Инструментальные средства пользователя в среде MS Office

1. Общая характеристика задачи…………………………………………20
2. Описание алгоритма решения задачи…………………………………22

Список литературы……………………………………………………………26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

Введение

Большинство обычных пользователей  компьютеров сталкиваются  
с различными проблемами. Например: вы используете текстовый  
редактор одной фирмы, программу для работы с электронными  
таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а 
производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается 
невысокой. В чем дело?  Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, 
который содержит большую часть необходимого вам програмного обеспечения.  
Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и  
“общаются“ они друг с другом на одном и том же языке. 
     Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной 
коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать 
мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. 
      Пакет Office актуален тем, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

Для раскрытия данной темы необходимо описать все составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS FrontPage, MS Picture Manager, MS Publisher и др.

Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение  задачи, с помощью программы MS Excel. В данной задаче требуется сформировать и заполнить ведомость расчета ЕСН и по полученные данные представить в графическом виде.

 

3

Теоретическая часть

Введение

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft Office – автор Windows и Microsoft Office – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в Microsoft Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в Microsoft Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В Microsoft Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для организации работы офисов.

 

 

 

 

 

 

4

1. Microsoft Office

Семейство Microsoft Office в целом представляет собой совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В семейство входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. В то же время, все эти приложения в совокупности образуют единое целое. Можно выделить три отличительных признака приложений семейства Microsoft Office:

• унифицированный интерфейс;
• совместимость по данным;
• единые средства программирования.

Часть приложений семейства Microsoft Office составляют так  называемый пакет Microsoft Office. Состав Microsoft Office включает в себя основные программные компоненты, представленные в таб.1

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft Office

Название приложения	Функциональное назначение приложения
Microsoft Word	Текстовый процессор
Microsoft Excel	Табличный процессор
Microsoft PowerPoint	Система подготовки презентаций
Outlook	Система управления персональной информацией
Microsoft Access	Система управления базами данных
Microsoft Binder	Система управления подшивками
Microsoft FrontPage	Система управления Web-узлами
Microsoft PhotoDraw	Графический редактор
Microsoft Publisher	Настольная издательская система

 

5

1.1 Microsoft Word

Microsoft Word является издательской системой, предоставляющей возможность создания, чтения, редактирования и совместного использования документов.

Microsoft Word – это мощный интеллектуальный текстовый процессор, удобный и простой в использовании инструмент для создания профессионально оформленных документов. Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективную обработку документов, повышают продуктивность и обеспечивают более качественные результаты.

Microsoft Word входит в состав интегрированного пакета прикладных программ Microsoft Office.

После загрузки Word на экране появляется окно, основными элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки и строка состояния. Word позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды.

Панели  инструментов обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Как правило, на экране присутствуют две панели инструментов: стандартная и форматирование.

Панели  задач облегчают выполнение ряда операций текстового редактора.

В рабочей области  экрана Word вверху располагается горизонтальная линейка, слева – вертикальная линейка. С помощью линеек можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции. Белые части линеек соответствуют полосе набора текста, серые части – нерабочим областям страницы: полям, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы.

6

Строка  состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом.

Ввод текста рекомендуется выполнять в обычном  режиме просмотра документа. При  этом текстовый курсор, имеющий вид  вертикальной мерцающей линии, определяет точку ввода символов.

Для быстрой  вставки текста, рисунков, таблиц и  других элементов в пустую область документа удобно использовать возможности свободного ввода. Двойной щелчок в пустой области документа вызывает форматирование этой области для свободного ввода, при котором дальнейшая вставка элементов будет осуществляться, начиная с позиции двойного щелчка.

Свободный ввод недоступен в следующих областях: несколько колонок, маркированные  и нумерованные списки, слева и  справа от рисунков с обтеканием по верхнему и нижнему краям, а также  слева и справа от  отступов. Кроме  того, свободный ввод недоступен в следующих режимах: обычный режим, режим структуры и предварительный просмотр.

Операция автозамена предназначена для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток.

Операция автозамены позволяет выполнить ряд полезных функций:

• исправление двух прописных букв на одну в начале слова;
• преобразование строчной буквы в прописную в начале предложения;
• устранение последствия случайного нажатия Caps Lock;
• исправление раскладки клавиатуры.

Инструмент автотекст позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов.

 

7

1.2 Microsoft Excel

Microsoft Excel – приложение, предназначенное для работы с электронными таблицами. Excel – это простой, удобный и эффективный инструмент, позволяющий проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя электронную почту или Интернет.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.

В Excel реализован целый ряд принципиально новых средств, позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить получение информации из внешних источников и расширить возможности анализа данных.

Одной из самых распространенных рутинных операций в Excel является заполнение рабочей книги данными. При помощи автозаполнения пользователи могут автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого должны изменяться по определенному закону. Автозаполнение работает не только со значениями ячеек, но и с формулами.

Новые возможности  использования диаграмм включают в  себя новые    

средства форматирования диаграмм (метки данных, многоуровневые  оси   

8

категорий, настраиваемая  цена деления оси), а также работу со сводными диаграммами – графическими аналогами сводных таблиц.