Направления совершенствования систем управления

В настоящее время  в экономике и организации  производства применяются практически  все группы методов формализованного представления систем. Для удобства их выбора в реальных условиях на базе математических направлений развиваются прикладные методы и предлагаются их классификации.

Несколько в стороне  стоят методы исследования информационных потоков.

Специалист по системному анализу должен понимать, что любая  классификация условна. Она лишь средство, помогающее ориентироваться в огромном числе разнообразных методов и моделей. Поэтому разрабатывать классификацию нужно обязательно, но делать это следует с учетом конкретных условий, особенностей моделируемых систем (процессов принятия решений) и предпочтений, которым можно предложить выбрать классификацию.

 

4. Особенности системы управления как объекта исследования.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением  людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность  элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие в системе  управляющего параметра;

• наличие в системе  контролирующего параметра;

• наличие в системе  каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды  оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В  самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких  внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует  понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие  в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки  любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели  требования, предъявленные к системе  управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

• Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
• Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
• Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.
• Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.
• Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
• Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

 

5. Направления совершенствования систем управления.

Опыт проведения исследований позволил определить следующие основные направления совершенствования и развития систем:

1) дальнейшее совершенствование  всех элементов системы;

2) расширение круга  задач по управлению и создание  на основе системного управления  многоцелевых СУ производством, основанных на принципах рыночной экономики.

Совершенствование и  развитие системы безусловно требует  соответствующей переработки, изменения и улучшения проекта СУ. По своему содержанию и форме улучшение проекта может быть различным — в зависимости от причин, его вызвавших, и объемов возможных при этом работ.

При совершенствовании  проекта целесообразно увязывать  выполняемые работы с работами по реализации взаимоотношений и взаимосвязей с системами других уровней.

Системное развитие и  совершенствование проекта СУ предполагает следующие стадии:

– подготовка к совершенствованию  системы;

– совершенствование  проекта системы;

– внедрение усовершенствованного проекта.

Очевидно, что прикладные исследования СУ требуют определенных затрат. Однако мировая практика показывает, что все ресурсные вложения в СУ следует рассматривать не как затраты, а как инвестиции. Методическим инструментом, которым можно конструктивно воспользоваться для решения данной задачи, является известное в условиях рыночной экономики так называемое бизнес-планирование.

Общее руководство всеми  работами, связанными с исследованиями и созданием СУ, целесообразно  осуществлять менеджерам высшего звена.

В разработке СУ следует  предусмотреть участие подавляющего большинства подразделений и служб предприятия.

 

Заключение.

Итак, система управления по своим характеристикам может быть отнесена к различным классам систем: социальным, сложным, открытым, самоорганизующимся, саморазвивающимся, адаптирующимся, многоуровневым, иерархическим, стохастически-детерминированным, активным, полиструктурным, многоцелевым, динамическим. Следует особо выделить такие свойства систем управления, как уникальность, слабопредсказуемость, целенаправленность, способность к самообучению и адаптации. В таких системах протекают реальные процессы, а значит, существуют и материальные и информационные потоки, вход и выход. В рамках системного подхода к управлению, получившему широкое распространение с 50-х годов двадцатого столетия, предметом исследования и моделирования выступают реальные системы и их концептуальные модели.

Любое исследование осуществляется в несколько этапов. Всю совокупность методов исследования систем можно  разбить на три большие группы: методы, основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов; методы формализованного представления систем управления  и комплексированные методы.

Можно выделить два основных типа критериев эффективности управления системой: первый – отражает степень  достижения системой поставленной перед  ним цели, а второй – позволяет  оценивать и сравнивать различные процессы достижения поставленной цели.

На основе представленного  мной материала можно сделать  очевидный вывод: организация (фирма, производство) является неотъемлемой частью жизни общества современного мира, и исследование систем управления есть не что иное, как верный путь к совершенствованию, развитию конкурентоспособности, выживанию организаций.

Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций.

 

Список литературы

1. Исследование систем управления. Учебный курс МИЭМП на основе авторских материалов А.Н. Алексеева. www.e-college.ru
2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.
3. Система управления как объект исследования// Вестник КАСУ, №4 – 2006.
4. Макашева З.М. Исследование систем управления. — М.: Кнорус, 2009.
5. Мишин В.М. Исследование систем управления. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
6. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Исследование систем управления. — М.: Экзамен, 2008.
7. Фрейдина Е.В. Исследование систем управления. — М.: Омега-Л, 2008.
8. Конспект  лекций по дисциплине «Исследование систем управления»; составитель к.э.н., доцент регионально кафедры Менеджмента и маркетинга Алгазина Ю.Г, ВЗФЭИ, 2007
9. Партер У. Современные  основания  общей  теории систем. — М.: Наука, 1971.
10. Новиков Д.А. Теория управления организационными системами. 2 изд. – М: Физматлит, 2007 г. – 547 с.
11. Глобальный интернет-ресурс www.wikipedia.com