Автоматизация турфирмы. Автоматизированные системы управления турфирмой

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

Уральский международный  институт туризма

 

 

 

 

 

Реферат по информатике

на тему «Автоматизация турфирмы. Автоматизированные системы управления турфирмой».

 

                                                                                Выполнила студентка 305 группы                                                                                                                                                             факультета менеджмент туризма Сафрончева Ксения.

 

 

 

 

 

 

 

г. Екатеринбург

2008г

Введение

Туризм сегодня - это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие авиакомпании, гостиничные цепочки  и туристические корпорации всего  мира. Современный турпродукт становится более гибким и индивидуальным, более привлекательным и доступным для потребителя.

Туризм в  России - одна из самых перспективных  и быстроразвивающихся индустрий. Сдерживающим фактором для бурного  и качественного роста является низкая информационная грамотность и слабые коммуникации¹. Однако в России уже есть готовые решения для успешного использования в туризме по автоматизации бизнес процессов и подключение к сети Интернет.

Тема автоматизации  деятельности туристической фирмы  представляется мне наиболее актуальной, поскольку туризм в России - одна из самых перспективных и быстроразвивающихся индустрий. Менеджмент, персонал и автоматизация - вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит турфирме успех. Используя преимущества компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания.

Менеджмент, персонал и автоматизация - вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит  турфирме успех.

Используя преимущества компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания.  Объектом исследования дипломного проекта является один из сложных аспектов учета в туристической деятельности расчет себестоимости туристического продукта, а также автоматизация обработки и хранения данных, необходимых для управленческих нужд турфирмы.

 

Глава 1

Компьютерные  системы, стремительно  вытесняющие  привычную  для  наших соотечественников  “бумажную” информационную технологию,  электронная  почта, реализация турпродуктов в сети Интернет и заключение  контрактов  с  помощью электронных подписей; телесовещания,  электронные  выставки  и  конференции, многочисленные  справочно-поисковые   службы,   сетевые   автоматизированные рабочие места – это лишь небольшой список тех  возможностей,  которые  стали доступны российским туристским организациям с внедрением в  их  деятельность современных компьютерных и информационных технологий.

Внедрение системы  автоматизации туристической компании, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы автоматизации, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы автоматизации.

Автоматизация должна включать в себя следующий  набор функций:

• получение и обработка актуальной информации от туроператоров;

• ведение внутреннего документооборота;
• выстраивание взаимоотношений с туроператорами;
• ведение бухгалтерии;
• анализ данных и получение статистических отчетов.

Этапы автоматизации туристской компании

1. Первый этап начинается с момента признания высшим менеджментом роли информации и информационных технологий в принятии решений для осуществления туристскими организациями своей финансово-хозяйственной деятельности. Иными словами, руководство компании должно четко осознавать необходимость автоматизации технологических процессов формирования, продвижения и реализации турпродукта, ведения документации и бухгалтерского учета и т.д. От того, насколько руководство турфирмы и остальные сотрудники понимают важность стоящей перед ними проблемы, в значительной степени зависит и весь дальнейший успех предстоящей кампании.  Что касается целей внедрения современных систем, то самыми распространенными из них на сегодняшний момент являются:

• замена морально устаревших информационных систем;

• получение конкурентных преимуществ (снижение себестоимости турпродукта, сокращение времени на обработку заказов и т.д.);
• расширение ассортимента предлагаемых услуг и границ рынка сбыта;

• автоматизация работы с партнерами и филиалами;

• автоматизация внутрифирменных процессов и оптимизация управления;
• использование сравнительно недорогих рекламных возможностей (реклама в сети Internet).

Заканчивается первый этап составлением плана основных работ по проекту автоматизации: определение последовательности действий, распределение их во времени и прочие операции, связанные с применением методов построения сетевых моделей, расчета критического пути, составления календарных планов и т.п.  

2. Вторым основным этапом процесса автоматизации является поиск и анализ всей существующей информации о системах, представленных на российском рынке туристских информационных технологий. Данный этап подчиняется общепринятым принципам и стандартам проведения маркетинговых исследований и включает в себя сбор и анализ всей информации о функционирующих на рынке системах, их разработчиках и участниках, условиях подключения и эксплуатации. Все ведущие системы имеют свои представительства в России, развитие же глобальной компьютерной сети Internet позволяет провести недорогие кабинетные исследования и обойтись без крупных денежных расходов, уложившись при поиске необходимой информации в достаточно сжатые сроки. Немало этому способствуют и сами разработчики - большинство из них предоставляют возможности на практике оценить все достоинства и недостатки предлагаемых продуктов посредством бесплатной работы в тренировочных системах и демонстрационных версиях, также бесплатно распространяемых среди потенциальных пользователей.

Существует пять основных групп:

1. Функциональные задачи, к которым, помимо основных выполняемых функций относятся учет местных условий, возможность подключения к сети различных абонентов, совместимость с основными системами своего класса, функционирование в среде Windows и в сети Интернет.
2. Требования к режиму функционирования, который должен допускать возможность ввода, приема, передачи и обработки любой информации, а также круглосуточный режим работы и недопустимость длительной блокировки системы вследствие информационных перегрузок, возможность подключения новых и отключения старых, уже установленных, периферийных устройств без нарушения работы сети; информирование участников системы об изменении ее состава и обеспечение целостности и надежности передаваемых и хранимых данных.
3. Возможность дальнейшего развития и модернизации системы, что должно предусматриваться ее архитектурным решением. Пропускная способность системы должна быть достаточной с точки зрения количества подключенных сетевых ресурсов, разнообразия используемых технологий и протоколов соединения, а используемое оборудование должно обеспечивать переход на высокоскоростные технологии следующего поколения при минимальных затратах. Кроме этого, система должна поддерживать все стандартные интерфейсы и интегрировать различные виды информации (аудио, видео, текст и т.д.). Метод же подключения конкретного пользователя должен определяться индивидуально, исходя из его формы (туроператор, турагент, объект размещения и т.д.), а также требований производительности, стоимости и места расположения абонента.
4. Надежность. Используемое в системе программно-аппаратное решение должно гарантировать сохранность данных и программного обеспечения при отказах отдельных технических средств системы или аварийном отключении электропитания, а также быстрое восстановление системы в случае отказов за счет применения автоматических средств контроля работоспособности.
5. Конфиденциальность и внешние коммуникации, а именно: обеспечение идентификации связывающихся абонентов системы и защиты передаваемой по каналам связи информации, управление разграничением доступа; автоматический контроль нарушения правил доступа в систему (сбор информации о попытках несанкционированного доступа), организация удаленного доступа через средства телекоммуникаций и наличие интерфейсов выхода в основные GDS, а также взаимодействие с отечественными и зарубежными специализированными базами и банками данных.

Для правильной оценки вариантов и выбора системы, удовлетворяющей всем предъявленным  в ходе отбора требованиям, на данном этапе возможно применение методов  функционально-стоимостного анализа, потребительской оценки, а также метода определения конкурентоспособности ИПУ по техническим и экономическим показателям.

Окончательное решение по вопросу автоматизации  принимается после расчета показателей  эффективности внедрения информационной системы на объекте и оценки рисков, с которыми турфирма может столкнуться в ходе ее эксплуатации.

3. Третий этап - это планирование, начинается с определения потребностей компании в ресурсах, требующихся для внедрения системы. Для этого необходимо совершить ряд следующих действий:

• поиск и определение источников финансирования программы. Ими могут быть собственные денежные ресурсы компании (прибыль, фондовые отчисления), резервы инвесторов, заемные средства, бюджетные ассигнования, лизинг и т.д.;

• анализ обеспеченности техническим оборудованием. Любая современная система подразумевает наличие, как минимум, 486 процессора и 8Mb оперативной памяти (минимальные требования к функционированию Windows) для клиентского программного обеспечения и Pentium 200, 64Mb и 2Gb памяти на жестком диске для серверного обеспечения, а также модема и периферийных устройств - принтера, сканера;
• определение потребности в трудовых ресурсах, включая разработку должностных инструкций, выделение имеющихся или найм дополнительных сотрудников, распределение полномочий и ответственности;

• выделение места для работы (кабинета, рабочего стола и т.д.).

Заканчивается этап планирования оценкой затрат, предстоящих в ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени.

Основными затратами  туристкой организации при внедрении  автоматизированной системы являются следующие:

• затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);
• затраты на обучение персонала, поиск и найм дополнительных работников;
• затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;
• затраты, связанные с заключением договоров с поставщиками туруслуг, агентами, финансовыми организациями;
• затраты, связанные с получением информации (особенно это относится к данным, предоставляемым различными фирмами на коммерческой основе).

Только после определения необходимых ресурсов и утверждения бюджета реализуемого проекта можно переходить к следующему этапу.

4. Четвертый этап представляет наибольшую трудность для туристской компании и включает в себя несколько моментов

1. Поиск организации, предоставляющей услуги по подключению к системе и ее сервисному обслуживанию (установка необходимого оборудования и ПО, обучение персонала, последующая модернизация и т.д.). Как показало проведенное исследование, количество таких организаций (операторов) невелико, поскольку на практике обслуживание системы производится или самим разработчиком, или его представителем;
2. Установление контакта и проведение переговоров. На данном этапе решаются как основные, так и дополнительные вопросы, требующие принятия каких-то отдельных решений (например, по возможности реализации для корпоративных клиентов турфирмы специального набора услуг);
3. Подписание договора с оператором на подключение и обслуживание АС (после внесения всех поправок), и, если требуется,  дополнительных соглашений;
4. Заключение договора с провайдером на подключение и абонентское обслуживание в глобальной сети Интернет. При выборе провайдера необходимо руководствоваться следующими основными критериями:

• репутация провайдера на рынке услуг Интернет;

• скорость связи с сервером  (ping) определяет, насколько быстро приходит от сервера ответ на любой запрос с компьютера. Чем меньше задержка, тем лучше: связь считается хорошей, если задержка составляет менее 200 миллисекунд;
• длина пути количество промежуточных компьютеров (роутеров), через которые проходят любые данные, прежде чем попасть с компьютера на сервер (и обратно). Желательно, чтобы и этот параметр был минимальным, так как чем длиннее путь, тем больше вероятность того, что один из роутеров по пути будет перегружен и скорость связи снизится;
• скорость обмена данными количество килобит, передающихся за секунду с сервера на компьютер. Минимальным считается параметр 4,4, максимальное же значение зависит от типа модема и от уровня загрузки сети;
• коэффициент потери пакетов показывает, сколько процентов данных, посылаемых компьютером на сервер, теряется на просторах Интернет. Поскольку данные не доходят, они автоматически пересылаются повторно, хотя потерь и не происходит, на это тратится время. Поэтому, чем меньше коэффициент, тем лучше;
• стоимость услуг средства, затраченные на подключение и пользование услугами провайдера. Рассчитываются, исходя из потребности пользователя в Интернете (количества часов в месяц): минимальная потребность 5-7 часов, умеренная 25-30 часов, из которых 5часов в ночное или иное льготное время, а также потребность в неограниченном доступе. Исходя из этого, определяются и тарифные планы фиксированная или почасовая оплата, неограниченный доступ;
• качество модемной связи в большей мере зависит от конкретной АТС, с которой звонит пользователь.