Информационные технологии в управлении организацией

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто  отказывается их решать, так как  не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

2. Характеристика  систем автоматизации управления  предприятием.

2.1. Системы начального  уровня.

Системы начального уровня широко распространены среди предприятий  небольшого размера, которые успешно  используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов  предприятия.

Программные продукты данного  класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы  имеют много общих черт:

• невысокая требовательность  к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
• подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

2.2. Системы среднего  уровня.

Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в  программном продукте с более  широкими возможностями, нежели системы  начального уровня. Таким образом, некоторые  производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

• бухгалтерский учет
• управление производством
• материально-техническое снабжение и сбыт
• планирование
• производство.

Несмотря на способность  таких систем вести учет практически  по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы  в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных  параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом  подобной системы является то, что  успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

2.3. Системы высшего  класса.

Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами  организации. Количество различных  параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.

Следует также учитывать  следующий набор минусов, возникающих  при введение в строй подобной системы:

• может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
• внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
• необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.

3. Выбор, внедрение  и эксплуатация системы.

3.1. Проблема выбора  информационной системы.

3.1.1. Информационная  инфраструктура предприятия.

Информационная инфраструктура (ИИ) – это организация взаимодействия информационных потоков (при этом несущественно какой носитель).

Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает  комплекс мероприятий который включает в себя:

• организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);
• технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);
• определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно-технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);
• обучение сотрудников организации;
• использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;
• проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);
• обеспечение безопасности информации;
• работу службы эксплуатации и внедрения;
• наполнение базы данных;

Обеспечением создания ИИ, использующей компьютерные технологии, должны заниматься следующие службы (отделы или лаборатории):

1. Техническая служба. Функции – работы по монтажу LAN, установка оборудования, ремонт и замена оборудования.
2. Служба эксплуатации и внедрения. Функции – работа с Заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала.
3. Группа разработки программного обеспечения.

Информационно-аналитическая  система (ИАС) как часть программной  поддержки информационной структуры организации.

ИАС – это часть  программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.

При разработке любых  программных продуктов существует проблема устаревания программы  на момент ее создания и как следствие этого необходимость модификации ее сразу после окончания разработки. Поэтому важными становятся два требования к разрабатываемым в настоящее время программным продуктам и ИАС в частности. Первое – система должна быть открыта, а не являться “вещью в себе”, изменения в которую могут внести только люди, ее разработавшие. Второе – технологии, которые используются во время разработки должны быть по крайней мере современными, а еще лучше учитывать тенденции развития программного обеспечения. Этот пункт относиться как к механизмам, которые реализуются разработчиками программного продукта, так и к тем средствам, которые используются во время разработки.

Во-вторых, популярностью  в настоящее время пользуются программные продукты которые либо несут в себе средства модификации программ, либо являются настолько простыми и универсальными, что не требуется их доработка. Разработка сред со своими собственными средствами и языками модификации данных является несколько усложненным и невыгодным при использовании поскольку сомнительно, что собственный язык будет настолько лучше уже существующих, чтобы имело смысл его изучать и использовать в качестве стандартного на данном предприятии. Кроме того, проблема “запаздывания” разработки, очевидно, в этом случае увеличивается.

В-третьих, при разработке ИАС должен соблюдаться модульный  принцип организации приложений и данных поскольку в этом случае могут производиться дополнения и изменения с меньшими затратами  и гарантировано отсутствие изменений  в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.

Таким образом:

1. ИАС - это открытая, модульная система, использующая архитектуру клиент-сервер с реализацией правил бизнес логики как COM объектов сервера транзакций.
2. Уточнение свойств объектов, которыми оперирует ИАС может быть произведено пользователем на описательном уровне. Для этого могут быть написаны компоненты системы, использующие Wizard технологию.
3. Модули, реализующие новые объекты и функции системы должны создаваться в основном на уровне сервисов и объектов сервера.
4. Рабочие места специалистов (АРМы) должны компоноваться как контейнеры, содержащие модули (экранные формы и процедуры обработки отчетов) работы с отдельными объектами ИАС и, возможно, создаваться на уровне описаний того, что включает в себя данный АРМ.
5. Должны использоваться готовые программные продукты, поддерживающие работу с базами данных. Например, генератор отчетов Crystal Report или MS Excel.
6. Существуют компоненты ИАС, которые обладают подобной структурой и используют одинаковые методы обработки данных для всех предприятий и учреждений (“структурный инвариант ИАС”), например, бухгалтерия (АРМ главного бухгалтера), которая вследствие того, что принципы ведения бухгалтерского учета едины для любых организаций (принцип двойных проводок и журнально-ордерная система отчетности). Например, организационную структуру учреждения или персонал организации. Другим типом задач (“функциональным инвариантом ИАС”) являются компоненты ИАС, которые выполняют одинаковые функции, но исходя из различных соображений и используя, быть может, различные исходные данные. К функциональным инвариантам можно отнести задачу расчета заработной платы. Функциональные инварианты должны быть реализованы как библиотека COM объектов. Важным в данном случае является то, что интерфейсы COM объектов такой библиотеки могут быть определены один раз и в дальнейшем не меняться.

