Общие сведения о базах данных

Содержание

 

 

Введение……………………………………………………………..  3

1. Общие сведения о базах данных………………………………… 4

2. Microsoft Access……………………………………… ………….. 7

 2.1.Основные сведения………………………………………………7

 2.2.Основные функции………………………………………………8

 2.3.Элементы базы данных………………………………………….9

3. Начало работы с  Microsoft Access……………………………….11

Заключение…………………………………………………………   12

Литература……………………………………………………………13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

   Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы «под себя». Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решать, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Положение изменилось с появления в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access.

С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.  

В настоящее время  жизнь человека настолько сильно насыщена различного рода информацией, что для управления ею требуется создание огромного количества баз и банков данных различного значения. Сейчас практически любая задача связана с манипуляцией информацией и данными. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем – систем управления базами данных – предназначенных для этих целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общие сведения о базах данных

 

   Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки данных. Это становиться при использовании специальных программных средств – систем  управления базами данных (СУБД).

  База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Система управления базами данных – это комплекс программных  и языковых средств, необходимых  для создания, обработки баз данных и поддержание их в актуальном состоянии.

   Большинство современных СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связана с тем, что все данные в таких БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.[3]

   Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами  электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.[4]

Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация  в ней данных. При определении  структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

    Класс объектов – совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных «Деканат» классами объектов являются студенты, преподаватели, дисциплины. Для каждого  отдельного объекта из данного класса в таблице создается отдельная запись.      

    Свойство (атрибут) – некоторая информация об объекте, храниться в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество –это свойства для объекта (студент).

    Связь (отношение) – способ, которым связана информация о разных объектах.

   Основными структурными компонентами базы данных являются таблицы. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов.

   Если в базе данных должна содержаться информация об объектах разных классов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

   Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

   Связь типа «один-к-одному» (1:1). При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается редко: в основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация храниться в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированного доступа).                                                           

Связь типа «один-ко-многим» (1:М). При таком типе связи каждой

записи в одной таблице  соответствует несколько записей  в связанной таблице. Это наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая сторону - «много». Например, нужно иметь информацию о поставщиках и поставках ими товаров. Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т. к. в ней для каждой записи об очередном заказе будут храниться данные о поставщиках. Поскольку Поставщики и Поставки – это объекты разных классов, то и свойства их должны храниться в разных таблицах.

   Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Поставщики и Поставки. В каждой из них хранятся  соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать часть информации о поставщике, осуществляющем поставки товара: она должна однозначно определять каждого поставщика. Такой информацией может явиться, например, уникальный «Код поставщика», который не должен повторяться. Связь типа «много-ко-многим» (М:М). При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБд непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации в БД добавляется дополнительная таблица и такая связь разбивается на две связи типа «один-ко-многим».[3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Access

 

2.1. Основные  сведения

 

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).[1]

 Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

 Access позволяет создавать сложные базы данных, определяет структуру таблиц, связи между ними, обладает удобной системой создания запросов, отчетов и форм любой сложности. В Access, как в любом приложении Windows, можно использовать все возможности обмена данными между приложениями, что позволяет включать в базу данных графическую, звуковую и другую информацию.[2]

      Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые  документы (Word) , электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.[5]

Access специально спроектирован  для создания   многопользовательских   приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .mdb., но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE) –библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для  непрофессиональных пользователей.[1]

 

2.2. Основные функции

 

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных,  отличных от табличных (формы).

4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры       на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет  создавать дистрибутивные диски  для распространения готового  приложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы  установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.[4]

 

2.3. Элементы базы данных

 

1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3. Формы. Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

5. Макросы (см. выше)

6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения  операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может  содержать до 32768 объектов.

В состав Access  входит множество  мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.[1]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Начало работы с Microsoft Access

 

        После запуска Microsoft Access на экране появляется окно приложения Access, в верхней строке которого расположено Главное меню, а под ним  Панель инструментов, которая содержит кнопки, дублирующие действия некоторых команд главного меню.

        При запуске Access открывается начальное окно, в котором предлагается создать новую БД, содержащее кнопки для выбора способа ее создания (с помощью Конструктора либо Мастера) или предлагается открыть уже созданную ранее БД, а также воспользоваться готовыми БД, которые разработчики включили в состав системы MS Access. Они находятся в папке MS Office\ Access\ Samples.

        После выбора переключателя Новая база данных и нажатия кнопки OK Access запрашивается имя для файла, в котором будет храниться база данных и открывается окно новой базы данных.