Ақпараттық жүйе (АЖ)

• мәліметтер базасының шебері-көптеген үлгі ретінде берілетін типті қолданбалы программалар үлгісін ұсынады;
• формалар мен басылымдар жасау шеберлері – көп кестелі формаларды және басылымдарды жасау процесін тездетеді және жеңілдетеді.;
• ауыстыру шебері – кесте өрісінде басқа кестеден қажетті мәнді енгізуге арналған ашылмалы мәндер тізімін жасайды, т.б;

Гиперсілтеме – белгілі бір файлға сілтеме көрсеткіш. Гиперсілтемелер Access мәліметтер базасын Internet файлдарымен не басқа файлдармен байланыстыру үшін қолдаланылады. Сондай файлдарды қарап шығу, көру үшін арнайы программа жұмыс істеуі тиіс. Жұмыс барысында гиперсілтемелер басқа түспен боялып көрсетіліп тұрады.

Макростар (Macros) кейбір оқиғаларға жауап ретінде орындалатын әрекеттердің сипаттамасы болып табылады. Әрбір әрекет қажетті параметрлерді таңдап алуға және оларды автоматтандырылған режимде енгізуге болатын макрокомандамен іске асырылады. Макрос бір қолданбалы программада мәліметтерді өңдеудің жекеленген операцияларын біріктіруге мүмкіндік береді.

Модульдерде (Modules) Visual Basic for Application  (VBA)тіліндегі программалар сақталады және олар қолданбалы программаларды құру кезінде стандартты емес процедураларды іске асыру үшін жасалады.

Access-те тұтынушыға өз есептерін  ойдағыдай шығаруға мүмкіндік  беретін әртүрлі диалогтық құралдар  бар, оларға меню командалары,  саймандар тақтасындағы батырмалар, суырылып шығатын түсініктемелік  сөздер, Конструктор  (Design), Шебер  (Wizards) программалары жатады.

Access -ті іске қосу Пуск – Программалар –Microsoft Access командаларымен орындалады немесе жұмыс үстеліндегі Access белгішесін екі рет шерту қажет. 1-суретте мәліметтер базасын ашуға мүмкіндік беретін терезе көрсетілген. Осы терезедегі «Жаңа мәліметтер базасы» (Новая база данных) жолы немесе мәліметтер базасы бұрын құрылған болса, онда «Мәліметтер базасын ашу» («Открыть базу данных») пунктін таңдау қажет.

 Мәліметтер  типі және өріс қасиеттері

Әрбір Access мәліметтер базасының құрамында бір немесе бірнеше кестелерден тұратын байланысқан объектілер суреттеледі. Өрістер объектінің атрибутына немесе қасиетіне сәйкес құрылады. Әрбір өріс үш элемент арқылы сипатталады:

1. Өріс (Поле – fitld name) - өріс аты, кестеде қайталанбауы тиіс;
2. Мәліметтер типі (Тип данных – Data type) - өрістегі мәліметтер типі;
3. Сипаттама (Описание – Description) - өріс қызметіне түсініктеме беру;

Access –тің ішінде 8 түрлі мәліметтер типі пайдаланылады, олар:

