Информационная система

По этим данным формируем отчеты расчетной части.

Расчетная часть ИС формируется на основе справочной информации и состоит из следующих разделов:

• Динамика браков и разводов.
• Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение;
• Динамика 50-ти наиболее популярных имен Девочек;
• расчет числа браков и разводов.

Так же в ИС представлены отчеты, помогающие пользователю ИС быстро и конкретно по определенному критерию найти и рассчитать тот или иной показатель.

 

 

 

Глава 2. Разработка ИС для отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

2.1 Описание общей структуры  ИС.

Общая структура информационной системы состоит из следующих элементов:

1. При запуске ИС появляется  заставка

2. Главное меню, обеспечивает доступ  к следующим функциям ИС:

• к справочным данным

• Структура отдела ЗАГС администрации г. Чебоксары;
• Справочник отделам ЗАГС Чувашской Республике;
• Родивших в среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел
• Необычные имена;
• Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год.

• к расчетным данным

- расчет суммарного коэффициента по годам;

- расчет числа браков и разводов;

- расчет количества наиболее популярных имен девочек.

• Диаграммы

• диаграмма государственная регистрация заключения браков и разводов.
• Динамика родившихв среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел

• Отчеты

 При выборе соответствующего  пункта меню система переходит на нужный лист, где реализованы необходимые операции. На каждом листе находится кнопка возврата к главному меню.

Схематично ИС представлена на таблица1.

Таблица 1.

№	Кнопка	Назначение
1	«Структура отдела ЗАГС»	Переход на лист «Структура отдела ЗАГС»
2	«Справочник»	Переход на лист «Справочник»
3	«Динамика девочек»	Переход на лист «Динамика девочек»
4	«Необычные имена»	Переход на лист«Необычные имена»
5	«Браки и разводы 2000-2012гг»	Переход на лист «Браки и разводы 2000-2012гг»
6	«Возрастные коэффициенты рождаемости»	Переход на лист «Возрастные коэффициенты рождаемости»
7	«Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение»	Переход на лист «Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение»
8	«Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год»	Переход на лист«Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год»
9	«Отчет»	Переход на лист «Отчет»
10	«Меню» на расчетных листах	Переход на лист «Меню»

 

2.2 Описание интерфейса  пользователя

Для создания ИС используется программа MS Excel. Работа по созданию самой ИС начинается с создания ее компонентов. Первым компонентом структуры системы является заставка. В функциональном плане от заставки требуется только вывести на экран название системы и по щелчку мыши перейти на лист меню. Переход к меню осуществляется с помощью гиперссылки.

Рис.1. Заставка ИС отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

С листа заставки по гиперссылке переходим в раздел «Меню». Меню ИС обеспечивает навигацию по основным разделам информационной системы.

Рис.2. Меню ИС отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Все существующие листы связаны определенной кнопкой, с  присвоенным макросом. В общем случае макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно. Все макросы  переходов создаются практически одинаково.

Sub Меню()

    Sheets("Меню").Select

End Sub

Справочная информация в ИС представлена в виде таблиц, содержащих основные данные по определенным критериям. Таблицы относительно небольшие и содержат условно-постоянную информацию. Так, информация по справочным матерьялам выглядит следующим образом:

Начальник отдела

Специалист

Район

Адрес

Телефон

Рис.3. Справочник отдела ЗАГС по Чувашской Республике.

Аналогично выстраивается и другая справочная информация(рис.3), которая уже содержится в расчетной части. Динамика наиболее популярных имен среди девочек в % рассчитывается следующей формулой: =E10/E60*100%

Рис.3.Динамика наиболее популярных имен для девочек.

Таблица с информацией редкие имена содержит информацию о именах выбираемыми родителями редких имен (рис.4)

Рис.4. Данные о редких именах

С помощью данных о количестве браков и разводов можно увидеть динамику роста бракосочетаний и развода населения по годам через диаграмму (рис.5.)

Рис.5.Данные о браках и разводов населения

По данным о  родивших в среднем за год 100 женщин в возрасте, чел.(рис.6). Я показываю динамику виде диаграммы (рис.7.)

Рис.6. Коэффициенты родивших в среднем за год

Рис.7. Динамика родивших в среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел

 

Разработана сводная таблица расчета на листе отчеты рис.9,а так же с помочи листа «Статус» на котором приставлено информация о выдаче свидетельств о усыновлении/удочерение выдачи сведельств о удочерении/усыновлении рис.8.

Рис.8. Статус о выдаче сведельств о удочерении/усыновлении.

 

Лист «Отчет» включает в себя итоговую информацию по листу «Статус» и сводную таблицу, наглядно показывающую количество во время выданных свидетельств (рис.8),а так же имеет сводную таблицу, при которых мы видим общие количество выданных свидетельств по з/а рождение, з/а заключения брака и з/а расторжение брака по справочной таблице (рис.9).

Рис.9. Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год.

 

Рис.10. Структура таблицы «Отчет»

 

 

 

2.3 Описание методов работы с ИС

В соответствии с поставленными задачами в ИС автоматизированы следующие операции работы с имеющимися данными:

- Поиск данных;

- Построение диаграмм;

- Математические функции;

- Формирование отчета;

- Сводная таблица.

Операция «Сортировка» реализована в ИС на листе «Справочник»  быстро найти информацию которая интересует в результате  в редакторе Visual Basic макрос выглядит следующим образом:

Sub Сортировка()

Dim k As Integer            'Объявляем переменную целого  типа

Range("C9").Select     'Выделяем ячейку C11

k = Range("L15")    'Определяем  номер выбранного пункта

Range("Справочник").Sort Key1:=Cells(12, k + 2), Header:=xlGuess

End Sub

Операция «Поиск данных» реализована в ИС на листе «Справочник» и позволяет по критерию «Начальник отдела» быстро найти информацию. В результате  в редакторе Visual Basic макрос выглядит следующим образом:

Sub Найти()

    Range("C9").Select

    ActiveWindow.ScrollColumn = 2

    ActiveWindow.ScrollColumn = 1

    ActiveWindow.SmallScroll Down:=-3

Range("C9:G38").AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:= _

        Range("C4:E5"), Unique:=False

End Sub

А так же на листе «Справочник» создана кнопка «Данные» для того что бы можно было добавить новую информацию или изменить старую на более новую(рис.11.),

Рис.11. таблица с кнопки «Данные»

и так же была создана кнопка отобразить все которая имеет следующий макрос:

Sub ОтобразитьВсе()

   Range("C11").Select

   ActiveSheet.ShowAllData

End Sub

Функции используются по всей ИС, начиная с простых вычислений, например, на листе «Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение» была создана собственная функция которая выглядит следующим образом:

Function Статус(КонтрСрок, ДатаРешения, ТекДата) As String

If КонтрСрок >= ДатаРешения Then Статус = "Выданно"

If КонтрСрок < ДатаРешения Then Статус = "Выданно c опозданием"

If КонтрСрок >= ТекДата And ДатаРешения = "" Then Статус = "Рассматривается"

If КонтрСрок < ТекДата And ДатаРешения = "" Then Статус = "Не  выданно"

End Function

 Получается следующая математическая  формула: =Статус(F6;G6;G2)

Для формирования отчета об данных, родившиеся в среднем за год была создана сводная таблица, которая наглядно показывает количество родившиеся детей за год. Макрос для формирования сводной таблицы имеет следующий вид:

Для кнопки «Сформировать» сформирован следующий макрос:

Sub Сформировать2()

    ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _

        "Сведения !R10C6:R22C13", Version:=xlPivotTableVersion10).CreatePivotTable _

        TableDestination:="Отчет!R16C5", TableName:="СводнаяТаблица3", _

        DefaultVersion:=xlPivotTableVersion10

    Sheets("Отчет").Select

    Cells(16, 5).Select

    ActiveWorkbook.ShowPivotTableFieldList = True

    With ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").PivotFields("месяц")

        .Orientation = xlRowField

        .Position = 1

    End With

    ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

        ("СводнаяТаблица3").PivotFields("рождении"), "Сумма по полю рождении", xlSum

    ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

       ("СводнаяТаблица3").PivotFields("растор. брака"), "Сумма по полю растор. брака" _

        , xlSum

    With ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").DataPivotField

        .Orientation = xlColumnField

        .Position = 1

    End With

    ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

        ("СводнаяТаблица3").PivotFields("браке"), "Сумма по полю браке", xlSum

    ActiveWindow.SmallScroll Down:=0

End Sub

 

Заключение

 

Таким образом, современная система управления базами данных MS Excel действительно является мощным средством управления большим объемом данных. Она позволяет производить быструю сортировку большого массива данных, осуществлять быстрый переход по записям в произвольном порядке, производить быструю выборку большого количества данных из всего массива данных по заданным критериям. В таком СУБД каждый файл данных рассматривается как двухмерная таблица, столбцы которой соответствуют полям записей, а строки соответствуют отдельным записям файла и обращение к данным идет через указание номера записи имени поля. При этом работа с отдельным полем таблицы данных напоминает работу с переменными - обращение к данным максимально упрощено, и пользователю не нужно знать всю иерархическую структуру данных.

К тому же язык команд этой системы управления базами данных содержит широкий набор команд, выполняющих действия сложных конструкций, например, сортировка записей файла сводится только к двум командам. Помимо этого предусмотрены команды создания меню для организации прямого диалога с пользователем. Все это максимально упрощает написание программ и подтверждает, что современные системы управления базами данных действительно являются мощным инструментом для создания и обработки базы данных большого объема.

 

Список  литературы:

1. Положение о Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по Чувашской Республике-Чувашии [Утверждено приказом Росстата от 11.01.2010г. № 8]. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://chuvash.gks.ru
2. Официальный портал органов власти. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://www.cap.ru.
3. Ванюлин, А. Н. Методические указания для студентов очной и заочной форм обучения по специальности «Государственное и муниципальное управление» по дисциплине «Информационные технологии управления» / А. Н. Ванюлин, Т. А. Лавина. – Чебоксары : Чуваш. гос. пед. ун-т, 2011. –   23 с.