Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами

 

МОСКОВСКИЙ  ОБЛАСТНОЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

 

Специальность: Документационное обеспечение  управления и архивоведение

034702

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

ПМ 04. Выполнение работ по должностям служащих (делопроизводитель)

 

 

ТЕМА: ЭТАПЫ  РАБОТЫ С ВХОДЩИМИ, ИСХОДЯЩИМИ И

ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

 

выполнила:  Козлова П.А.

студентка группы 2ДОУ/12

проверила: преподаватель

  специальной дисциплины                                     _________   Исаева О.А.

 

 

 

г. Раменское,

2013 год

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………………………3

 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ…………………………………………………………………………..4

       1.1. Документопоток…………………………………………………………5

       1.2. Входящий документопоток……………………………………………..4

       1.3. Исходящий документопоток……………………………………………5

       1.4. Внутренний документопоток…………………………………………...6

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ  ОБРАБОТКИ  ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ…….…….7

ГЛАВА 3. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………...17

ГЛАВА 4. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ………...22

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….33

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………34

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот сегодня оперирует только полностью оформленными документами со всеми реквизитами и грифом утверждения. Но на практике, большую часть документооборота организации занимает работа с проектами создаваемых документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.  
По масштабам движения документов в организации можно выделить документооборот определенного должностного лица, документооборот структурного подразделения, организации, как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства, в целом. Но Государственная система документационного обеспечения управления (ГДСОУ), рассматривает в качестве основного объекта документооборота – организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента [14;c.32]. 
Следует отметить, что в гостиницах обычно используется смешанная система документооборота, так как кроме секретаря, делопроизводителя, офис-менеджера, оформлением документов занимаются службы приема и размещения гостей, служба бронирования мест в гостинице, бухгалтерия. 
Служба приема и размещения гостиниц заполняет анкеты на гостей (форма 1-Г), журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г); ведет журналы учета гостей, заполняет счета, кассовые отчеты (форма 5-Г), ведет расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма 7-Г). 
На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка (форма 4-Г), в которой содержится информация, предоставленная всеми службами гостиницы, имевшими с гостем контакт. С помощью этих карт создается банк данных о клиентах гостиниц.  
Итак, основным нормативным документом по организации работы с документами в ООО «» является должностная инструкция офис-менеджера, поскольку именно в ней установлены функции офис-менеджера по работе с документами. В гостинице отсутствует Инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, которые являются основными нормативным документом в гостиницах по работе... Документооборот сегодня оперирует только полностью оформленными документами со всеми реквизитами и грифом утверждения. Но на практике, большую часть документооборота организации занимает работа с проектами создаваемых документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.  
По масштабам движения документов в организации можно выделить документооборот определенного должностного лица, документооборот структурного подразделения, организации, как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства, в целом. Но Государственная система документационного обеспечения управления (ГДСОУ), рассматривает в качестве основного объекта документооборота – организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента [14;c.32]. 
Следует отметить, что в гостиницах обычно используется смешанная система документооборота, так как кроме секретаря, делопроизводителя, офис-менеджера, оформлением документов занимаются службы приема и размещения гостей, служба бронирования мест в гостинице, бухгалтерия. 
Служба приема и размещения гостиниц заполняет анкеты на гостей (форма 1-Г), журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г); ведет журналы учета гостей, заполняет счета, кассовые отчеты (форма 5-Г), ведет расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма 7-Г). 
На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка (форма 4-Г), в которой содержится информация, предоставленная всеми службами гостиницы, имевшими с гостем контакт. С помощью этих карт создается банк данных о клиентах гостиниц.  
Итак, основным нормативным документом по организации работы с документами в ООО «» является должностная инструкция офис-менеджера, поскольку именно в ней установлены функции офис-менеджера по работе с документами. В гостинице отсутствует Инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, которые являются основными нормативным документом в гостиницах по работе...

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

 

Документооборот – это  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации  требует, чтобы все полученные документы  сначала докладывались ему и  только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации  четко проведено разделение функций  между структурными подразделениями  и сотрудниками, большая часть  документов пойдет сразу же в отдел  к исполнителям, то есть путь будет  другой, значительно короче. Точно  также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам  зависит движение документа при  согласовании и подписании. Таким  образом, документооборот зависит  от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая  систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

1. прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. регистрация документов;
4. контроль за исполнение;
5. информационно-справочная работа;
6. исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

7.отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

 

1.1. Документопоток

 

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

1. поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
2. потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
3. поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

1.2. Входящий документопоток

Входящие документы - это  официальные документы, поступающие  в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.

1.3. Исходящий документопоток

 

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

1.4. Внутренний документопоток

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

 

 

 

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут  являться ответными (т. е. полученными  в ответ на письма-запросы вашей  организации) или инициативными. Имеет  значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные  особенности и специфику ведения  дел в конкретных организациях, в  основе работы с поступающими документами  лежат типовые технологии.