• Мәтіндік (Текстовый – Text) – ұзындығы 225 символға дейінгі мәтіндік информацияны сақтау үшін қажет;
• МЕМО өрісі (Поле МЕМО – Memo) – 32000 символға дейінгі көлемдегі мәтіндерді сақтай алады. Оның ерекшелігі - өрістегі информациялар басқа бір жерде сақталып, ал өрістің өзінде сол информациялардың қайда орналасқанын анықтайтын көрсеткіштер сақталады;
• Сандық (Числовой – Number) – сандық мәліметтерді сақтау үшін қажет. Осы типтегі өрістің көлемін бірнеше нұсқалардан таңдауға болады: бүтін, жылжымалы нүктелі. Бүтін сандар – 32768 бен 32767 аралығында, көп разрядты бүтін сандар – 2147483648 бен 2147483647 аралығында және жылжымалы нүктелі сандар 1.401298Е-45 пен 3.4028223Е38 аралығында анықталған болуы тиіс. Нақты сандар енгізілетін өріс үшін санның бөлшегінің көлемі де берілуі мүмкін;
• Дата/уақыт (Дата/время – Data\time) – күн/ай/жыл форматында мерзімді және сағат: минут:секунд pm не am..(pm. – 12-ден кейін, ал am – 12.00-ге дейін) форматында уақыт мөлшерін сақтау үшін қажет. Бұл типтегі өріс форматын алдын ала таңдап алған дұрыс. Өріс форматының мүмкіндіктері: Күннің толық форматы (мысалы, 3.01.01 09:00:12); қысқа форматы (мысалы, 12.07.01); орташа форматы (мысалы, 31-окт-03); ұзын форматы (мысалы, 21 мая 2001 г.);
• Ақшалай (денежный – Сurrensy) – ақшалай көрсетілген информацияларды енгізу үшін қажет. Жалпы, оларды сандық типтегі өріске де енгізуге болады, дегенмен осы типте жұмыс істеу ыңғайлы. Өріс форматындағы тізімнен қажетті ақша бірліктерін таңдауға, олардың үлгісін беруге болады. Өте үлкен сандардың дәл мәнін сақтау үшін (+/- 900 триллион) жиі қолданылады;
• Санауыш (Счетчик – Counter.) – жазбалар реттік нөмірін анықтау үшін қолданылады. Автоматты түрде бірден басталып, жазбаларды қайталанбайтын осы өріс мәні арқылы анықтап отыру үшін қажет (бұл өріс мәндерін теруге, өзгертуге болмайды);
• Логикалық (Логический – yes\no) – логикалық мәліметтерді (Иә/Жоқ, 0/1, Ақиқат/Жалған, т.с.с.) сақтау үшін керек;
• OLE объектісі (Объект OLE  – OLE object) Қолданбалы программаларынан алынған OLE. технологиясын сүйемелдейтін құжаттарды, кестелерді, графиктерді және басқа объектілерді сақтау үшін қолданылады. Оның мәндерінің жазылу түрі өріс форматындағы мәліметтер тізімінен таңдап алынады. Қай формат таңдалса да, кестеде логикалық өріс жалаушылармен кескінделеді. Жолаушаны тышқанмен шертіп «Иә» мәні b белгісін орнату арқылы, ал «Жоқ» мәні өрісті бос қалдыру арқылы енгізіледі.
• Гиперсілтеме – гиперсілтеме беру;
• Алмастыру шебері (Мастер подстановок) – таңдап алуға болатын мәндер бейнеленетін алмастыру бағанасын жасайды.

Бұдан басқа,  «Жалпы» («Общие») ішкі бетінде өрістің бірсыпыра қасиеттер  жиыны беріледі, «Алмастыру» («Подстановка») ішкі бетінде басқару элементінің типі көрсетіледі. Олар Access өрістердің 11 түрлі сипаттамаларын, яғни қасиеттерін көрсете алады, бірақ қасиеттердің нақты тізімі өріс типімен анықталады.

 

Кесте режимінде жұмыс  істеу

Кестелер – МБ-ның негізгі объектілері. МБ жасау алғашқы кесте құрудан басталады. Ал, кестеде оның өрістері және сол өрістердің типтері мен қасиеттері анықталады. Access -те кесте құрудың 5 тәсілі бар. Кесте ішкі бетін ашып, Құру (Создать) батырмасына шертсек Жаңа кесте сұхбаттасу терезесі шығады. Бұл терезеде жаңа кесте құрудың бірнеше тәсілдері көрсетілген.

Кесте режимін таңдағаннан кейін  бірінші жолда өріс атауын беріп, ал төменірек әрбір өрістің мәліметтерін енгізе отырып, Кесте құру мүмкіндігіне ие болуы мүмкін. Өрістердің типі енгізілген мәндер негізінде автоматты түрде анықталады.

 

Мәліметтер базасының  схемасы

Мәліметтер схемасы мәліметтер базасының құрылымын жасап, оның графикалық бейнесі болып қана қоймай, жұмыс істеу процесінде де кең  қолданылады. МБ схемасын жасау көпкестелі формаларды, сұраныстарды және басылымдарды жеңіл құрастыруға, сондай-ақ, кестелерді түзету кезінде байланысқан мәліметтер тұтастығын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.

