Компьютерные презентации

Оглавление

 

 

 

 

Подготовка компьютерных презентаций

1. Виды  презентаций

В тех случаях, когда необходимо привлечь внимание к какой-либо проблеме, товару или услуге, убедить в необходимости сделать что-либо, кого-либо обучить, разъяснить цели и задачи, продемонстрировать результаты проделанной работы или, наоборот, наметить планы на будущее, используются презентации. Они бывают разные: стенды, слайды, диаграммы, служебные записки, доклады, диссертации и т.п.

Современные средства мультимедиа  предоставляют богатые возможности не только по созданию сюжета будущей презентации, но и по созданию или внесению в нее высококачественной графики и видеоизображения, звукового сопровождения, анимации и спецэффектов.

Все презентации по типу можно разделить  на следующие группы.

Линейные презентации. В них  материал расположен «по порядку»: начало – продолжение – завершение. Этот тип применяется для торговых презентаций, связанных с предоставлением нового товара или услуги, или для представления в обучающей презентации материала по новой теме, когда важно последовательно выделить основные аспекты.

Презентация со сценариями предполагает показ слайдов, снабженных анимированными объектами, видеоматериалом и звуковым сопровождением, а также спецэффектами.

Интерактивные презентации, выполняемые  под управлением пользователя, предполагают возможность получить данные презентации с разной степенью детализации и подготовленностью потребителя к ее восприятию. Интерактивные презентации построены на диалоге между компьютером и человеком с предоставлением последнему возможностей самому находить нужную ему информацию и пути ее нахождения. Все интерактивные презентации управляются событиями, т.е. нажатием клавиши или подведением курсора на определенный экранный объект. В ответ на это событие программа презентации выполняет соответствующее действие. Такого рода презентации позволяют адаптировать информацию для широкой и разнообразной аудитории.

Непрерывные презентации – это  своеобразные рекламные ролики. Они  представляют собой завершенные  информационные продукты, широко используемые  на различного рода экспозициях.

Можно также попытаться классифицировать презентации, применяемые в различных сферах экономики. Основными типами таких презентаций будут:

1. Маркетинговые презентации – об основных направлениях деятельности компаний и о видах товаров и услуг, которые она поставляет на рынок. Обычно рассчитаны на большую аудиторию и проводятся на выставках или непосредственно в офисах заинтересованных компаний;
2. Торговые презентации – для использования дилерами или торговыми агентами при заключении сделок. Технологические  и технические нововведения стремительно врываются на рынок. Продукция конструктивно становится более сложной. Для того чтобы можно было доводить до сведения потенциальных покупателей полную информацию о товаре или услуге, а также об их преимуществах по сравнению с аналогами, предлагаемыми другими фирмами, целесообразно создавать специальные презентации. Презентации подобного рода помогают торговым представителям показать «товар лицом», не потеряв на этом много времени;
3. Обучающие презентации, позволяющие в наглядной форме представить учебный материал. Они предназначены в помощь преподавателю любого профиля – это может быть учитель школы, вуза, мастер, обучающий новой методике работы с новым станком, инструментом, машиной и др.;
4. Крупномасштабные корпоративные презентации, рассчитанные на доведение до акционеров и потенциальных инвесторов информации о фирме, ее деятельности и планах с целью дальнейшего сотрудничества, финансирования и произведения благоприятного эффекта. К ним можно отнести презентации для акционеров, ежегодные отчеты, презентации по вопросам инвестиций и финансирования, электронные газеты и др.

2. Этапы  и средства создания презентаций

В процессе создания презентаций можно  выделить три этапа.

1. Планирование презентаций.

На первом этапе необходимо определить и составить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой  презентации. Для этого целесообразно собрать первичную информацию, провести собеседование с заинтересованными в презентации лицами, выяснить целевую группу, на которую будет ориентирована презентация. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Целесообразно определить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей.

