Тема 11: Организация кассовой работы в коммерческом банке

1.      Организация кассового обслуживания клиентов в банке

2.      Порядок приема наличных денег от клиентов в кассу банка и их выдачи из кассы

3.      Контроль банка за соблюдением кассовой дисциплины клиентами

1.      Организация кассового обслуживания клиентов в банке

Организатором налично-денежного оборота в РФ является ЦБ РФ как эмиссионный центр страны. В этой связи на него возложены следующие функции:

      Исключительное право эмиссии наличных денег, организация их обращения и изъятия из обращения;

      Прогнозирование и организация производства, перевозка и хранение банкнот и монеты, создание их резервных фондов;

      Установление правил хранения, перевозки и инкассации наличных денег для кредитных организаций;

      Установление признаков платежеспособности денежных знаков и порядка замены поврежденных банкнот и монеты, а также их уничтожения;

      Определения порядка ведения кассовых операций (для предприятий и для кредитных организаций).

Кассовое обслуживание предприятий и организаций возложено на коммерческие банки.

Кассовые операции банка (англ. cash transactions of a bank) - деятельность банка, связанная с инкассацией, хранением и выдачей наличных денег, иностранной валюты и других ценностей.

Организация налично-денежного оборота на территории РФ регламентируется следующими нормативными документами ЦБ РФ:

      «Порядок ведения кассовых операций в РФ», утвержденный Решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40;

      Положение ЦБ РФ № 14-П от 5.01.1998 г. «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ»;

      Положение ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Все организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы кредитных организаций или через объединенные кассы при предприятиях, а также почтовым отделениям для перевода на соответствующие счета в банках. Наличные деньги могут сдаваться на договорных условиях через инкассаторские службы банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассированию денежных средств и других ценностей (небанковские кредитные организации).

Каждому предприятию по согласованию с его руководителем банк устанавливает порядок и сроки сдачи наличных, исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банка.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

      для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных в кассы предприятий;

      для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы в банке не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

      для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии. – 1 раз в несколько дней.

В целях обеспечения полной и своевременной сдачи наличных денег в банк их остатки в кассах предприятий лимитируются. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно всем предприятиям и представляет собой максимально допустимый остаток наличных денег, который может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Все сверхлимитные наличные деньги должны полностью сдаваться в банк (на почту).

Для установки лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в банк по стандартной форме специальный расчет лимита остатка кассы.

Банк определяет лимит остатка кассы для предприятия индивидуально, исходя из объемов его налично-денежного оборота, особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, а именно:

      для предприятий, имеющих постоянную денежную выручку и обязанных сдавать ее в банк ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятия с утра следующего дня;

      для предприятий, сдающих денежную выручку в банк на следующий рабочий день, - в пределах среднедневной выручки;

      для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих ее в банк не ежедневно, лимит определяется в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

      для предприятий, не имеющих денежной выручки, лимит устанавливается в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.).

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в один из обслуживающих его банков с расчетом лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых ему открыты соответствующие счета.

По предприятию, не представившему расчет ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а вся не сданная в банк денежная наличность – сверхлимитной.

Известно, что заработная плата, стипендии, премии и другие выплаты производятся периодически. Периодичность выплат и крупные размеры таких платежей неизбежно создают большие колебания остатка наличных денег в кассах. Поэтому предприятиям предоставлено право хранить в своих кассах полученные на эти цели наличные деньги сверх установленных лимитов в течение 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера – до 5 дней), включая день получения денег в банке.

В целях устранения встречных денежных потоков предприятия, постоянно имеющие налично-денежную выручку в силу специфики своей деятельности (торговля, транспорт, зрелищные предприятия и т.д.), по согласованию с обслуживающими учреждениями банков могут часть ее расходовать непосредственно на месте без сдачи в банк.

В настоящее время таким предприятиям разрешено расходование собственной кассовой выручки на следующие цели:

      заработную плату и выплаты социального характера;

      на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

      командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря;

      на выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, не выполненные работы, не оказанные услуги;

      выплату возмещения убытков по договорам страхования физических лиц.