Схемада кестелер арасындағы байланыстар  анықталып, олардың нұсқалары жасалады. Осылай құрылған схемалар өзара байланысқан кестелер негізінде формалар, сұраныстар және басылымдар құрастыру кезінде байланысқан етуге мүмкіндік береді.

Схемада кестелер арасындағы байланыстар  анықталып, олардың нұсқалары жасалады. Осылай құрылған схемалар өзара байланысқан кестелер негізінде формалар, сұраныстар және басылымдар құрастыру кезінде мәліметтер байланысын автоматты түрде пайдалануға мүмкіндік береді. МБ схемасы графикалық түрде арнайы терезеде өрістер тізімі арқылы көрсетілген, әр түрлі кестелердің керекті өрістерін сызықтармен байланыстыру жолымен бейнеленіп тұрады.

Осындай өзара байланысу бейнесі  мәліметтердің екі тобы арасындағы нақты байланысты көрсетеді. Бұлардың «Бірдің бірге» (1:1), «бірдің көпке» (1:М немесе 1: ∞) және «көптің көпке» (М:М) қатынасы сияқты бірнеше түрлері бар.

Мысалы, студент объектісі бар  болсын делік. оны сипаттау кезінде  фамилиясы, аты, туған жылы, сынақ  кітапшысының нөмірі, топтың нөмірі сияқты өрістерді пайдаланамыз. Бұл өрістердің арасында мынадай байланыстар бар:

1.  «Бірдің бірге қатынасы»

фамилиясы ↔ сынақ кітапшасының нөмірі

2. «Бірдің көпке қатынасы»

сынақ кітапшасының  нөмірі  ↔ топтың нөмірі

         3.  «Көптің  көпке қатынасы»

туған жылы ↔ топтың нөмірі

Фамилия, сынып кітапшасының нөмірі бірегей қайталанбайды, яғни бір-ақ рет кездеседі. Ал топ нөмірі, туған жылы қайталанып отырады.

Осыған ұқсас өзара байланыстар  объектілер арасында да орнатылуы мүмкін.

Access программасы мәліметтер схемасын құру кезінде таңдап алынған өріс бойынша кестелер арасындағы байланыс типін автоматты түрде анықтайды. Егер байланыс орнатылатын өріс басты және бағынышты кестелердің екеуінде де қайталанбайтын түйінді өріске жататын болса, онда «Бірдің бірге қатынасы» түріндегі байланыс орнатылады. Ал, егер байланысу өрісі тек басты кестеде ғана қайталанбайтын түйінді типке жататын болып, ал бағынышты кестеде ол түйінді өріс типіне жатпайтын болса немесе ондағы құрамалы түйінді өріске кіретін жағдайда, басты кестеден бағынышты кестеге  қарай «Бірдің көпке қатынасы» байланысы орнатылады.

Басты кестеден байланыс өрісі ретінде  түйінді болып саналатын типті  таңдағанда, тек бірігу байланысы  орнауы мүмкін. Мұндай байланыстар  басты кесте мен бағынышты  кестенің екеуінен алынған өрістері бар формалар мен басылымдар құру кезінде қажет болады. Мұндай байланыстар бірдей мәндері бар жазбалардың байланыс өрісінде бірігуін төмендегі 3 тәсілдің біреуімен қамтамасыз етеді:

1) екі кестенің де байланысқан  өрістерінің мәндері бірдей болаған  жазбаларды ғана біріктіру;

         2) екі кестенің  де байланысқан өрістерінің мәндері бірдей болаған жазбаларды ғана біріктіру және, соған қоса, 2-кестеде өзіне сәйкес байланысу өрістері жоқ 1-кестедегі барлық жазбаларды 2-кестенің бос жазбаларымен біріктіру;

         3) екі кестенің  де байланысқан өрістерінің мәндері бірдей болаған жазбаларды а біріктіру және, соған қоса, 1-кестеде өзіне сәйкес байланысу өрістері жоқ 2-кестедегі барлық жазбаларды 1-кестенің бос жазбаларымен біріктіру.

