Контрольная работа по "Информационные технологии управления"

Федеральное агентство по образованию

Академия  гуманитарных наук (Омское отделение)

НОУ ВПО «Омская гуманитарная академия»

Социально-экономический  факультет 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа 

По  дисциплине: Информационные технологии управления

За 4 курс  7 семестр

Форма контроля: экзамен 
 
 
 
 
 
 
 
 

Студента 4 курса

Специальности государственное  и муниципальное  управление

Форма обучения заочная

Верещагиной Екатерины Геннадьевны 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2011 год

СОДЕРЖАНИЕ 

 

4. Понятие  об электронном  документообороте.

      Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями.  

      При изучении информационных потоков большое  значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Любая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.

      Движению  документа до обработки придается  особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных структурных подразделениях организацииа. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

      Обычно  под термином «документ» понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную  на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом.

      Важным  атрибутом текстовых документов является их форма. Однако, обязательными атрибутами любых, в том числе электронных, документов, участвующих в делопроизводстве, являются подпись документа и дата его создания.

      Следовательно, документ представляет собой совокупность трёх составляющих:

• физический носитель информации,
• форма и содержание информации,
• обязательные атрибуты: подпись и дата создания.

      Важными свойством и назначением документа  является потребность и возможность  активной работы с ним (регистрация, резолюции и др.), составляющими  основу делопроизводства.

      Процессы, осуществляемые с документами в  организации (делопроизводство), обычно принято называть документооборотом.

      Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

      Документооборот может быть двух типов:

• универсальный – автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Его порой называют аморфным или беспорядочным документооборотом;
• операционный – ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведётся слабоструктурированная информация.

      Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы. С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается в сведении к минимуму процессов создания и перемещения бумаг внутри организации. Пока ещё не предполагается полностью отказаться от бумажных документов и главным образом по причинам юридического характера.

      Автоматизация документооборота заключается в  комплексной автоматизации процессов  разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

      Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные  тексты, электронные документы и  электронный документооборот.

      Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).

      Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

      Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

      Кроме собственно документов важен и регламент  работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

      Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационных систем. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

      В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации  деловых процедур, обработки изображений  документов, оптического распознавания символов и др.

      Критериями  выбора системы автоматизации документооборота являются:

• масштабы предприятия;
• степень технической и технологической подготовки персонала 
  в области компьютерной обработки информации;
• структура управления;
• наличие других систем автоматизации управления.

      Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

• интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;
• легкость освоения;
• удобство работы;
• обеспечение работы в сетях;
• надежность системы;
• защита от несанкционированного доступа.

       Основными принципами электронного документооборота являются:

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

      Роль  систем автоматизации бумажного  делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность. 

Список литературы

1. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: ЭКОНОМИСТЪ, 2006. – 477  с.
2. Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. — М.: ИНФРА-М, 2001. — 216 с.
3. Саак А. Э., Пахомов Е. В., Тюшняков В. Н.  Информационные технологии управления: Учебник для вузов. — СПб.: Питер, 2005. — 320 с
4. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота // ВИКИПЕДИЯ – свободная энциклопедия: [сайт].  – 2011. – Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/
5. Чубукова С.Г., Элькин В.Д. Основы правовой информатики.  Юридические и математические вопросы информатики. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Контракт, 2007. — 287 с. 

 

16. Реляционные  базы данных.  Нормализация  таблиц.

      Реляционная база данных — это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, товаре, клиенте), а столбцы таблицы описывают различные характеристики этих объектов — атрибутов (например, наименование, код товара, сведения о клиенте). Записи, т. е. строки таблицы, имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, хранящих атрибуты объекта. Каждое поле, т. е. столбец, описывает только одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них отображаются различные информационные свойства объекта.

      Основными понятиями реляционных баз данных являются тип данных, домен, атрибут, кортеж, первичный ключ и отношение.

       Тип данных

      Понятие тип данных в реляционной модели данных полностью адекватно понятию типа данных в языках программирования. Обычно в современных реляционных БД допускается хранение символьных, числовых данных, битовых строк, специализированных числовых данных (таких как "деньги"), а также специальных "темпоральных" данных (дата, время, временной интервал).

      Домен.

      Понятие домена более специфично для баз данных, хотя и имеет некоторые аналогии с подтипами в некоторых языках программирования. В самом общем виде домен определяется заданием некоторого базового типа данных, к которому относятся элементы домена, и произвольного логического выражения, применяемого к элементу типа данных. Если вычисление этого логического выражения дает результат "истина", то элемент данных является элементом домена.

      Наиболее  правильной интуитивной трактовкой понятия домена является понимание  домена как допустимого потенциального множества значений данного типа.

       Схема отношения,  схема базы данных.

      Схема отношения - это именованное множество пар {имя атрибута, имя домена (или типа, если понятие домена не поддерживается)}. Степень или "арность" схемы отношения - мощность этого множества.. Если все атрибуты одного отношения определены на разных доменах, осмысленно использовать для именования атрибутов имена соответствующих доменов (не забывая, конечно, о том, что это является всего лишь удобным способом именования и не устраняет различия между понятиями домена и атрибута).