База данных отдела кадров

 

 

Таблица 5 – Отпуск

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Отпуск	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Период работы	Дата/Время
Основной отпуск	Дата/Время
Дополнительный отпуск	Дата/Время
Количество дней	Числовой
Период к оплате	Денежный

Таблица 6 – Больничный

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Б	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Основной отпуск	Дата/Время
Дополнительный отпуск в связи с болезнью	Дата/Время
Отпуск исчислять	Дата/Время
Все отпуск	Числовой

 

 

Таблица 7 – Увольнение

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Ув	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Дата увольнения	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Основание	Текстовый
К оплате	Денежный

Таблица 8 – Табель рабочего времени

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ сотрудника	Счетчик	Ключевое
За период	Текстовый	Ключевое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Кол-во отработанных дней	Числовой
Кол-во фактически отработанных дней	Числовой
Кол-во выходных	Числовой
Отпуск	Числовой
Командировка	Числовой
Больничный	Числовой

Таблица 9 – Должность

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Долж	Счетчик	Ключевое
Должность	Текстовый

 

 

Таблица 10 – Структурное подразделение

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ СП	Счетчик	Ключевое
Структурное подразделение	Текстовый

 

 

Таблица 11 – Наименование фирмы

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Фирмы	Счетчик	Ключевое
Наименование фирмы	Текстовый

 

 

Таблица 12 – Начальники

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Нач	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Начальник	Логический

 

 

Таблица 13- Приказы по личному составу

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ приказа	Числовой	Ключевое
Дата	Дата/Время
Больничный	Текстовый
Отпуск	Текстовый
Трудовой договор	Текстовый
Увольнение	Текстовый

 

Таблица 14 – Производственные приказы

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ приказа	Числовой	Ключевое
Дата	Дата/Время
Повышение квалификации (перевод)	Текстовый
Командировка	Текстовый

 

 

5.2  Запросы к БД

 

 

Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

В данной БД представлены следующие запросы:

1. Структурное подразделение, – какие и сколько работников  работает в данном подразделение. Нужное подразделение будет вводиться  с клавиатуры вручную.

2. Текучесть кадров –  какие сотрудники какого числа  были приняты и уволены.

3. Отпуск – в данном  запросе будет просматриваться, какие сотрудники уже были  в отпуске.

4. Список сотрудников с  номерами телефонов.

5. Список сотрудников по  должностям.

6. Список сотрудников по  структурному подразделению.

7. Поиск сотрудников по  табельному номеру.

8. Поиск сотрудников по  фамилии.

Так же в данной БД представлены запросы-действия на добавления записей в таблицы приказы по личному составу и производственные приказы, например при введении данных в таблицу трудовой договор пункты дата составления и ключТД будут вводиться в таблицу приказы по личному составу.

5.3  Экранные формы

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

1. Ввода и просмотра  информации базы данных

2. Изменения данных

3. Печати

4. Создания сообщений.

В данной БД представлены следующие формы:

1. Сотрудники

2. Трудовой договор

3. Больничный

4. Увольнение

5. Командировка

6. Перевод

7. Увольнение.

Формы 2-7 являются подчиненными для формы 1.

 

5.4  Отчеты

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

В данной БД представлены следующие отчеты:

1. Сотрудники с телефонами - показывает список сотрудников (их фамилию, имя и отчество) с номерами телефонов.

2. Текучесть кадров - показывает  какие сотрудники какого числа  были приняты и уволены.

6   Инструкция по использованию БД

6.1  Вызов программы

Программу Microsoft Access можно вызвать несколькими способами:

1.  Из меню «Пуск». Пуск – Microsoft Office – Microsoft Access 2003.

Для открытия определенной БД нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

В открывшемся окне выбрать файл с БД которая вас интересует.

2. Два раза щелкнуть  правой кнопкой мыши на уже  сохраненной БД. Что бы ни искать  нужную БД в папках можно  вынести ярлык на рабочий стол.  

 

6.2  Экранные формы

Экранную форму можно создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала нужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.

 

Далее нужно выбрать вид формы.

На следующем шаге нужно выбрать стиль формы.

 

В заключении задать имя.

Любую форму, сделанную с помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во втором случае вся форма формируется самостоятельно. Например, можно добавить картинки, кнопки, сделать собственный вид, добавить подчиненные формы и т.д.

В представляемой БД главной формой является форма «Личная карточка». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены на соответствующих вкладках.

6.3  Описание отчетов

Отчеты так же как формы можно создать с помощью мастера и в режиме конструктора.