Решение о праве расходования предприятием денежной выручки из своей кассы принимается банком ежегодно на основании письменного заявления предприятия и специального расчета, который включается в форму для расчета лимита остатка кассы. При выдаче такого разрешения банк учитывает специфику деятельности предприятия, соблюдение им правил работы с денежной наличностью, состояние его расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов, банками по ссудам.

Для оприходования всех поступающих в банк наличных денег и выполнения расходных операций каждое учреждение банка имеет операционную кассу. В ее состав могут входить приходные кассы, расходные кассы, приходно-расходные кассы, кассы для размена денег, вечерние кассы, кассы пересчета денежной наличности, валютные кассы. В крупных банках при большом объеме движения денежной наличности перечисленные кассы организуются отдельно. В небольших банках работа может осуществляться через приходно-расходную кассу. Руководитель банка самостоятельно решает вопрос о структуре операционной кассы и численности кассовых работников.

Каждый банк должен организовывать свой внутрибанковский налично-денежный оборот рационально, т.е. в максимальной степени удовлетворять потребности по выдаче денег клиентам банка за счет собственных кассовых поступлений, не обращаясь в Банк России за подкреплением. Для обеспечения бесперебойного удовлетворения потребностей клиентов в наличных деньгах лимит остатка кассы устанавливается и коммерческим банкам. Этот лимит устанавливается ТУ Банка России или РКЦ в виде минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. При определении суммы минимального остатка хранения наличных денег кредитная организация учитывает особенности организации кассовой работы, объемы среднедневных оборотов наличных денег, проходящих через кассы кредитной организации и ее ВСП, в том числе по операциям с применением программно-технических средств. Сумма минимального остатка хранения наличных денег должна обеспечивать своевременную выдачу наличных денег клиентам в начале рабочего дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного. Сумма, превышающая лимит, сдается в РКЦ. Если наличных средств меньше установленного лимита, то кредитные организации осуществляют подкрепление операционных касс в установленном порядке.

Выполнение этой задачи осуществляется каждым коммерческим банком в ходе составления прогноза кассовых оборотов на каждый квартал, что является составной частью общей работы банковской системы по управлению налично-денежным оборотом.

Содержание прогноза и порядок его составления даны в Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации налично-денежного обращения на территории РФ».

Прогнозные расчеты кассовых оборотов составляются по основным источникам поступления наличных денег в операционную кассу банка и основным направлениям их выдачи из этой кассы.

Прогноз кассовых оборотов по символам прихода и расхода

Прогнозные расчеты составляются коммерческими банками на основании динамических рядов отчета банка о его кассовых оборотах и кассовых заявок, полученных от обслуживаемой клиентуры. Кассовая заявка представляется в банк ежеквартально в срок, устанавливаемый каждым банком для своих клиентов самостоятельно (обычно за 60 дней до планируемого квартала). Кассовая заявка предприятия в конечном итоге должна показать банку, с одной стороны, сколько наличных денег поступит от данного клиента в кассу банка в предстоящем квартале, а с другой – в каком размере потребуется ему выдача наличных денег из кассы банка.

Кассовая заявка имеет два раздела. В первом разделе отражаются все суммы поступления наличных денег в кассу предприятия (кроме сумм, полученных из банка) по отдельным статьям кассового прогноза банка (торговая выручка, выручка пассажирского транспорта, выручка зрелищных предприятий и др.), а также указывается, какие суммы из этой выручки будут сданы в банк. Во втором разделе кассовой заявки клиента приводится расчет ожидаемых выплат заработной платы, стипендий, выплат социального характера, пенсий, пособий по соцстраху и выдач на другие цели и в какой части это потребует выдач наличных денег из банка.

Кроме собственно кассовых заявок предприятия должны подать в банк дополнительные к ним расчеты специального содержания. Например, торговые организации – сведения о поступлении торговой выручки; транспортные организации, зрелищные, коммунальные, предприятия бытового обслуживания – сведения о поступлении денежной выручки от соответствующих услуг; финансовые органы – сведения о поступлении налогов и сборов и т.д.

