Автоматизация документооборота в органах государственной власти

Министерство  высшего и среднего образования  РФ

Брянский государственный  технический университет

Кафедра «Компьютерные  технологии и системы»

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

 

по дисциплине

«Автоматизация  документооборота»

 

 

 

 

«Автоматизация документооборота в органах государственной власти»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил 

студент группы З-10-ИСТ2

Тимошенко Д.В.

Проверил преподаватель

Тищенко А.А.

 

 

 

 

 

Брянск, 2012

 

Содержание

 

 

ВВЕДЕНИЕ

«Все свое ношу с собой» – высшая мудрость древних нашла свою реализацию в наши дни благодаря тому, что сегодня все документы огромного предприятия могут храниться и переноситься внутри одного персонального компьютера.

Электронное правительство – система государственного управления на основе электронных средств обработки, передачи и распространения информации. Электронное правительство не является дополнением или аналогом традиционного правительства, а лишь определяет новый способ взаимодействия на основе активного использования информационно-коммуникационных технологий в целях повышения эффективности предоставления государственных услуг.

Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Перевод потоков  документов в электронную форму  и интеграция их с Интернет-порталами  позволит достичь следующих важных целей:

- появится возможность  полно и объективно информировать граждан о том, какой объем услуг, сервисов и социального обеспечения им предоставляется;

- граждане и  организации будут вовлечены  в активную работу по выработке  и реализации инициатив и программ  законодательных органов и исполнительных  органов власти разного уровня;

- обеспечится  «прозрачное» и оперативное взаимодействие  государственного органа с хозяйствующими  субъектами;

- будет достигнута  существенная экономия времени  и средств (как бюджета, так  и хозяйствующих субъектов).

В условиях широкого распространения информационных технологий, развития электронного правительства, внедрения электронного документооборота, оказания электронных услуг работа и является актуальной и практически значимой.

Целью работы является исследование развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах. В связи с формулированной целью были поставлены следующие задачи:

- Рассмотреть  историю возникновения, этапы  развития, современное состояние  электронного правительства.

- Описать достоинства и недостатки веб-сайтов.

 

1. Этапы становления  электронного правительства

Суть электронного правительства заключается не в  информационных технологиях, как таковых, а в удовлетворении потребностей граждан с учетом того, что сегодняшний  мир очень широко использует эти технологии.

Создание "электронного правительства" имеет долгосрочную перспективу, и его реализация может  быть осуществлена только в несколько  этапов. Государственная программа  по формированию "электронного правительства" в основном ориентирована на формирование базовой инфраструктуры е-правительства. Реализация концепции "электронного правительства" требует наличия, по крайней мере, следующих стартовых условий:

• соответствующего уровня компьютеризации государственных  органов;

• определенного  уровня развития рынка информационно-коммуникационных технологий в стране;

• наличия или  присутствия профессионалов IT как  у заказчиков в лице госорганов, так и у поставщиков товаров  и услуг способных реализовать  поставленные задачи;

• приемлемой нормативно-правовой базы;

• достаточного уровня финансирования;

• политической воли не только у главы государства, но и у всех участников этого процесса.

В рамках создания "электронного правительства" осуществляется автоматизация деятельности государственных  органов. Главным здесь является создание таких информационных систем государственных органов, которые позволят предоставлять гражданину востребованные и достаточно актуальные для его повседневной жизни и работы электронные сервисы. И в этом заложена основная идея "электронного правительства" – это "обеспечение граждан быстрым и качественным доступом к электронным услугам государственных органов".

При разработке данной Программы был изучен опыт стран, в которых достигнуты значительные успехи в развитии технологий е-правительства: Корея, Сингапур, Эстония и другие. С учетом мирового опыта внедрение "электронного правительства" ществляется в четыре этапа.

Информационный  этап (2005-2006 годы)

На данном этапе  обеспечена единая точка доступа  ко всем информационным ресурсам государственных органов и ориентация на нужды граждан и организаций, исходя из концепции жизненных и бизнес-событий.

В рамках данного  этапа до конца 2006 года на Портале  были размещены информационные услуги всех государственных органов.

Интерактивный этап (2006 г. – 2008 г.)

В рамках данного  этапа реализованы механизмы  идентификации и авторизации  пользователей с целью предоставления государственными органами интерактивных  услуг гражданам, реализован сервис приема обращений граждан и запущена в эксплуатацию мобильная версия Портала.

Транзакционный  этап (2008 г. – 2010 г.)

На данном этапе  будут реализованы механизмы  обращения граждан через Портал к платным государственным услугам  с возможностью осуществления финансовых транзакций за счет интеграции с платежным шлюзом и банковскими информационными системами.

Четвертый этап (2010 г. и далее) – формирование информационного общества, при котором электронные услуги будут преобладать над бумажными и охватывать весь жизненный цикл человека.

Но для реализации "электронного правительства", недостаточно лишь разработать программу его внедрения. Нужно также готовить людей, которые, владея компьютерной грамотностью и имея доступ к ИКТ, смогут взаимодействовать с "электронным правительством" в любой географической точке страны.

