Определение целей, задач и функций ИС

6 Определение целей, задач и  функций ИС

Цель  информационной системы: автоматизация деятельности фотоцентра.

Задачи  информационной системы:

1) автоматизировать  учёт клиентов;

2) автоматизировать  учет оказанных услуг;

3) автоматизировать  складской учет;

4) автоматизировать  бухгалтерский учет.

На рисунке  показан самый верхний уровень А-0 функциональной модели информационной системы кадрового агентства.

Уровень А0 представляет собой декомпозицию уровня А-0. Данный уровень включает в себя четыре подсистемы: подсистема автоматизированного учёта клиентов; подсистема автоматизированного учета оказанных услуг; подсистема автоматизированного складского учета; подсистема автоматизированного ведения бухгалтерского учета. Данный уровень представлен на рисунке 6.2.

Подсистема  А1 «Подсистема автоматизированного учёта клиентов»  позволяет пользователю вносить сведения о клиентах и изменять информацию о них. Работать с этой системой имеет право администратор. В результате работы системы будут сформулированы требования клиента, они поступают на вход системы А2. Данная подсистема является простой.

Подсистема  А2 «Подсистема автоматизированного учета оказанных услуг» позволяет пользователю вносить сведения об услуге. Пользователем данной подсистемы являются фотограф и администратор. На вход данной подсистемы поступают требования клиента, на выходе мы получаем договор с клиентом, готовое фото, заявка на поставку фотоматериалов и фототоваров, которая так же является входом для подсистемы А3, чек на оплату, который является входом для подсистемы А4. Пользователями подсистемы являются администратор и фотограф. Данная подсистема является сложной, поэтому её необходимо декомпозировать. Подсистема состоит из следующих модулей:

А21 – Модуль оформления заявки. На вход поступают требования клиента, выходом является договор с клиентом. Управляющее воздействие оказывает список услуг и список фототоваров, имеющихся в данном фотоцентре.

А22 – Модуль регистрации выполнения услуги. Входом является договор с клиентом и список имеющихся фотоматериалов и фототоваров, выход – первоначальное фото, заявка на поставку фотоматериалов и фототоваров.

А23 – модуль регистрации обработки заказа. На входе первоначальное фото и замечания клиента, выходом является готовое фото и сведения о проделанной работе.

А 24 –  модуль расчета стоимости услуги. Входом являются сведения о проделанной работе, на выходе чек на оплату.

Подсистема  А3 «Подсистема автоматизированного ведения складского учета» позволяет взаимодействовать с поставщиками. Она должна учитывать израсходованные материалы и проданные товары и на основе этого, составлять договор на поставку поставщику. На вход поступает заявка на поставку фотоматериалов и фототоваров, счет-фактура, на выходе имеем договор на поставку, список имеющихся фотоматериалов и фототоваров, накладная и договор на утилизацию вредных фотоотходов. Пользователями данной подсистемы являются заведующий складом и заместитель директора. Подсистема является сложной и состоит из модулей:

А31 –  модуль оформления заявки на поставку. Входом является заявка на поставку фотоматериалов и фототоваров и список списанных материалов, управляющее воздействие оказывает прайс-лист поставщика, сведения об оборотных средствах. На выходе имеем договор на поставку фототоваров и фотоматериалов.

А32 –  модуль оприходования фотоматериалов и фототоваров. Входом является счет-фактура, на выходе накладная. Управляющее воздействие оказывает договор на поставку фотоматериалов и фототоваров.

А33 –  модуль списания фотоматериалов. На вход поступает заявка на поставку фототоваров и фотоматериалов, выходом является список списанных материалов и договор на утилизацию фотоотходов. Управляющее воздействие оказывает накладная.

 Подсистема А4 «Подсистема автоматизированного ведения бухгалтерского учета» предназначена для ведения бухгалтерского учета. На работу подсистемы влияют требования к ведению бухгалтерского учета. С ней работает бухгалтерия фотоцентра. На вход подается вся выходная информация о совершении всех операций из других подсистем. На выходе имеются данные об имеющихся оборотных средствах, бухгалтерская и налоговая отчетность. К ней имеют доступ только работники бухгалтерии. Для  данной подсистемы было принято решение использовать готовое ПО «1С: Предприятие 8». Требуется 2 рабочих места. «1С: Предприятие 8» (клиентская лицензия на 2 рабочих места) -  21 600 руб.. Пользователи: Отдел  Бухгалтерии.

Для успешной работы информационной системы необходимо организовать достаточное количество автоматизированных рабочих мест (АРМ).  Приведем необходимые расчеты стоимости  для внедрения информационной системы.

Таблица 6.1 – Организация  АРМ