База данных «Гостиница»

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт

 

Кафедра информационных систем в экономике

 

 

ПРОЕКТ

База данных «Гостиница»

 

 

 

 

Выполнил:

Проверил:

Пирожкова Т.В.

 

 

 

 

 

 

 

Кемерово 2009

 

Цель базы данных Гостиница – автоматизация процесса учета и анализа данных гостиницы.

Задачи, решаемые при использовании базы данных:

- хранение и поиск данных о сотрудниках гостиницы;

- хранение и поиск информации о клиентах гостиницы;

- хранение и поиск информации о номерах;

- хранение данных  о бронировании, заселении, выезде  клиентов и вычисление оплаты  за проживание

- вычисление  и анализ информации о поступлении  оплаты за проживание от клиентов компании;

- поиск информации  по основным позициям: забронированные номера, заезд за период, выезд за период.

Для создания базы данных MS Access использован Конструктор таблиц, который позволяет определить требуемую структуру таблицы.

Для отображения полной информации по состоянию гостиницы, направлениям её деятельности и отчётности по выполненным работам, созданы следующие таблицы:

1. «Сотрудники»

Таблица имеет следующие поля: код сотрудника (ключевое поле)- тип данных: счётчик; фамилия, имя, отчество – тип данных: текстовый, размер – 50, необязательное, совпадения не допускаются; дата рождения –тип данных: дата\время, необязательное; образование –тип данных: мастер подстановок – набор фиксированных данных (высшее, среднее); должность –мастер подстановок(список имеющихся должностей); адрес – тип данных: текстовый, размер-50, необязательное; телефон – тип данных: числовой, поле необязательное; оклад – тип данных: денежный, формат поля – рубли, необязательное. Таблица в режиме конструктора имеет вид:

 

 

2. «Должности»

Данная таблица имеет следующие поля: код должности – счётчик (ключевое поле); должность – тип данных: текстовый (набор основных должностей).

3. «Номера»

Эта таблица имеет такие поля: код номера – тип данных счётчик (ключевое поле); категория – тип данных: мастер постановок ( одноместный, двухместный, полулюкс, люкс)

4. «Категории номеров»

Поля: код категории – тип данных: счётчик (ключевое поле), номер – текстовый; категория – мастер подстановок (номера); количество мест – тип данных: числовой длинное целое, необязательное; количество комнат – аналогично; дополнительная информация – тип данных: МЕМО; стоимость в сутки – тип данных: денежный, формат – рубли, необязательное.

5. «Состояние номера»

Поля: код номера – счетчик, ключевое поле; номер - тип данных матер подстановок (аналогичное поле из таблицы «Категории номеров»); сотрудник (горничной) - мастер подстановок (из запроса по таблице «сотрудники», с условием отбора «горничная»), поля - бронь, заезд, выезд – тип данных: дата\время, поле необязательное; клиент – мастер подстановок (из таблицы «Клиенты»).

6. «Клиенты»

Поля: код клиента – тип данных: счётчик (ключевое поле); фамилия, имя, отчество – тип данных: текстовый, размер поля- 50, обязательное; дата рождения - тип данных: дата\время, обязательное; пол - мастер постановок (муж, жен); вид документа – мастер постановок (паспорт, в/у, удостоверение личности), обязательное; серия - текстовый, обязательное; номер – числовой, обязательное; кем выдан – текстовый, размер поля – 50, обязательное, дата выдачи – дата\время, обязательное.

7. «Дети»

Поля: код ребёнка – тип данных: счётчик (ключевое поле); код клиента – тип данных: мастер подстановок (аналогичное поле из таблицы «клиенты»); фамилия, имя, отчество – тип данных: текстовый, размер поля – 50; дата рождения – тип данных: дата\время.

Схема данных имеет вид:

 

Таблица Состояние номеров и Сотрудники связаны через запрос по Сотрудникам, с условием отбора «горничная».

Для удобства работы созданы запросы для базы Гостиница.

Запрос №1 – «Бронь»

В строке Условие отбора введено следующее условие:

>=[с] And <=[по]

Означающее отбор полей за определенный период времени.

Аналогично созданы запросы 2 и 3.

Запрос №2 - «Заезд в номера»

Запрос №3 – «Выезд из номеров»

Запрос №4 – «Клиенты с детьми».

Запрос в режиме конструктора выглядит следующим образом:

Данный запрос систематизирует информацию о наличии у клиентов детей, которая необходима для опредёленных скидок, льгот и т.д.

Запрос №5 – «Оплата за проживание».

Запрос содержит выражение, отражающие вычисление стоимости проживания для каждого клиента.

 

Запрос №6 – «Оплачено за месяц».

Запрос содержит выражение, отражающие вычисление стоимости проживания для каждого клиента:

Оплата за проживание: (Состояние_номера.Выезд-Состояние_номера.Заезд+1)*Категории_номеров.[Стоимость в сутки].

А также отбор полей за период.

 

Запрос №7 – «Оплата для графика».

Аналогичен запросу 6, за исключением выбора периода для отбора полей. На основании данных этого запроса строятся диаграммы для анализа, а также сводные таблицы.

Запрос №8 – «Должности Запрос».

Запрос с условием отбора по сотрудникам «горничная». Используется для подстановки данных в таблицу Состояние номеров.

Создание этих запросов значительно упрощает деятельность по отчётности в гостинице, удобно систематизирует информацию, и позволяет оперативно её использовать и вносить изменения. Список запросов представлен ниже:

Далее создадим формы для удобства ввода и вывода информации, а также отчеты, для удобства представления информации, сгруппированной в запросах. Формы следующие:

Отчеты следующие:

 

Работа с базой начинается с открытия формы Гостиница:

Слева кнопки для открытия отчетов, справа для введения и просмотра данных по основным позициям.

Например, форма Информация о номерах имеет следующий вид:

Здесь можно посмотреть всю информацию о номере гостиницы, а также список всех номеров, выбираю в котором позицию, мы можем тут же увидеть всю информацию о номере. В Левом нижнее углу расположены кнопки для удобства работы с записями. В правом верхнем кнопка для открытия формы Ввести категорию номера.

Здесь можно обновить информацию о категориях номеров.

Далее с помощью кнопки Информация о клиентах, мы переходим в следующую форму, подчиненной формой в которой является форма Подчиненная форма Дети, для удобства ввода и просмотра информации о детях клиентов.

Используя кнопку Бронирование Заезд Выезд, мы откроем форму:

В которой имеются три вкладки:

Информация о номерах – полная информация о имеющихся номерах;

Динамика поступлений – динамика поступлений по номеру:

Свод по оплате – сводные данные по оплате за номер:

Кнопка Сотрудники гостиницы открывает следующую форму:

Здесь можно посмотреть информацию о сотрудниках, а также ввести необходимую информацию.

С помощью выведения отчетов, решаются задачи поиска информации о состоянии номеров: бронь, заезд, выезд, - а также отражение информации об оплате, вывод квитанции для клиента.

Таким образом, данная база решает поставленные задачи.