Первая ступень  в формировании информационного  общества – это снижение информационного  неравенства. Для реализации этой задачи, Агентством РК по информатизации и  связи разработана "Программа  снижения информационного неравенства  на 2007–2009 годы". Программа направлена на решение задач по снижению информационного неравенства, характеризующегося разным уровнем компьютерной грамотности населения и неравными возможностями доступа к современным коммуникационным технологиям.

В качестве основных действенных рычагов влияния на снижение информационного неравенства будет использовано:

• введение многоуровневой "Национальной IT-сертификации";

• введение обязательности наличия национального IT-сертификата  при приеме на государственную службу;

• введение тестирования 100% выпускников учебных заведений по информатике;

• введение предмета информатики в курсы повышения  квалификации работников бюджетной  сферы.

На пути к  снижению информационного неравенства  нужно сделать три важных шага. Первый – обучение населения. Второй – понижение тарифов на Интернет. Третий – обеспечение доступа граждан к Интернет-ресурсам.

С 1 сентября 2006 г. на 25% уменьшился тариф на услуги Интернета. Но для доступа к новым  государственным интерактивным  услугам людям потребуется электронная  идентификационная карта (e-ID), которая должна появиться в скором времени в рамках программы создания национальной идентификационной системы (далее НИС). С такой картой гражданин сможет зайти на портал э-правительства и получить любые справки в электронном виде, избежав утомительного стояния в очередях.

На сегодняшний  день все госорганы имеют собственные  веб-сайты и предоставляют информацию населению, что говорит о том, что Интернет-инфраструктура уже  сформирована.

Вместе с  тем, на основе проведенного Агентством анализа имеется ряд проблем включающих: недостаточно актуальное и востребованное информационное содержание веб-сайтов госорганов. На многих ресурсах дизайн не обновлялся в течение уже нескольких лет, у более чем 40% официальных Интернет-ресурсов госорганов отсутствует режим ежедневного обновления информации о текущей деятельности.

Интернет-ресурсы  отдельных ведомств имеют устаревшую структуру, затрудняющую оперативный  доступ граждан к необходимой  информации, не развиты ресурсы, информирующие  о порядке работы госоргана и рассмотрении обращений граждан.

 

2. Технологии, используемые в работе электронного правительства

2.1. Портал  электронного правительства

Веб-портал "электронного правительства" является практическим механизмом реализации концепции предоставления государственных услуг по принципу "одного окна".

В настоящее  время на портале реализовано  более 1500 информационных услуг, охватывающих деятельность министерства образования  и науки, труда и социальной защиты населения, индустрии и торговли, юстиции, финансов, здравоохранения, энергетики и минеральных ресурсов, Агентства по делам государственной службы и Национальный банк, свои услуги оказывают как государственные органы Генеральная прокуратура, Конституционный совет, Налоговый комитет МФ РК, Комитет национальной безопасности и другие, так и частные предприятия АО "Казпочта", АО "НК "КазМунайГаз", ТОО "КаР-Тел" (Beeline), ТОО "GSM Казахстан АО "Казахтелеком" (Kcell) и другие.

В основу дизайна  и структуры веб-портала положена идея "электронного правительства", которая заключается в сервисном подходе к обслуживанию граждан.

Информационные  услуги сгруппированы на веб-портале  в соответствии с основными жизненными циклами человека: детство, учеба, юность, семья, работа, старость, и бизнес-циклами  предприятия: планирование, открытие, ликвидация. Построение структуры предоставления электронных услуг вокруг жизненных циклов человека и бизнеса, направлено на максимальное облегчение поиска и получения необходимой информационной услуги.

Помимо информационных услуг на портале реализован ряд сервисов: "Электронная почта", "Сервис контактов", "Сервис календарного планирования", "Сервис подписки".

Если портал "электронного правительства", является лицом внешнего контура, то основным достижением внутреннего контура G2G "правительство для правительства" – будет перевод на электронное взаимодействие между госслужащими.

2.2. Единая система электронного документооборота

Электронный документооборот  – это первый опыт по внедрению  электронного управления. Электронный  документооборот позволит открыть оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений государственными органами, а также сократить почтовые расходы по пересылке и время доставки документов адресату.

Электронный документ — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись  — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация  документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой  инсталляции, данной системы.

Возможность параллельного  выполнения операций, позволяющая сократить  время движения документов и повышения  оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная  распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность  дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам  документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Единая система  электронного документооборота государственных  органов предназначена для автоматизации  технологических процессов по подготовке, регистрации, структурировании, хранении, архивации, поиска и обработке документов, контролю их исполнения, авторизации доступа к ним, выпуску и рассылке документов.

Целями создания проекта  ЕСЭДО являются повышение эффективности  и прозрачности процессов делопроизводства государственных органов, а также  повышение эффективности государственного управления в целом за счет перевода государственных органов на использование безбумажных технологий делопроизводства электронного документооборота, механизмов коллективного использования документов.