Информационные технологии в коммерческой организации

Исследования  общества показывают, что управленцы и менеджеры редко и не достаточно полно используют доступную информацию, хотя и приписывают ей первостепенную роль в процессах управления. Дизайнеры социальных программ чаще всего жалуются на то, что конечный результат их труда не используются или редко используются в управлении. В результате научных исследований установлено, что менеджеры более половины своего времени тратят на выдачу бумаг среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее половины опрошенных сотрудников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве базы для оценки и поощрения сотрудников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра способов и процедур организаторской деятельности и работы системы управления, повышения достоверности информации.

Именно из-за этого в практике управления очень важное значение приобретает выявление и изучение главных факторов, определяющих интенсивность использования информации управленцами. Одним из таких факторов является организационная культура. Станут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно обработаны, поняты и воплощаются ли в практические действия управленца, в значительной мере зависит от его организационной культуры.

В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной компанией.

Еще одной причиной, оказывающей влияние на использование менеджером полученных данных, касается содержимого информационных потоков, поступающих в сферу управления, обязаны помогать направлять и устанавливать внимание начальства на насущных проблемах труда менеджеров, тем самым стимулируя их более результативную и эффективную работу.

К тому же следует учитывать, что применение информации управленческими кадрами запрашивает поддержки и содействия должностных лиц, работающих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует. Очень важным запросом к информации, используемой в менеджменте, является ее компактность и полнота. Наибольшее количество информации значит, что она должна иметь в себе все необходимые сведения по большему количеству управляемых параметров, к тому же только необходимые сведения об управляемом объекте.

Так же всему вышесказанному важным требованием к информации является ее объективность, соответствие настоящему положению дел и состоянию компании, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений. Следующее непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, которая показывает степень детализации и ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

Но стоит все же подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности полученной информации, необходимой для управленческой работы, в таком случае эта задача должна решаться каждый раз по другому, в зависимости от содержимого вполне конкретной проблемы, которую следует решить данному органу управления. А ее эффективное решение получится только в том случае, когда пришедшая в управленческую сферу информация достаточно своевременна и оперативна. И только в этом случае информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда появляется необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности деятельности менеджера.

Соблюдению четвертого по порядку, но конечно не по значению, требования, в большей степени способствует применение в управленческой деятельности самых новых информационных технологий ведь на первых этапах компьютеризации сферы услуг, производственной деятельности, банковской и иных сфер деятельности, и иных видов деятельности использование информационных технологий означала лишь покупка компьютера собственно для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Потом появлялись друг за другом более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более разнообразное применение в сфере деятельности руководства организацией. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой компьютерной поддержки повторяющихся производственных или финансово-бухгалтерских операций до настоящих возможностей различных управленческих информационных систем помогающих в принятии эффективных управленческих решений.

Итоговым результатом работы информационной управленческой системы устанавливается пользователем, в соответствии с этим человек становится важнейшим элементом такой системы. Информация, ее дополнение и извлечение - другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с этими инструкциями разработанными для пользователя – наиболее важный процесс в таких системах. Вообще говоря современная информационная управленческая система - это многокомпонентная система, соединяющая людей и процедуры обработки, оборудование - обычно на базе компьютеров - для сбора, обработки, поиска и предоставления информации а информационная система управления (ИСУ), функционирующая по существу как автоматизированная система управления (АСУ), кардинально отличается от системы обработки данных. В привычном смысле системы обработки данных поддерживали операционные решения, которые в по большей части поддаются программированию и принимаются обычно на низких организационных уровнях управления.

Противопоставлено от них автоматизированные системы управления представляют собой определенную сеть, в которой применяются различные компьютерные системы, для того, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Уникальными примерами непрограммируемых решений могут оказаться, связанные с текучестью персонала в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По уровню продвижения вверх по пирамиде организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений усложняется и становится все более сложно программируемым, а потому возникает потребность в использовании автоматизированной системы управления. Не стоит при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами это интегрированная часть автоматизированной системы управления и так как они приносят в нее огромный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.

Корректное использование самых современных информационных технологий предоставляет возможность обеспечить качественную эффективность, количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Так же если говорят о качественной эффективности, в таком случае имеют в виду достижение самого лучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность проявляется в достижении наилучших конечных целей, сопутствующих повышением производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность представляет собой наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, для примера возьмем соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимум использования труда для принятия и осуществления управленческого решения.

Все же следует  принимать во внимание то, что интеграция передовых ИТ порождает не только огромное пространство новых возможностей для улучшения качества деятельности менеджеров, но и множество новых, не ранее существовавших проблем. К чему многие руководители абсолютно не готовы. Одна из наиболее острых среди этих проблем это компьютерная грамотность или, в более широком и значительном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных компьютерных технологий. Такого рода грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями к тому же умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность руководства содержит в себе также понимание того на сколько качественно пользоваться современными технологиями, как и любыми другими ресурсами компании или системы такими как финансовые, материально-технические и человеческие. Управленцы не должны питать иллюзий, что повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий на подобии того, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом и следовательно так же в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо современное грамотное руководство.

ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «ИНТУИЦИЯ ТЕЛЕКОМ

2.1 Краткая характеристика ООО «Интуиция Телеком»

ООО «Интуиция телеком» расположена  по адресу Бумажная 32. Организация была открыта 9 апреля 2012 года. Род деятельности данной компании - телекоммуникации. Предоставление быстрого и удобного доступа в  глобальную сеть интернет, через технологию Wi-Fi.

Wi-Fi является торговой маркой Wi-Fi Alliance для беспроводных сетей на основывающегося на стандарте IEEE 802.11. Под сокращением Wi-Fi (от английского словосочетания Wireless Fidelity, которое можно дословно перевести как «высокая точность беспроводной передачи данных») сегодня развивается целое семейство стандартов передачи цифровых потоков данных по радиоканалам. Разное оборудование, соответствующее стандарту IEEE802.11, может быть протестировано в Wi-Fi Alliance и получить соответствующий сертификат и право нанесения логотипа Wi-Fi. Стандарт Wi-Fi был создан в 1991 году NCR Corporation/AT&T в Нивегейн в Нидерландах. В первую очередь эти стандарты были предназначены для автоматизации кассового обслуживания и они были выведены на рынок под маркой WaveLAN и на тот момент обеспечивали пропускную способность от 1 до 2 Мбит/с.

Создатель технологии Wi-Fi — Вик Хейз находился в команде, которая принимала участие в разработке таких стандартов, как IEEE802.11b и IEEE802.11a а также IEEE 802.11g. В 2003 году Вик покинул Agere Systems. Agere Systems не смогла конкурировать с другими компаниями в тяжёлых рыночных условиях, несмотря на то, что продукция Agere Systems занимала нишу дешёвых Wi-Fi решений. 802.11abg all-in-one (все в одном) чипсет от Agere кодовое имя: WARP который очень плохо продавался, и к концу 2004 года и Agere Systems ушла с рынка.

Нвый стандарт IEEE802.11n был официально создан 11 сентября 2009 года. Применение этого стандарта позволяет повысить скорость передачи данных не менее чем в четверо по сравнению с устройствами предыдущих стандартов IEEE 802.11g (его максимальная скорость равна 54 Мбит/с), при при соблюдении условия использования в режиме 802.11n с другими устройствами 802.11n. Теоретически 802.11n может обеспечить скорость передачи данных до 600 Мбит/сек.

В компании работает семь сотрудников. Организационная  схема представлена на рисунке 1.

Рис. 2.1. - Организационная структура ООО «Интуиция телеком»

2.2 Анализ деятельности предприятия

Для проведения анализа  мы будем использовать методологию IDEF0. IDEF0 давно разработанная и эффективно действующая методология функционального моделирования, предназначенная для создания модели и описания бизнес-процессов. Основной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность. Стандарт IDEF0 описывает организацию как набор модулей, здесь существует правило — наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны : — стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности, — стрелка управления — в верхнюю кромку, — стрелка механизма — нижняя кромка, — стрелка выхода — правая кромка.

Проектирование модели выглядит как «чёрный ящик» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. И для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания активностей и стрелок. В этих словарях можно дать описание тому, какой смысл вы вкладываете в данную активность. К тому же отображаются все сигналы управления, которые на диаграммах потоков не отображались. Эта модель используется при организации бизнес-процессов и проектов, основанных на моделировании всех процессов.

IDEF0, в существующем понимании разработана и описана 1981 году департаментом ВВС США в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение Integrated Computer Aided Manufacturing – Интегрированное компьютерно-поддерживаемое производство) сокращенно ICAM. Набор стандартов IDEF унаследовал свое название от этой программы (IDEF=ICAM DEFinition). В процессе практической реализации, участники программы ICAM столкнулись с необходимостью разработки новых методов анализа процессов взаимодействия в промышленных системах. При этом кроме усовершенствованного набора функций для описания бизнес-процессов, одним из требований к новому стандарту было наличие эффективной методологии взаимодействия в рамках «аналитик-специалист». Другими словами, этот метод должен был обеспечить групповую работу над созданием модели, с непосредственным участием всех аналитиков и специалистов, которые заняты в рамках этого проекта.

Ну что же рассмотрим деятельность организации. На входе имеется только финансирование и связь с поставщиками. На первых этапах работы все что необходимо это найти поставщиков имеющих достаточный объем оборудования необходимый для организации работы. Стрелки сверху-вниз – это то, чем необходимо руководствоваться при работе. Наиболее важным руководством являются акты РосКомНадзора.

Рис. 2.2. – Диаграмма осуществление деятельности предприятия.

Деятельность предприятия  разбита на 3 основных потока: ведение  рекламной деятельности, осуществление  экономических и бухгалтерской  деятельности и внедрение и обслуживание технической стороны деятельности.

Рис. 2.3. - Декомпозиция контекстной диаграммы.

Наиболее  важным процессом является «Внедрение и обслуживание технической части деятельности» и он включает в себя три основных этапа. Это закупка оборудования, установка оборудования и в последствии после установки происходит техническое обслуживание и поддержка. Основная работа технической поддержки заключается в мониторинге оборудования, поддержания его в работоспособном состоянии, а так же срочное реагирование на заявки абонентов.