Информационные технологии в кадровой работе в системе государственного и муниципального управления

Информационные технологии в кадровой работе

в системе государственного и муниципального управления

Богдан Н.Н.,

СибАГС

Аннотация. Одной из задач кадровой службы государственных органов является организация деятельности по совершенствованию кадрового состава гражданских служащих. Решение этой задачи возможно на основе использования современных автоматизированных систем при реализации кадровых технологий.

Бурное развитие в  последнее десятилетие информационных (компьютерных) технологий позволяет  руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Информационная система становится мощным инструментом создания рациональной управленческой схемы, своего рода «нервной системой», которая пронизывает все «клетки» организации, во многом определяя ее состояние.

Государственная гражданская  служба в этом аспекте не является исключением. Применение автоматизированных систем в управлении кадрами в  государственных органах позволяет создать единую информационную среду и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационных систем в деятельности по управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая политика в государственном органе интегрирована  с управленческой, финансовой политикой  организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

В обычных  условиях кадровую информацию чаще всего  используют отдел кадров, отдел труда  и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это производственные технологии). Например, замещение вакантной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии – поиск кандидатур – получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.) – обработка данных – отсев неподходящих кандидатур – уточнение информации по реальным кандидатам – принятие решения (выбор кандидата) – прием/перевод сотрудника на вакантную должность – оформление трудового договора – заполнение вакансии в штатном расписании – расчет фонда оплаты труда – начисление зарплаты специалисту. В крупных государственных органах эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно.

Кроме того, круг лиц, которые  в той или иной степени нуждаются в качественной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Именно поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, представляется более предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны, информационная система существенно расширяет число лиц, которые могут воспользоваться информацией со своего компьютера, а с другой – контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного обращения к кадровой информации.

Следует отметить, что учет кадров (а, точнее, кадровый документооборот) – только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, поэтому легко поддается автоматизации. При соответствующем уровне развития информационной системы могут успешно решаться и другие задачи управления кадрами государственных гражданских служащих: разработка кадровой политики в аспекте четкого определения организационной структуры и функциональных обязанностей служащих, планирование потребностей в кадрах (в том числе по отдельным должностям, специальностям и т.д.), отбор и расстановка кадров в соответствии с организационной структурой, контроль организации труда (перемещений, изменений оплаты труда, отпусков и др.), планирование и контроль повышения квалификации служащих и др.

Отдельные направления деятельности по управлению кадрами госслужащих  успешно реализуются с применением  информационных систем (табл.).

Таблица 

Основные возможности  ИТ-системы 

в управлении кадрами  государственных гражданских служащих

Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно  формирование служебного контракта и должностного регламента государственного гражданского служащего.

Грамотно построив организационную  структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями.

Автоматизированная система  позволит хранить историю и получать отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей. В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система сформирует новые должностные регламенты и внесет в случае необходимости, изменения в служебные контракты.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций, информационная система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.

Если рассматривать процесс  проведения аттестации кадров госслужащих  в традиционном смысле, то это, как  правило, достаточно сложное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями. ИТ-система может решить большинство сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов. Аттестацию возможно проводить с использованием локальной сети и типовых сценариев, позволяющих осуществить оценку служащего им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом.

При этом весь процесс  аттестации будет проходить без  отрыва служащего от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и руководства. Аттестация с применением ИТ становится обычным плановым и эффективным мероприятием. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т.п.

Подобным образом с  помощью информационной системы  может быть организован и квалификационный экзамен в форме компьютерного  тестирования. На основе введенной  в ИТ-систему базы тестовых заданий, программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения и соответствующих тем.

При проведении конкурсов  на замещение вакантной должности  или включения в кадровый резерв система позволит на основе оценок комиссии и экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарта, выстроить рейтинг кандидатов.

ИТ-системы значительно облегчают ведение учета и соблюдение сроков прохождения гражданскими служащими повышения квалификации и переподготовки, стажировок и других форм обучения, позволяет целенаправленно и планомерно реализовывать технологию обучения.

Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее  представление о тех преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.

Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:

1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем;

3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;

4) уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы;

5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему;

6) программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами;

7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;

8) руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.

Внедрение ИТ-системы  требует объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.

В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных  параметров работы отдела кадров и  расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно. Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно организационными методами.

Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может  стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой – «Зарплата», в которой используются данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.