На основе полученной информации и ее анализа следует выбрать тип будущей презентации – со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров – «раскадровку». Это позволит первоначально оценить логичность изложения материала, в котором каждому кадру соответствует отобранный и проверенный материал.

При создании сценария нужно учитывать  запросы и индивидуальные особенности  будущей аудитории, особенно если презентации  суждено быть интерактивной.

2. Создание презентации.

Этот этап связан с подбором специальных  программных и вспомогательных средств для реализации сценария, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.

3.Проведение презентации.

Большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстративного материала, но и от ряда позиций, которые нужно учитывать докладчику при проведении презентации. К ним можно отнести следующие принципы и подходы:

1. Подготовка к проведению. Необходимо подготовить яркое, заслуживающее внимания начало презентации, например: задаться каким-либо вопросом, удивить аудиторию или провести в пример какой – либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5 % до 10 % времени презентации. Главные идеи доклада должны быть определены и обоснованы статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами и обязательно связаны с темой доклада. Целесообразно подготовить хорошее завершение презентации, создающее впечатление;
2. Репетиция. Просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репетиция доклада и получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле презентации. Настройка времени на проведение презентации;
3. Проведение презентации. Имеется множество программ для создания и проведения мультимедийных презентаций в среде Windows, например PowerPoint Action!, Animation Works Interactive Compel, Multimedia ToolBook.

Все перечисленные программы позволяют  создавать презентации с элементами анимации, звуковым сопровождением, возможностью взаимодействия с пользователем.

3. Общие  сведения о программе подготовки  презентаций MS PowerPoint

В пакете MS Office существует программа, позволяющая придать презентации необходимый эффективный внешний вид. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео- и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.

Запуск программы осуществляется множеством способов, например: Пуск – Программы – Microsoft PowerPoint. Структура окна PowerPoint аналогична структуре любого окна Windows-приложения.

Для удобства работы над  презентациями существуют разные режимы.

В обычном режиме отображаются три области: структуры, слайда и заметок. Этот режим позволяет одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Предназначен этот режим для работы с отдельными слайдами.

Режим структуры отображает те же три области, что и обычный режим, но в других пропорциях: области структуры отводится большая часть окна. Заголовки слайдов и текст в них отображаются в виде иерархической структуры, напоминающей оглавление книги. Этот режимом удобно пользоваться для приведения в порядок всего замысла презентации. В области слайда отображается каждый слайд с учетом форматирования. Область заметок служит для заметок докладчика. Если в заметках должен быть рисунок, добавлять их следует в режиме страниц заметок.

В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации.

Режим слайда позволяет  работать с одним отдельно взятым слайдом.

Режим показа слайдов используется для просмотра промежуточных  этапов работы и готовой презентации. В этом режиме можно увидеть и услышать включенные в презентацию визуальные и звуковые эффекты.

 4.Создание специальных эффектов

При проведении показа слайдов на компьютере возможно использование визуального, звукового и анимационного оформления.

При оформлении презентации очень важна умеренность. Используемое оформление такое, как анимация и смена слайдов, должно подчеркивать выступление докладчика, а не притягивать внимание слушателей непосредственно к оформлению.

Анимацией называется звуковое и визуальное оформление, которое можно добавить к тексту или другому объекту (диаграмме или рисунку). Такой эффект привлечет внимание аудитории и обособит один пункт от других.

Анимация текста, рисунков, звуков, фильмов и других объектов на слайдах подчеркивает различные  аспекты содержания, управляет потоком информации, делает презентацию более интересной. Для текста или любого объекта можно задать способ появления на экране, например, вылет слева; текст может появляться постепенно – по одной букве, слову или абзацу. Также можно задать поведение другого текста или объектов при добавлении нового элемента – затемнение или изменение цвета.

Порядок и время показа анимированных объектов можно изменять, а показ автоматизировать, чтобы  не пользоваться мышью. Есть возможность  предварительно просмотреть и, если требуется, изменить общий вид эффектов анимации текста и объектов.

