Организация архива электронных документов

-Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

-Сканирование документов -- начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

-Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо -- полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .

Необходимо  различать залповый ввод -- единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд -- и текущий ввод -- сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

-Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

Проблемы  обеспечения сохранности электронных документов

Работы по обеспечению сохранности электронных  документов можно разделить на три  вида: 1) обеспечение физической сохранности  и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий  для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий  для воспроизведения электронных  документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных  документов - проблема практически  решенная, причем для всех видов  хранения. Это решение связано  не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также  выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость  переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в  некоторых организациях небольшие  совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных  дискетах (в том числе как страховой  фонд). Для хранения же объемных и  сложно структурных баз данных и  других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные  носители: оптические диски, съемные  жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного  хранения электронных документов в  пределах 5 лет любые современные  носители электронной информации (магнитные  дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное  обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны  в хранении и вполне надежны в  течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно  придется или переписывать файлы  на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или  конвертировать электронные документы  в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и  третий аспекты обеспечения сохранности  гораздо сложнее. Они связаны  с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного  обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные  дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами  для их считывания. В ближайшее  время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные  модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит  в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена  программной платформы может  привести к полной утрате документа  из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается  в 5-7 лет. К тому же, многие современные  электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более  длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

миграция) баз  данных и других электронных документов на современную технологическую  платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации  для оперативного управления информационными  ресурсами. Это сложный и дорогой  путь. Как правило, простых конверторов  здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения  доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень  важны для деятельности организации  и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное  создание баз данных и других электронных  документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах  этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа  к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

2) Миграция  электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные  компьютерные форматы. Для текстовых  документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - db, dbf, xls, txt.

3) Иногда  миграция информационных ресурсов  на другие платформы по какой-то  причине представляется нереальной  или может существенно исказить  оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать  эмуляторы программной среды.  Однако это также бывает непросто  сделать, т.к. не для всех  программных оболочек эмуляторы  могут быть разработаны. Именно  поэтому при создании информационных  систем и электронных документов  следует изначально ориентироваться  не только на распространенные  форматы записи, но на распространенные  ОС, СУБД и другое программное  обеспечение. В этом случае  может быть проще найти необходимые  эмуляторы, которые могут разрабатываться  и поставляться на рынок самими  производителями программного обеспечения.  Например, операционные системы  Windows'95' 97` NT` 2000`XP поддерживают эмулятор  операционной системы MS DOS. Так  как это широко распространенные  операционные системы, есть надежда,  что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.

4) Инкапсуляция: включение электронных документов  в состав файлов межплатформенных  форматов, например в XML. В настоящее  время американские архивисты  рассматривают этот способ как  наиболее оптимальный для обмена  и долговременного хранения электронных  документов, хотя вряд ли его  можно считать панацеей от  всех проблем. Исследования в  этой области носят пока зачаточный  характер. Поэтому единственным  проверенным способом долговременного  хранения электронных документов  остается миграция.

Организация учета электронных документов

Единицы и  формы учета электронных документов определяются задачами и сроками  хранения документов. Требования к  учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно  менее жесткими, чем в государственном  архиве при постановке электронных  документов на государственный учет.

Из всех нормативных  и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила  предлагают рассматривать в качестве "единицы учета электронных  документов" - "единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты". При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать  единицами учета электронных  документов для архивов всех уровней.

Кроме того при обеспечении долговременного  хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые  текстовые форматы необходим  учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных  документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание  связано с необходимостью учета  единиц хранения электронных документов - носителей. Как уже отмечалось в  оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться  на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость  внесения в опись электронных  документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных  документов на внешние носители необходимость  внесения идентификации носителя в  описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность  их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

Описание  электронных документов

При кратковременном  хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в  рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем  в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем  включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.

При организации  долговременного хранения указанные  реквизиты должны быть дополнены  содержательными описательными  статьями: аннотации файлов и совокупностей  файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет  неодинаков, в связи с чем (для  определения этого набора) можно  ввести такой реквизит описи как "вид единиц учета электронных документов".

При описании носителя информации, на котором содержатся электронные документы, как правило указывают: его тип и фирму изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены на "теле" любого непиратского носителя), емкость носителя.

Очень важен  справочный аппарат к описи, который  должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и  технологические особенности их создания, хранения и использования. Многие архивы электронных данных в  Европе и США придерживаются международного стандарта архивного описания ISAD(g) (NDAD UK, CfER NARA).

Заключение

В заключении следует отметить, что методология  организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций  и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого  зависит, что станется с накопленным  информационным богатством страны, с  каким интеллектуальным багажом  мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному  обществу.

Список  используемой литературы

1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации