Электронный документооборот

         Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т.д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установит пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

       Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщение. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирования поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       Целью электронной системы управления документооборотом является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

      Предприятия с очень большим объемом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

БАНК В.Р., ЗВЕРЕВ В.С. Информационные системы в экономике: учебник. – М.: Экономист, 2005 – 477 с.

1 Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.: ил. – (серия “Краткий курс”).

2 Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet,   защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.

3  Вершинин А. И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2000. – 247 с.

4    www. osp. ru

5 БАНК В.Р., ЗВЕРЕВ В.С. Информационные системы в экономике: учебник. – М.: Экономист, 2005 – 477 с.