         1:1 немесе 1:М типіндегі байланыс түрлеріне  мәліметтер тұтастығын қамтамасыз ететін параметрді және де байланысқан жазбаларды автоматты түрде каскадты жаңарту мен өшіру ісін енгізу болады.

         Мәліметтер  базасының тұтастығы деп базадағы  мәліметтердің қатесінің жоқтығы  мен дәлдігін айтады. МБ-ның біртұтастығын  қамтамасыз ету дегеніміз – кез келген уақытта базадағы мәліметтердің қатесіз, дұрыс құрастырылуына бағытталған шаралар жүйесі. Мұндай шаралар жүйесіне мәліметтердің мүмкін мәндері мен олардың арасындағы байланыстарды қадағалауға арналған белгілі бір ережелер жиынынан тұратын мәліметтер тұтастығына қойылатын шектеулер жатады.

         Мәліметтердің  біртұтастығын қамтамасыз ету  дегеніміз өзара байланысқан  кестелер үшін мынадай бірнеше  түзету шарттарының орындалуы:

• бағынышты кестеге басты кестедегі байланыстырушы түйінді өріс мәнінің ешбіріне сәйкес келмейтін жазба енгізілмейді;
• басты кестеде жазбаны, бағынышты кестедегі онымен байланысты жазбалар өшірілмей, жоюға болмайды;
• байланыстыруды қамтамасыз ететін басты кестедегі түйінді өріс мәндерінің өзгеруі, соларға сәйкес бағынышты кестедегі жазбалар мәндерінің де өзгеруін жүзеге асырады;

Байланысқан жазбаларды каскадты түрде  жаңарту режимінде басты кестенің байланысу өрісіндегі мәнді өзгерткенде, бағынышты жазбалардағы соған сәйкес келетін өріс мәндері автоматты  түрде өзгертіледі. Байланысқан жазбаларды каскадты түрде жою режимінде, басты кестедегі жазбаларды өшіру кезінде барлық деңгейлердегі бағынышты жазбалар каскадты түрде жойылады.

Мәліметтер  схемасын жасау  . МБ схемасын жасау базалар терезесіндегі Сервис\Мәліметтер схемасы командасын орындаудан немесе саймандар тақтасындағы Мәліметтер схемасы

 

Форма жасау

Access-те  МБ-мен жұмыс жасауға арналған графикалық интерфейс құрастырудың көптеген мүмкіндіктері бар. Олардың ең маңыздысының бірі мәліметтерді енгізу-шығару  формалары болып саналады. Формалар МБ-ын өңдеудің негізгі қызметтерін: жүйені іске қосу, қарау, іздеу, түзету істерін жүзеге асырады. Формаларды құрасытыру тұтынушы талаптарына сәйкес Access құралдары арқылы жасалады. Форма жасау барысында: формаға енетін мәліметтер қай кестеден алынатындығы, атап айтқанда кестенің қай өрісі, қандай графикалық  элементтер-сызықтар, жазулар, суреттер енгізілетіндігі анықталады.

Бір кесте негізінде жаслатын форма  біркестелік деп аталады. Форманы  жасау үшін бірнеше тәсіл қолдануға  болады:

1. Кірістіру – Форма (Вставка – Форма) командаларын орындау;
2. Кірістіру – Автоформа (Вставка – Автоформа) командаларын орындау;
3. Access объектілерінің ішінен «Формалар» бөлімін таңдап, Жасау (Создать)батырмасын шерту.

 

Базадағы мәліметтерді өңдеу

Кесте және форма режимінде мәліметтерді қарау, жазбаларды қосу, жою, өрістерді жаңарту операцияларын орындауға болады. Кесте және форма режимінде қажет жазбаларды іздеуге, бір немесе бірнеше өрістер бойынша жазбаларды сұрыптауға, берілген таңдап алу шарттарына сәйкес жазбаларды сүзгіден өткізуге болады. Кесте режимінде бағаналардың ені мен орналасуын, жолдардың биіктігін, мәліметтердің қарпін, фон түсін және т.б. қажет параметрлерді анықтап, кесте макетіне сай баптауға болады. Түзету кезінде жазбалар қосуға, жоюға, өріс мәндерін жаңартуға және әртүрлі қолданушылар үшін әртүрлі пайдалану құқықтарын орнатуға болады.