Очевидно, что для описания специфики деятельности предприятия  и уточнения содержания компонент-инвариантов  потребуются дополнительные данные и функции их обработки. К уточняющим компонентам можно отнести, например, ученые степени сотрудников института. Как правило, уточняющие данные связаны с основными как многие к одному. Обеспечение связности данных производится на уровне объектов базы (связи и триггера). Удаление или перенос в архив основных данных должны производится вместе со всеми уточняющими записями. При этом работа с записями одной уточняющей таблицы реализуется на уровне хранимых процедур SQL сервера, а COM объект сервера транзакций обеспечивает последовательный вызов хранимых процедур для каждого объекта. Добавление, изменение и удаление уточняющих компонент не может привести, таким образом, к изменению структуры ИАС в целом, а только изменить содержание некоторых отчетов.

Кроме вышеперечисленных есть модули, реализующие частные задачи и взаимодействующие с инвариантами системы и дополнительными модулями. Если рассматривать учет материальных ценностей и проекты организации, то задачи обработки заявок и получения материалов являясь дополнительным сервисом связывает эти инварианты. Дополнительными модулями являются, модули, обеспечивающие функции статистической и другой обработки информации хранящейся в одной базе данных и экспорт уже обработанного в другую базу. Примером такой задачи будет “оплата за обучение в вузе”, которая связывает оплату каждого студента и кассу института, как часть АРМа главного бухгалтера. Другим примером является экспорт данных о выпускниках ВУЗа в базу выпускников всех учебных заведений России. Очевидно, что дополнительные модули могут не содержать никаких данных. В этом случае их реализация может заключаться в программировании COM объектов сервера транзакций и добавлением его вызова в программе клиента. Если для работы дополнительного модуля требуется хранение какой-то информации, таблицы могут создаваться в другой базе данных.

Поскольку любая ИАС  содержит большое количество разнообразных  данных, а одним из основных принципов  реляционных баз данных является то, что в системе не должно быть дублирования данных, вопрос связей между компонентами один из основных. Некоторые связи являются атрибутами структуры данных отдельных компонент. Например, ссылка на сотрудника в таблице отпусков. Другие – это отдельные таблицы, реализующие отношения многие ко многим. Например, таблица назначений на должности, которая содержит две ссылки: на человека и на должность. Таблицы связей в этом случае могут содержать дополнительные данные, которые уточняют характеристики конкретной связи между экземплярами двух и более объектов (в случае люди – должности такой характеристикой может быть размер ставки, т.е. 0.5, 1, 1.25). Такие таблицы являются основой для определения правил бизнес логики ИАС. Некоторые связи между данными системы могут быть временными и содержать только две ссылки. Назовем такой вид связи объединением. Очевидно, процесс создания таблиц связи, установления связей между записями и удаления связи можно автоматизировать поскольку необходимой для этого информацией являются только имена таблиц, которые необходимо связать, и полей этих таблиц, которые будут ключами связи и тех, в которых будет находиться содержательная информация (характеристики записей). Для определения конкретной связи достаточно двух списков в клиентском приложении, содержащих характеристики связываемых записей, и собственно механизма установления и удаления связи.

Таким образом в информационно-аналитической  системе (ИАС) предприятия или учреждения должны быть компоненты различной степени  уникальности (имеется ввиду возможность  их использования без изменений  или с небольшими изменениями другой организацией). Различные части ИАС имеют различный “вес”. Одни должны быть обязательно в любой системе; другие могут быть, а могут и не быть; третьи, описывающие временные связи, возникают в системе и исчезают из нее во время ее эксплуатации. Кроме того, некоторые объекты могут быть созданы только как часть других объектов.

3.1.2. Требования к информационной системе.

Информационная система  управления для промышленного предприятия  не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии:

• управление бизнес процессами
• управление проектно-конструкторскими разработками
• управление технологическим процессом производства.

Единство информационной системы управления предприятием состоит  в том, что данные, полученные или  введённые на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип однократного ввода).

Мировой опыт применения информационных технологий говорит что структура такой единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей:

“Становым хребтом” единой информационной системы управления предприятием является система управления бизнес процессами предприятия - система  класса ERP (Enterprise Resources Planning - Планирование ресурсов предприятия). Необходимым элементом являются системы автоматизации проектно конструкторской деятельности и технологической подготовки производства (САПР/АСТПП - CAD/CAM/CAE/PDM), обеспечивающие снижение времени производственного цикла и повышения качества продукции. Третий элемент - системы управления технологическим процессом производства. Связующее программное обеспечение обеспечивает взаимодействие всех ранее описанных решений в рамках единой информационно - аналитической системы управления предприятием.

Система управления бизнес процессами промышленного  предприятия.

Классические системы ERP обеспечивают управление следующими задачами:

• Управление финансами.
• Планирование и управление производством.
• Управление размещением и распределением запасов.
• Управление реализацией и маркетингом.
• Управление снабжением.
• Управление проектами.
• Управление сервисным обслуживанием.
• Управление процедурами обеспечения качества продукции.
• Современная автоматизированная система управления должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.
• В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство.
• Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю
• Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.
• На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.
• В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет.