниться в структурных  подразделениях.

   Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив⁴⁹.

 

   3.3. Формирование архива коммерческой организации.

   Одним из слабых мест в работе большинства  негосударственных организаций  является сохранение быстро накапливающихся  многочисленных документов прошлых  лет. Даже в крупных по масштабам  деятельности и штатной численности акционерных обществах, существующих не один год, далеко не всегда в штатном расписании имеются такое структурное подразделение, как "архив", в числе работников - профессионалы архивного дела, а среди служебных помещений - специально оборудованное архивохранилище. Все это свидетельствует о недопонимании руководителями коммерческих организаций роли архивных документов и их практического значения как важного информационного ресурса. «Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой»⁵⁰.

   В сложившейся ситуации явно существует потребность в четком и обстоятельном  разъяснении руководству и специалистам коммерческих организаций основных требований к комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов в соответствии с действующим  архивным законодательством. Именно эту, далеко не простую задачу решает методическое пособие «Архивы коммерческих организаций» подготовленное Б.В. Альбрехтом, одним из руководящих работников Федерального архивного агентства.

   Своевременность и актуальность книги очевидны.

   В пособии достаточно подробно освещены правовые основы деятельности архивов  организаций, проанализированы принципиальные положения законодательных актов  об архивном деле в Российской Федерации, акционерных обществах, банкротстве, защите информации и др. Здесь же разъяснены права частных юридических лиц по отношению к находящимся у них на хранении архивным документам, в том числе в случае прекращения деятельности организации. Данный раздел - ключевой в пособии, поскольку современных руководителей коммерческих организаций можно убедить в необходимости проведения работы по учету и хранению документов, а тем более создания архива, только посредством конкретных ссылок на действующее законодательство, включая Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

   Раздел "Организация деятельности архива" содержит все необходимые сведения для организационного оформления работы как самого структурного подразделения (архива), так и его сотрудников. В тексте приведены примерное положение об архиве и примерные должностные инструкции заведующего архивом и архивариуса. Автор дает советы по должностному составу работников архива и наименованиям соответствующих должностей.