Информационные технологии в архивном деле

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

ИНСТИТУТ ГУМАНИТАРНЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ НАУК

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине:  Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле

На тему: Информационные технологии в архивном деле

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 5 курса

институт: Гуманитарных и социальных наук

по специальности: Документоведение и архивоведения

группа № 973-1/5-4

Белозерова Наталья Юрьевна

Зачётная книжка № С-133/11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2014

 

 

 

Содержание

Введение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

Актуальность темы заключается в том, что компьютерные технологии с каждым днем все больше входят в жизнь современного человека. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения.

Целью работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Задачи:

• определить объект и цели информатизации архивного дела;
• рассмотреть основные базы данных в архивном деле;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Объект и цели

Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.

Информатизации архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Под объектом информатизации понимают функции и  направления работы архива, которые  эволюционируют в результате внедрения  современных информационных технологий.  К объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

-     комплектование архива и экспертиза ценности документов;

- создание и ведение информационно-поисковых  архивных справочников по всем  документам архива в целях  ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

- комплектование, хранение и поиск  документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

- учет документов архива и  контроль за обеспечением сохранности  документов;

- создание страхового фонда и фонда пользования документами;- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

- контроль за внедрением автоматизированных  систем делопроизводства и электронного  документооборота в учреждениях  – источниках комплектования (для государственного архива).

Цели  информатизации архивного дела:

Избавление труда архивиста от рутинных операций.

Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве.

Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.

Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам.

Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач государственной архивной системы Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации. В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки.

 

 

2. Электронный документооборот  и его особенности применения

Конец ХХ века ознаменовался стремительным  развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран  в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие  понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая  система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники  прошлого к  электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в  общем объёме документации, значительное число архивов ещё  не принимает сегодня электронные  документы на постоянное хранение.

В настоящее  время в экономически развитых странах  и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают  первичную информацию только на магнитных  носителях. Электронные документы  стали реальностью. Они приобретают  всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимых ими, электронные  записи приобретали большее сходство с традиционными документами  и меньшее – с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество  записей будут сохраняться только в электронной форме».

Включение архивистов в группы разработчиков  новых информационных систем – одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной  документации на Западе. На Западе современный  уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать  на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может  свестись к передаточному звену  между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных  документов – наиболее очевидный  результат исследований и дискуссий  архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали  появляться новые компьютерная техника  и программные продукты.

С начала 90-х годов популярность приобрела  концепция распределённых электронных  архивов. Суть её состоит в том, чтобы  документы хранились в тех  организациях, которые их создали.

Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив  должен или превратиться в музей  устаревающей техники и программных  средств, или перевести документы  в новые компьютерные системы.

Создание  музеев устаревших аппаратных и программных  средств периодически обсуждается  архивистами, но обычно откладывается  как слишком дорогой проект, так  как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо  от модели организации электронных  архивов реалии современного компьютерного  мира меняют представление об их вспомогательном  значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий  хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных  данных. От того, насколько успешно  архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХI века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Базы данных в архивном деле

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.). Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учётные базы данных. Служат для обработки статистических массивов - учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д. Они предназначены для определения количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Они бывают трёх типов:

- использование в качестве поисковой  базы данных информационного  массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

- создание единой интегрированной  информационно-поисковой базы данных  для всех систем документации  в делопроизводстве и архиве учреждения;

- создание отдельной информационной  базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки.

Архив ведет учет всех созданных баз данных в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую базу, даты начала и завершения базы данных (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.