Прогноз кассовых оборотов, составленный на очередной квартал, сообщается банком расчетно-кассовому центру, в котором ему открыт корреспондентский счет за 14 дней до начала планируемого квартала. Расчетно-кассовые центры составляют прогнозы кассовых оборотов по приходу, расходу и эмиссионному результату в целом по обслуживаемым кредитным организациям на основе анализа оборотов наличных денег, получаемых от кредитных организаций. Расчеты составляются ежеквартально с распределением по месяцам и за 7 дней до начала квартал сообщаются территориальному учреждению Банка России.

Для определения ожидаемых изменений налично-денежной массы в обороте ТУ Банка России составляют прогнозы кассовых оборотов по области, краю, республике, по источникам поступления наличных денег в кассы банков и направлениям их выдач на предстоящий квартал. Информационной базой данного прогноза служат оценки перспектив социально-экономического развития региона, отчетные данные за предыдущие периоды, а также сообщения о прогнозируемых оборотах наличных денег и эмиссионном результате, полученные от расчетно-кассовых центров.

Прогнозные расчеты кассовых оборотов по регионам сообщаются территориальными учреждениями Банка России Департаменту регулирования денежного обращения ЦБ РФ за 3 дня до начала прогнозируемого квартала. В свою очередь, Департамент, обобщив полученные данные, составляет сводный расчет потребностей экономики страны в денежной наличности. В этом расчете учитываются такие факторы, как происходящие в экономике структурные изменения, темпы инфляции, а также принимаемые Банком России меры в области денежно-кредитной политики по стабилизации денежного обращения. Составленный сводный прогноз потребностей народного хозяйства в денежной наличности на предстоящий квартал передается в Департамент эмиссионно-кассовых операций (ДЭКО) ЦБ РФ, который, в конечном счете определяет механизм эмиссионно-кассового регулирования денежной массы в обращении в предстоящем квартале. ДЭКО утверждает кассовый план,  и он доводится до учреждений банков (в обратном порядке).

2.Порядок приема наличных денег от клиентов в кассу банка и их выдачи из кассы

Прием наличных денег от предприятий производится в основном при личной явке представителя клиента и в его присутствии. Работа приходной кассы организована таким образом, чтобы клиенты банка имели возможность сдать выручку в течение операционного дня (дневная касса) и после операционного дня (вечерняя касса).

Документом на прием наличности в приходную кассу банка является объявление на взнос наличными, представляющее собой единый документ, состоящий из трех частей: объявления, ордера и квитанции. При взносе денег по объявлению клиент передает его бухгалтерскому работнику, ведущему лицевой счет данного клиента. Бухгалтер проверяет правильность заполнения документа, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу, указывая род операции, номер документа, символ кассовых оборотов и передает подписанное им объявление в приходную кассу. Кассир проверяет в этом документе наличие и тождественность подписи бухгалтера имеющемуся у него образцу, соответствие суммы цифрами и прописью и принимает денежную наличность от вносителя. При соответствии суммы, указанной в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при подсчете, кассир подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и вручает ее вносителю денег. Объявление кассир оставляет у себя, а ордер к объявлению передает бухгалтеру для проведения бухгалтерской проводки по счету клиента. В дальнейшем ордер выдается клиенту вместе с выпиской по его лицевому счету.

Кассир приходной кассы ведет ежедневные записи о принятых от клиентов и сданных заведующему кассой денежных суммах в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). В конце операционного дня на основании приходных документов кассир составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег. Указанные в справке кассовые обороты сверяются с кассовыми журналами бухгалтеров. Денежная наличность, принятая в течение операционного дня, вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых денег сдается кассиром заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Все поступившие в течение операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу банка и зачислены на соответствующие счета клиентов в тот же рабочий день.

Выдача наличных денег предприятиям и организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам.

Денежные чеки являются бланками строгой отчетности и выдаются клиентам в виде чековых книжек.

Заполненный денежный чек клиент предъявляет бухгалтеру банка, который проверяет правильность заполнения чека и сверяет соответствие печати и подписей должностных лиц предприятия с образцами, записывает сумму чека в кассовый журнал по расходу, отрезает от чека контрольную марку, передает ее получателю денег для предъявления в кассу, а сам чек направляет в расходную кассу.

Получив денежный чек, кассир:

      проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек;

      сличает сумму, поставленную в чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;

      проверяет наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег, сведений о предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя денег;

      подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;

      вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;

      сверяет номер контрольной марки с номером в чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;

      повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;

      выдает деньги и подписывает чек.

Совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

В конце операционного дня расходный кассир сверяет сумму денег, полученных им от заведующего кассой под отчет, с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег, после чего составляет справку о сумме выданных денег и полученных в подотчет, подписывает ее. Приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников.

Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассир сдает под расписку в книге учета принятых и выданных денег заведующему кассой.

Работа с денежной наличностью по обслуживанию клиентов-физических лиц, а также сотрудников самого банка производится по приходным  и расходным кассовым ордерам (ПКО и РКО).

3.Контроль банка за соблюдением кассовой дисциплины клиентами

Действующая нормативно-правовая база предусматривает проведение банками систематических проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины и условий работы с денежной наличностью.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины - обязанность не столько налоговиков, сколько банков. Обнаружив нарушения, банк должен сообщить о них в налоговый орган, который и оштрафует организацию.

Периодичность и сроки проверки

В Положении ЦБ РФ № 14-П сказано, что банк должен проводить проверку соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в 2 года.

Период, за который банк рассматривает состояние кассовой дисциплины предприятия, должен быть не менее 3-х месяцев. Проверяющему необходимо иметь документ на право осуществления проверки, подписанный руководителем банка. Проверяющий должен заранее сообщить руководителю  предприятия и главному бухгалтеру о предстоящей проверке.

До начала проверки работник банка выбирает данные о произведенных предприятием в контролируемом периоде операциях по поступлению и выдаче наличных денег из кассы банка и их целевому назначению, лимите остатка кассы, порядке и сроках сдачи выручки. Затем знакомится с уставом предприятия, договором банковского счета, разрешением банка о праве расходования предприятием постоянной денежной выручки, справкой о результатах предыдущей проверки кассовых операций и др. документами.

Как правило, перед началом проверки банк запрашивает:

- кассовую книгу;

- отчеты кассира;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера;

- платежные ведомости по зарплате (если зарплата выдается наличными).

Согласно действующему законодательству, предусматривается проведение банками проверок соблюдения порядка ведения кассовых операций на предприятии по следующим направлениям:

1.                 Ведение кассовой книги и других кассовых документов

Рассматриваются соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы предприятия, ведения форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.

Особое внимание проверяющие из банка уделяют правильности ведения кассовой книги, ПКО и РКО, авансовых отчетов. В кассовой книге, авансовом отчете допускаются исправления, но они должны быть заверены подписью кассира и гл. бухгалтера. А вот в первичные кассовые документы вообще нельзя вносить исправления, не говоря уже о подчистках и помарках.

Проверяющие проверят периодичность внесения записей в кассовую книгу, их соответствие данным ПКО и РКО. Нарушения правил ведения кассовых документов проверяющие отразят в разд. VI Справки.

2.                 Полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке. Соответствии записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк)

Данные кассовой книги предприятия контролеры сверяют с данными банка по суммам и срокам, т.к. записи в кассовую книгу кассир должен вносить сразу же после получения (или выдачи) денег по приходному кассовому ордеру (или расходному кассовому ордеру). Если обнаружатся расхождения, то контролеры попросят их объяснить. Это будет легче всего сделать, если на предприятии в порядке другие кассовые документы - приходный или расходный кассовый ордер, журнал регистрации ПКО и РКО. То есть если имела место опечатка. Весьма вероятно, что если ошибки в датах оприходования полученных в банке наличных были единичными, то банк позволит их исправить.

