Этапы движения и обработки документов

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

Глава 1.  Понятие  и развитие документооборота

          1.1 Развитие  документооборота

          1.2 Понятие документооборота

 

Глава 2.   Этапы движения и обработки документов

     2.1  Цель и требования к движению  документов

2.   Докуметнопоток: входной, выходной и внутренний

 

 

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 

Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

 

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

 

Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

В современном  учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие и развитие документооборота

 

1.1 Развитие  документооборота

 

      Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных  положений рациональной организации  движения документов - распределение  документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.         

 Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была  сделана в 1931 году Институтом  техники управления в проекте  "Общих правил документации  и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.         

 Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот" включив в него и операцию "подшивка документа в дело".

ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Понятие документооборота          

 

       Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило  документооборота – оперативное  движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

   

Все документы  организации представлены двумя  большими группами:

1. получаемые  извне (входящие документы):

• 
от вышестоящих подразделений;

• 
от подведомственных подразделений;

• 
от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи;

• 
от частных лиц.

2. 
созданные в самой организации:

0. 
внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри;

• 
исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

 

Количество  документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия.

 

Величина документооборота необходима для:

1. 
расчета необходимой численности ответственного персонала;
2. 
определения объемов работ этого персонала;


определения  эффективности программных средств

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Этапы  движения и обработки документов

 

2.1. Цель и  требования к движению документов

 

       Документы находятся в постоянном  движении, что отражает их принципиальное  назначение как носителя информации.

Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ).

Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Целью документооборота является информационное обеспечение  управленческой деятельности, т.е. своевременная  доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

В связи с  этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.

Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в  управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.

Движение  документов, документированной информации в учреждении, фирме, должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:

1.прямоточность  движения документов, прохождение документов до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

2.избирательность  распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

3.обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

4.единообразие  маршрута движения и состава  технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;

 

 

2.2. Докуметнопоток: входной, выходной и внутренний

 

      Документооборот в соответствии  с требованиями к информационному  обеспечению управленческих функций  и существующими стандартными  элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:

1. Поток поступающих документов (входной, входящий документопоток);
2. Поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);
3. Поток внутренних документов (внутренний документопоток).

 

Последние два  потока характеризуются значительным технологическим единообразием  и могут рассматриваться как  единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении  документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения  выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В  технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Входной (входящий) документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Исходящий документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Внутренний  документопоток обеспечивает решение  задач и реализацию функций в  пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

Документопоток  разбивается на достаточно автономные и законченные технологические этапы, которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов.

Входящий документопоток содержит следующие этапы:

1) прием и первичная обработка документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов;

3)регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

 

4. рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе;

5) исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

 

Отправляемые из фирмы  документы называют исходящими. Обработка  исходящей документации состоит из следующих операций:

1) составление проекта  документа исполнителем;

2) согласование проекта  документа;

3) проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

4) подписание документа  руководителем;

5) регистрация  документа;

6) отправка документа  адресату;

7) подшивка второго  экземпляра (копии) документа в  дело.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Отправляемые  документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».