Для установки анимации следует открыть слайд, к тексту или объектам которого требуется  применить анимацию, в обычном  режиме. Выполнить команды Показ  слайдов – Настройка анимации – Добавить эффект. В нашей презентации мы добавили эффект «развертывание».

5.Звук, музыка, видеоклип

Для воспроизведения файла звука  или видео может потребоваться  универсальный проигрыватель, который воспроизводит мультимедийные файлы и управляет такими устройствами воспроизведения, как приводы компакт- видеодисков.

Вставка видеоклипов осуществляется командами Вставка – Фильм  и звук – Фильм из коллекции.

Настройка параметров воспроизведения: выделить клип – Показ слайдов – Настройка анимации.

Для поиска клипов, наилучшим  образом подходящих для презентации, в коллекции клипов имеется средство поиска. Чтобы воспользоваться им, нужно произвести щелчок в поле Найти  клипы и ввести одно или несколько  слов, описывающих искомый клип.

В коллекции клипов также имеется  собственная справочная система, запускаемая  кнопкой Справка. Если не удается  найти требуемый рисунок, музыку, звук, видео или анимацию, то можно  подключиться к Clip Gallery Live – Web-узлу, на котором имеется возможность просмотреть и загрузить дополнительные клипы.

Чтобы вставить анимированный рисунок  gif из коллекции клипов, нужно выполнить следующие команды: панель инструментов Рисование – кнопка Добавить картинку – вкладка Фильмы или Вставка – Рисунок – Из файла.

Воспроизведение клипа может начинаться либо автоматически при переходе к данному слайду, либо по щелчку значка соответствующего клипа. Чтобы изменить условие запуска клипа или добавить гиперссылку на него, используется команда Показ слайдов – Настройка действия.

6. Создание гиперссылок

В приложении Microsoft Office PowerPoint 2007 гиперссылка осуществляет связь одного слайда с другим в одной и той же презентации (например, гиперссылка на произвольный показ или со слайдом в другой презентации, адресом электронной почты, веб-страницей или файлом.

Гиперссылки можно создавать  из текста или из объекта, например изображения, графики, фигуры или рисунка WordArt.

В обычном режиме просмотра выделить текст или объект, который нужно  использовать как гиперссылку.

На вкладке Вставка в группе Связи нажать кнопку Гиперссылка.

В поле Связать с выбрать местом в документе.

Выполнить одно из следующих действий.

Ссылка на произвольный показ слайдов  в текущей презентации.

В поле Выбрать место в документе щелкнуть произвольный показ, который нужно использовать как цель гиперссылки.

Установить флажок Показать и вернуться.

Ссылка на слайд в текущей  презентации.

В поле Выберите место в документе щелкнуть слайд, который нужно использовать как цель гиперссылки.

 7. Подготовка и демонстрация презентации

Существуют три способа показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем, автоматический показ.

Для установки способа нужно  установить соответствующий переключатель в окне настройки презентации (Показ слайдов – Настройка презентации).

Управляемый докладчиком. Обычный  способ проведения показа, управляемого докладчиком, когда слайды отображаются в полноэкранном режиме. Ведущий  получает полный контроль над презентацией; он может проводить ее вручную  или в автоматическом режиме, останавливать для записи замечаний или действий, пропускать слайды, вносить в презентацию замечания и даже записывать во время презентации речевое сопровождение. Этот режим удобен для показа презентации на большом экране, проведения собрания по сети или вещания презентации.

Управляемый пользователем. В этом случае презентации будут проходить в оконном режиме, имеются команды смены слайдов, а также редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме переход к другому слайду осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавиш PgUp и PgDn. Параллельно может быть запущено другое приложение. Для удобства, а также просмотра других презентаций и документов MS Office можно вывести панель инструментов Web.

Автоматический показ осуществляется в полноэкранном режиме. В этом режиме презентация будет проводиться полностью автоматически. Это можно использовать на выставочном стенде или собрании. Для проведения автоматического показа слайдов можно запретить использование большинства меню и команд и включить режим циклического показа.