Фактическое наличие денег в кассе предприятия представителем банка не проверяется. Однако если остаток кассы по кассовой книге складывается в крупных размерах, длительное время не снижается и значительно превышает ежедневные поступления и выдачи, проверяющий вправе потребовать от руководителя предприятия назначения ревизии кассы.

3.                 Полнота сдачи денег в кассу учреждения банка.

Кроме того, по кассовой книге и журналу регистрации приходных и расходных ордеров контролеры проверят полноту сдачи наличных в банк. Для этого они сравнят, сколько наличных денег предприятие получило за проверяемый период и сколько было сдано в банк и в какие сроки. Также они проверят своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на зарплату, пособия, сверив свои данные с расчетно-платежными ведомостями предприятия.

Контролеры банка не могут проверять правильность оприходования наличных, полученных в результате хозяйственной деятельности. Эти проверки находятся в ведении налоговиков. Например, если предприятие получило в один день деньги из банка для выдачи наличных на командировки работникам и в этот же день продало что-либо за наличный расчет, то банк может проверить только правильность и своевременность отражения в кассовой книге денег, полученных из банка.

4.                 Целевое расходование наличных

Кроме сроков сдачи наличных, проверяющие обратят внимание и на соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных. На что предприятию можно расходовать наличную выручку, банк определит на основании «Расчета на установление предприятию лимита остатка кассы...» . Обычно это командировочные расходы, расходы на зарплату, покупку канцелярских принадлежностей и другие хозяйственные нужды. Поэтому если предприятие расходовало наличные деньги на иные, не указанные в решении банка, цели, например на погашение займа, проверяющие обязательно отразят это в Справке.

Однако даже если банк и обнаружил нецелевое расходование наличности, штрафа можно не опасаться. За такое нарушение штраф просто не предусмотрен. В этом случае банк просто порекомендует внимательнее относиться к расходованию наличности, но в налоговую инспекцию о нарушении сообщать не станет.

5.                 Соблюдение лимита остатка кассы

Превышение лимита остатка кассы - одно из самых распространенных нарушений кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине имело место превышение лимита кассы. Рассчитывается средняя сумма сверхлимтных остатков за проверяемый период.

6.                 Соблюдение лимита расчета наличными

Превышение лимита расчета наличными - еще одно распространенное нарушение, за которое возможен штраф по ст. 15.1 КоАП.

Для справки

Лимит расчета наличными в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У.

установлен в размере 100 000 руб. по одному договору при расчетах между:

(или) организациями;

(или) организациями и предпринимателями;

(или) предпринимателями.

Количество платежей по такому договору значения не имеет.

Проверяя соблюдение лимита расчетов наличными, банк проверит правильность оформления РКО и ПКО, обратив внимание на суммы, указанные в них, а также сверит записи в кассовой книге, журналах регистрации ПКО и РКО, авансовых отчетах подотчетных лиц.

Результаты проверки оформляются Справкой о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (форма N 0408026). Такую Справку банк составляет по окончании проверки, ее подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка.

Если в ходе проверки серьезных нарушений не выявлено, Справка оформляется в двух экземплярах: для банка и для предприятия.

В трехдневный срок справка рассматривается руководителем банка с решением о принятии мер по результатам проверки.

Если обнаружены нарушения кассовой дисциплины, то банк делает три экземпляра Справки. Третий экземпляр банк направит в налоговый орган для принятия мер финансовой и административной ответственности.

Если банк в ходе проверки выявит:

- несоблюдение лимита расчетов наличными;

- неоприходование (неполное оприходование) денежной наличности, полученной в банке;

- накопление наличности в кассе сверх установленного лимита,

то налоговые органы на основании справки банка вправе привлечь:

(или) организацию - к штрафу в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

(или) должностное лицо организации или предпринимателя - к штрафу от 4000 до 5000 руб.

Кодекс об административных правонарушениях впервые ввел административную ответственность должностных лиц самого банка за невыполнение ими обязанностей по контролю за соблюдением предприятиями и организациями правил ведения кассовых операций. Невыполнение должностными лицами банка таких обязанностей влечет наложение на них административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.