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПОЛАГАЕТ:

1. их получение;
2. распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения;
3. регистрацию;
4. рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей;
5. передачу на исполнение;
6. осуществление контроля исполнения;
7. исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Рассмотрим некоторые  особенности действий с документами  после их получения организацией.

Все поступившие в организацию  документы, независимо от способа их доставки, могут быть направлены руководителю (заместителям руководителя), в структурные подразделения или непосредственно исполнителям. Это определяется службой ДОУ или секретарями руководителей. Возможна ситуация, когда поступившие документы проходят "двухступенчатое" распределение на более мелкие документопотоки: вначале работники службы ДОУ определяют документы, которые должны пройти рассмотрение руководителем, и направляют их в соответствующий секретариат. Руководитель секретариата или секретарь - помощник руководителя еще раз просматривает документы и выявляет те из них, которые могут быть направлены заместителям руководителя, курирующим определенные вопросы деятельности организации, или руководителям структурных подразделений.

Здесь очень важен опыт работников, просматривающих документы, их знание направлений деятельности организации, прав структурных подразделений. Кроме того, многое определяется позицией руководителя, которая позволяет  или не позволяет его помощникам принимать подобные решения. Эффективную  помощь могут оказать справочные материалы, например перечни документов, требующих обязательного направления  руководителям, перечни нерегистрируемых документов. В любом случае при  определении, кому направить поступившие документы, учитывают статус автора поступившего документа (организации или частного лица), вид документа (приказ, письмо), сроки решения вопроса, указанные в документе, и, конечно же, содержание.

Можно привести такой пример: организация получила письмо, касающееся проведения выставки, адресованное руководителю структурного подразделения. Если это приглашение посетить выставку, письмо может быть направлено непосредственно указанному адресату, минуя руководителя организации, особенно если деятельность отдела связана с продукцией, представленной в экспозиции. Руководитель подразделения в последствие сам может решить вопрос посещения выставки и все сопутствующие вопросы со своими руководителями. Однако если содержание письма касается участия в выставке, оно должно быть передано на рассмотрение руководителю, так как в данном случае необходимо решение целого ряда существенных вопросов, включая финансовые. Письмо может носить информационный характер и содержать только сообщение о проведении выставки. В данном случае при определении адресата необходимо руководствоваться тем, насколько важна данная выставка, продукция или услуги, представленные на ней, для организации в целом. Если это важно, письмо стоит передать на рассмотрение руководителю организации, который и определит подразделение и работников, которым следует ознакомиться с экспозицией, определить новизну представленных образцов, чтобы впоследствии организация могла, например, заключить выгодные контракты.

Такой перечень должен быть утвержден руководителем организации  как отдельный документ или являться приложением к утвержденной инструкции по делопроизводству. И в том и  в другом случае утверждение делает перечень обязательным для исполнения. Все не включенные в перечень документы  следует регистрировать, а значит, учитывать и контролировать ход  работы с ними.

Порядок регистрации документов зависит от организации делопроизводства в целом, то есть от того, какая система  делопроизводства сложилась в организации: централизованная, децентрализованная или смешанная. При централизованной системе все документы принимаются  и регистрируются в одном пункте, например в службе ДОУ организации, и затем передаются в соответствующие  структурные подразделения.

При формировании децентрализованной системы структурные подразделения  ведут свое отдельное делопроизводство.

Такая система характерна для крупных учреждений со сложной  внутренней организацией, большим числом подразделений, каждое из которых обладает собственной компетенцией, значительным объемом документооборота. Отдельное  делопроизводство ведут и территориально разобщенные подразделения, к числу  которых можно отнести и филиалы (представительства) организаций. При  децентрализованном делопроизводстве в подразделениях документы проходят полный цикл обработки, начиная сих получения или составления.

Смешанная система предполагает, что часть делопроизводственных операций проводится централизованно (например, прием документов в организацию), а другие операции могут быть проведены  в структурных подразделениях.

Документы при смешанной  системе регистрируются в основном централизованно. Вместе с тем в  организации может быть установлен порядок, при котором часть документов, адресованных подразделениям (руководителям  подразделений), передается в них  без доклада руководителю организации и без регистрации в службе ДОУ. Однако документы при этом могут быть достаточно важными, необходимыми для решения серьезных вопросов, которыми занимается данное подразделение. Кроме того, полученные документы могут быть связаны с иными документами по данному вопросу деятельности. Все это требует учета документов, контроля за их исполнением, возможности обращения к данной информации после окончания работы с документами. В таком случае регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях, однако должна быть обязательно налажена связь службы ДОУ с работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях.