Информационное обеспечение: понятие, структура, требования

1.1. Информационное обеспечение: понятие, структура, требования

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы и информационных технологий - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений(7).

Информационное обеспечение включает совокупность:

1. системы показателей;

2. потоков информации - вариантов  организации документооборота;

3. систем классификации  и кодирования экономической  информации;

4. унифицированные системы  документации;

5. различные информационные  массивы (файлы), хранящиеся в машине  и на машинных носителях и  имеющие различную степень организации.

В ходе разработки информационного обеспечения:

· определяется состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления,

· устанавливаются их объемно-временные характеристики и информационные связи;

· составляются различные классификаторы и коды;

· определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче;

· ведется организация информационного фонда;

· определяется состав базы данных.

 

Цель разработки информационного обеспечения - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений(7).

Основное назначение информационного обеспечения - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Требования, предъявляемые к информационному обеспечению:

· представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;

· обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;

· предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания;

· в процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога(6).

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.

Поэтому в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Основные требования к информационному обеспечению управления - это полнота, объективность и оперативность получения и анализа информации. Рассмотрим далее, какого рода информация необходима для поддержки принятия решений на всех уровнях управления.

Информация об организационно-функциональной структуре предприятия включает:

· перечень подразделений;

· иерархия подразделений;

 основные функции подразделения;

· численность сотрудников в подразделениях;

· функциональное назначение подразделений и должностные обязанности отдельных сотрудников.

Информация о документах, участвующих в документообороте предприятия. Причем все типы документов можно разбить на две группы:

· типовые нормативные документы;

· внутренние документы, существующие только в данной компании и отражающие специфику ведения бизнеса.

Для каждого типа документа должна быть определена схема движения, описывающая его жизненный цикл (кем и когда инициируется создание документа, каковы этапы коллективной работы над документом, какую хозяйственную операцию отражает, кем и как долго хранится документ).

 

Алгоритм формирования цен для торговых и торгово-производственных компаний.

 

Принципы ведения учета, включающие:

 

· алгоритм формирования себестоимости и учет издержек, принятый в компании;

 

· принципы построения управленческого учета в отдельных бизнес-процессах;

 

· принципы построения бухгалтерского учета;

 

· схемы учета хозяйственных операций.

 

Разнообразная аналитическая информация, представляемая обычно в виде отчетов, и подводящая итоги функционирования предприятия за определенный период.

 

Статистическая информация о деятельности компаниинеобходима для проведения сравнительного анализа и прогнозирования.

 

Информация о «внештатных» ситуациях, причинах их возникновения и путях выхода из них.

 

Все функциональные режимы обработки информации могут технологически осуществляться в АРМ-аналитик на основе централизованного и децентрализованного информационного обеспечения.

 

Информационное наполнение АРМ при определении круга пользователей и выяснении сущности решаемых ими задач осуществляет информационное обеспечение АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей и обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей отличаются видами представления данных. К примеру, обслуживающий персонал обычно имеет дело с внутренними данными организации, решает повторяющиеся задачи, пользуется, как правило, структурированной информацией.

 

Руководителям требуются как внутренние, так и внешние данные для реализации цели управления или принятия решения.

 

Применение АРМ не должно нарушать привычный пользователю ритм работы. АРМ концентрируют внимание пользователя на логической структуре решаемых задач, а не на характеристике реализующей их программной системы. Однако если заданное системе действие не производится, пользователь должен знать причину, и информация об этом должна выдаваться на экран.

 

Эти соображения лежат в основе разработки информационного обеспечения конкретного АРМ при организации внутри машинной информационной базы (выбора необходимого состава показателей, способа их организации и методов группировки и выборки необходимых данных).

 

Если АРМ является элементом распределенной системы обработки информации, например сети, существуют дополнительные требования к организации информационной базы.

 

Структура базы данных должна позволять легко расчленять ее на составные фрагменты, размещаемые на отдельных АРМ, обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к данным.

 

Структура базы должна обеспечивать единовременный процесс корректировки нескольких одинаковых баз, хранящихся на разных АРМ.

 

База должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

 

Система информационного обеспечения управления организации должна учитывать специфику региона - отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона. На территории региона осуществляют свою деятельность многочисленные организации. На современном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется информационный обмен. Если привести в пример органы государственной власти и местного самоуправления, то информационные потребности федерального и регионального уровня обычно находятся в различных плоскостях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат на обеспечение сбора, обработки и предоставления информации.

 

Процесс управления в современной организации корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

 

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

 

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

 

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

 

Несмотря на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации. Сегодня эти процессы проявляются в функциональном (идет переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации аналитической обработки данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и аналитической обработки данных) и организационном аспектах (лица принимающие решения все чаще доверяют информационно-аналитическим технологиям).